Sumário
1. INTRODUÇÃO
A Portaria MTE nº 500/2005 disponibilizou o Manual da RAIS com as instruções a serem seguidas para o preenchimento da RAIS ano-base 2005. A seguir elencamos algumas considerações.
2. PRAZO DE ENTREGA
O prazo para a entrega da RAIS iniciou-se dia 16 de janeiro de 2006 e encerra-se no dia 17 de março de 2006, para qualquer forma de declaração.
Após o dia 17 de março de 2006 a entrega da declaração continua sendo obrigatória, porém sujeita a multa.
3. QUEM ESTÁ OBRIGADO A ENTREGAR A RAIS
Estão obrigados a declarar a RAIS:
a) inscritos no CNPJ com ou sem empregados - o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
b) todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
c) todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
d) empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
e) cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
f) empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
g) órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
h) condomínios e sociedades civis;
i) empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
j) filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no Exterior.
O estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo número de matrícula no CEI. Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores pessoas físicas, urbanas e rurais que mantiveram empregados.
O estabelecimento inscrito no Cadastro Específico do INSS (CEI), que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base, está dispensado de entregar a RAIS Negativa.
A empresa/entidade que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar a RAIS separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles sujeitos à inscrição no CNPJ, na categoria de órgão-estabelecimento. No caso dos órgãos da administração pública direta ou indireta, a RAIS de cada órgão-estabelecimento deve ser fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores.
Estabelecimento/Entidade inscrito simultaneamente no CNPJ e no CEI deve apresentar a declaração da RAIS pelo CNPJ.
Estabelecimento/entidade em liquidação deverá entregar a RAIS mesmo nos casos de falência ou liquidação, pelos representantes legais definidos na legislação específica.
4. QUEM DEVE SER RELACIONADO
O empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, deverá relacionar na RAIS de cada estabelecimento todos os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base e não apenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo:
a) empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;
b) servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
c) trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural, a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria);
d) empregados de cartórios extrajudiciais;
e) trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
f) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;
g) diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS (Circular CEF nº 46, de 29 de março de 1995);
h) servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não-regidos pela CLT);
i) trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973);
j) aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005.
l) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado, regido pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993, com a redação dada pela Lei nº 9.849, de 26 de outubro de 1999;
m) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Estadual;
n) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Municipal;
o) servidores e trabalhadores licenciados;
p) servidores públicos cedidos e requisitados.
O sindicato ou órgão gestor de mão-de-obra ou a empresa contratada, que no ano-base congregou trabalhadores avulsos, deve fornecer as informações referentes a esses trabalhadores, além das relacionadas com seus próprios empregados. Em razão disso, a empresa tomadora desses serviços não deve declarar esses trabalhadores em sua RAIS.
Os aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos mencionadas no inciso II do art. 430 da CLT, conforme faculta o art. 431 da CLT, com exercício de atividades práticas em outra empresa, devem ser informados na RAIS declarada pela entidade contratante respectiva. Nesse caso, a empresa onde o aprendiz exerce as atividades práticas da aprendizagem não deve declarar esse aprendiz na sua RAIS.
Os servidores que foram cedidos (ou requisitados) devem ser declarados na RAIS tanto pelo órgão cedente (ou requisitor) quanto pelo cessionário (ou requisitado), inclusive com as remunerações de cada vínculo, se houver.
5. QUEM NÃO DEVE SER RELACIONADO
Não devem ser relacionados:
a) diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
b) autônomos;
c) eventuais;
d) ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a partir da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
e) estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº 6.494, de 7 de dezembro de 1977;
f) empregados domésticos.
6. COMO INFORMAR
O estabelecimento/entidade com vínculo empregatício, no ano-base, deverá utilizar obrigatoriamente o Programa Gerador de Declaração RAIS (GDRAIS) para declarar a RAIS em disquete e fazer a transmissão pela Internet.
O estabelecimento/entidade sem vínculo empregatício (RAIS Negativa) deverá informar apenas os campos que identificam o mesmo, podendo para tanto utilizar-se dos programas GDRAIS ou RAIS Negativa "on line" (Internet).
A empresa/entidade que possui filiais, agências, sucursais, com ou sem empregados, ou sem movimento no ano-base, deve fornecer as informações separadamente, por estabelecimento - CNPJ específico (subarquivo).
