insrp12-32-2006

MANUAL NORMATIVO DE ARQUIVOS DIGITAIS - MANAD E SISTEMA DE VALIDAÇÃO E AUTENTICAÇÃO DE ARQUIVOS DIGITAIS - SVA
NOVA VERSÃO - APROVAÇÃO

Resumo: A presente Instrução vem aprovar a versão 1.0.0.2 do Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD, disponível no sítio do Ministério de Previdência Social no endereço http://www.mps.gov.br/item Serviços/Empregador/subitem Arquivos Digitais - Auditoria Fiscal de empresas. Os anexos da presente Instrução Normativa encontram-se publicados no DOU de 04.07.2006.

INSTRUÇÃO NORMATIVA SRP/MPS Nº 12, de 20.06.2006
(DOU de 04.07.2006)

Aprova a versão 1.0.0.2 do Manual Normativo de Arquivos Digitais e o Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos digitais - SVA.

O SECRETÁRIO DA RECEITA PREVIDENCIÁRIA - INTERINO, no uso das atribuições conferidas pelo inciso IV art. 85 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Previdenciária, aprovado pela Portaria nº 1.344, de 18 de julho de 2005, resolve:

Art. 1º - Aprovar a versão 1.0.0.2 do Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD, constante do anexo desta Instrução Normativa e disponível no sítio do Ministério de Previdência Social na Internet, endereço http://www.mps.gov.br (item Serviços/Empregador - subitem Arquivos Digitais - Auditoria Fiscal de empresas.)

Art. 2º - Os arquivos digitais com informações referentes ao período de vigência da versão 1.0.0.1 do MANAD poderão ser gerados e entregues, quando solicitados pela Fiscalização da Secretaria da Receita Previdenciária, no leiaute da versão 1.0.0.2, aprovada por esta Instrução Normativa.

Art. 3º - As empresas relacionadas no art. 1º da Portaria MPS/SRP nº 58, de 28 de janeiro de 2005, deverão submeter previamente os arquivos digitais ao Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais - SVA, antes de fornecê-los ao Auditor-Fiscal requisitante, para verificar se os arquivos estão em conformidade com o padrão estabelecido no MANAD e, se for o caso, corrigir todos os erros e eventuais divergências apontadas pelo referido sistema.

Parágrafo único - O SVA encontra-se disponível no sítio do Ministério de Previdência Social na Internet, endereço http://www.mps.gov.br ( item Serviços/Empregador - subitem Arquivos Digitais - Auditoria Fiscal de empresas.)

Art. 4º - Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Jorge Antônio Deher Rachid

ANEXO
Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD
Aplicado à Fiscalização da Secretaria da Receita Previdenciária - SRP
Versão 1.0.0.2

1 Informações Gerais
1.1 Os arquivos digitais referentes ao período anterior a 01 de julho de 2003 poderão, por opção da pessoa jurídica, ser apresentados na forma estabelecida neste ato.
1.2 Em se tratando de empresas sob o regime de Direito Privado, as informações de que trata o Art. 1º da Portaria MPS/SRP Nº 58/2005 deverão ser apresentadas em arquivo digital padronizado, atendidos os itens 2 e 3 deste Manual, com o seguinte conteúdo:
a) Informações Fiscais
I - fornecedores e clientes;
II - documentos fiscais;
III - comércio exterior;
IV - relação insumo/produto.
b) Informações Contábeis
I - lançamentos contábeis;
II - demonstrações contábeis.
c) Informações Patrimoniais
I - controle de estoque e registro de inventário;
II - controle patrimonial.
d) Informações dos Trabalhadores
I - segurados empregados;
II - contribuintes individuais e avulsos;
1.3 As informações solicitadas no item anterior deverão ser apresentadas pelas pessoas jurídicas, quando solicitadas por Auditor -Fiscal da Previdência Social - AFPS no curso de Ação Fiscal devidamente autorizada, atendido o disposto neste manual.
1.4 A forma de geração do arquivo digital que contenha as informações constantes dos itens bI e dI e dII será disciplinada neste manual.
1.5 A especificação dos arquivos digitais que contenham as informações constantes dos conteúdos aI, aII, aIII, aIV, bII, cI e cII quando não definida de forma diversa pela Secretaria da Receita Previdenciária, deverão seguir os padrões definidos:
I - pela Secretaria da Receita Federal do Ministério da Fazenda - SRF/MF, em ato próprio;
II - pelo Conselho Nacional de Política Fazendária - CONFAZ, em ato próprio;
III - por atos de convênio firmados entre a Secretaria da Receita Previdenciária e os órgãos de administração tributária dos Estados e Municípios;
1.6 Até o início da vigência de tais atos, deverão ser observados, com relação às informações citadas no item 1.5, os formatos definidos pela Portaria INSS/DIREP nº 42, de 24 de junho de 2003.
1.7 As informações de que trata o art. 1º da Portaria MPS/SRP Nº 58/2005 referentes às pessoas jurídicas sob o regime de Direito Público, cujas Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos estão definidas pela Lei nº 4.320/64, de 17 de março de 1964, pela Portaria nº 42, de 14 de abril de 1999 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, pela Portaria Interministerial nº