Na geração da RAIS, podem ser incluídas inscrições CNPJ/CEI diferentes e em qualquer quantidade; o programa GDRAIS2005 solicitará os disquetes necessários para geração do arquivo de entrega com os estabelecimentos selecionados.
6.1 - Disquete
O Programa GDRAIS2005, para equipamentos-padrão IBM/PC - ambiente Windows, pode ser copiado, gratuitamente, dos respectivos endereços eletrônicos da Internet. O GDRAIS2005 contém um arquivo-texto (Leia-me) com orientações e especificações técnicas e um Programa Facilitador que permitirá à empresa/entidade gerar a RAIS (inclusive a Negativa) de seu(s) estabelecimento( s).
O estabelecimento/entidade deve digitar as informações corretamente para evitar inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue; o programa GDRAIS2005 emite a etiqueta a ser colada no disquete e/ou os relatórios necessários para correção de erros.
O estabelecimento/entidade deve dispor de 2 (dois) disquetes 3½, formatados para obter a cópia do programa GDRAIS2005. Caso deseje obter a cópia do Manual de Orientação da RAIS, é necessário o fornecimento de mais 1 (um) disquete.
Os arquivos em disquete que não forem gerados pelo GDRAIS não poderão ser transmitidos.
A reprodução do pacote GDRAIS2005 é permitida, desde que mantida a sua integridade.
O programa facilitador tem 2 (duas) finalidades:
1) Gerador da declaração da RAIS: foi desenvolvido para o estabelecimento/entidade que não possui programa que gere o arquivo conforme a especificação técnica. Nesse caso, após a digitação das informações, o declarante deverá emitir os relatórios necessários para correção de erros e arquivamento, gerar o disquete a ser entregue e gerar as cópias de segurança do estabelecimento, as quais devem ser mantidas à disposição da fiscalização. Recomenda-se fazer mais de uma cópia de segurança.
2) Analisador de arquivo RAIS: foi desenvolvido para o estabelecimento/entidade que possui um programa que gere o arquivo conforme a especificação técnica para verificar se o mesmo foi gerado corretamente e permitir a geração do disquete de entrega.
6.2 - Internet
Para entregar a declaração da RAIS pela Internet, é necessário copiar (fazer download) o programa RAISNet2005, responsável pela transmissão do arquivo gerado pelo GDRAIS2005. Os programas estão disponíveis nos endereços eletrônicos do Ministério do Trabalho e Emprego http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br.
Estará disponível, também, para os estabelecimentos/entidades que não tiveram vínculos no ano-base, a opção para fazer a declaração da RAIS Negativa "on line" pelos endereços eletrônicos acima mencionados.
Quando se tratar de declaração centralizada, a RAIS das filiais poderá ser entregue por meio da Internet pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ ao qual eles estiveram vinculados.
Só serão aceitos Arquivos gerados pelo Programa GDRAIS2005.
7. DECLARAÇÃO DE ENCERRAMENTO DAS ATIVIDADES
O estabelecimento/entidade, que encerrou as atividades em 2005 e não entregou a declaração da RAIS, deverá marcar a opção "Encerramento das Atividades" disponível no programa GDRAIS2005 e informar a data do encerramento.
As declarações da RAIS devem ser transmitidas por meio da Internet ou entregues em disquete nas Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias e Agências de Atendimento, acompanhadas do Comprovante de Entrega do Disquete da RAIS. O arquivo gerado para entrega será identificado com etiqueta (Anexo II) emitida pelo programa GDRAIS2005.
Para declarar o encerramento das atividades, o estabelecimento deve informar a data dos desligamentos dos empregados.
No caso de encerramento das atividades no decorrer de 2006, o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS2005 e informar a data do encerramento.
No caso de encerramento das atividades, em anos-base anteriores, os estabelecimentos deverão utilizar o programa GDRAIS Genérico que está disponível nos endereços eletrônicos acima mencionados.
8. RAIS EM ATRASO
Após o prazo legal, as declarações devem ser transmitidas por meio da Internet, mediante a utilização do programa transmissor RAISNet2004, ou entregues em disquete nas Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias e Agências de Atendimento, acompanhadas do Comprovante de Entrega do Disquete da RAIS, impresso a partir do GDRAIS.
O arquivo gerado para entrega será identificado com etiqueta emitida pelo programa GDRAIS2004.
Caso o arquivo apresente alguma irregularidade (inconsistências e/ou dano físico), o disquete será devolvido e a declaração da RAIS considerada não entregue.
Para gerar a declaração da RAIS fora do prazo legal, os responsáveis deverão utilizar os programas disponíveis nos endereços eletrônicos do Ministério do Trabalho e Emprego www.mte.gov.br ou www.rais.gov.br.
9. RETIFICAÇÃO E EXCLUSÃO
9.1 - Dentro do Prazo Legal
Para executar as correções dos erros de preenchimento da declaração entregue, referente à RAIS ano-base 2005, seja nos campos do estabelecimento ou nos campos do trabalhador, utilizar o programa GDRAIS2005 para fazer as correções e gravar a retificação da declaração em disquete. O arquivo deve ser transmitido por meio da Internet, sem multa, até o dia 17 de março de 2006.
O disquete deve ser gravado somente com os vínculos que foram corrigidos e, quando for o caso, com os vínculos a serem incluídos. Os vínculos corretos não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades.
Não será permitida a retificação de erros nos campos do CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de nascimento, data de admissão e data de desligamento. O procedimento recomendado para estes casos é o de exclusão, conforme subitem 9.2 abaixo.
9.2 - Exclusão Dentro do Prazo
Quando o estabelecimento/entidade, após a entrega do arquivo, encontrar erros de preenchimento nos campos do CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de nascimento, data de admissão e data de desligamento, deve utilizar o programa GDRAIS2005 para preencher a nova declaração corretamente e executar a gravação no disquete. Em seguida, deve transmitir o arquivo por meio da Internet. Deve, também, contactar o SERPRO, telefone 0800-78 2326, para solicitar a exclusão do arquivo entregue com erro, para evitar duplicidade.
9.3 - Retificação Fora do Prazo Legal
Caso o estabelecimento/entidade tenha prestado a declaração dentro do prazo legal e necessitar retificar após o encerramento do prazo, deverá contactar a central de atendimento do SERPRO, através do telefone 0800-782326, ou as Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias ou Agências de Atendimento para obter as orientações necessárias.
Para retificar declarações da RAIS, ano-base 2005, entregues após o encerramento do prazo legal, o estabelecimento/entidade deverá utilizar o programa GDRAIS2005 para fazer as correções dos erros, exceto os erros referentes aos campos CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de nascimento, data de admissão e data de desligamento. Neste caso, o estabelecimento/entidade deverá contactar a Central de Atendimento do SERPRO, através do telefone 0800-782326, ou as Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias ou Agências de Atendimento para obter orientações quanto aos procedimentos de correção ou exclusão da informação incorreta.
9.4 - Retificação da RAIS de Exercícios Anteriores
O estabelecimento/entidade deverá contactar a central de atendimento do SERPRO, através do telefone 0800-782326, ou as Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias ou Agências de Atendimento para obter as orientações necessárias.
10. ARQUIVO
O estabelecimento é obrigado a manter arquivado, durante 5 (cinco) anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações para com o Ministério do Trabalho e Emprego:
a) o relatório impresso ou a cópia dos arquivos gerados em disquete;
b) o recibo de entrega da RAIS.
11. RECIBO DE ENTREGA
O Recibo estará disponível para impressão, 15 (quinze) dias após a entrega da declaração, utilizando-se os endereços eletrônicos: www.mte.gov.br ou www.rais.gov.br - opção "Impressão de Recibo".
Para emitir o Recibo de Entrega da RAIS pela Internet, deve-se utilizar o número do CREA - Controle de Recepção e Expedição de Arquivo - fornecido no ato da transmissão do arquivo e o número do CNPJ/CEI da empresa requerida. Para os canteiros de obras, informar também o CEI vinculado.
12. MULTAS
O empregador que não entregar a RAIS no prazo previsto na Portaria MTE nº 500/2005, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 11 de janeiro de 1990, mediante a lavratura de auto de infração pela fiscalização do trabalho, em processo administrativo com tramitação no âmbito das Delegacias Regionais do Trabalho - DRT, garantidos ao autuado o contraditório e a ampla defesa.
É de responsabilidade do empregador corrigir as informações da RAIS antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no art. 239 da Constituição Federal.
A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
Fundamento Legal: Portaria MTE nº 500/2005.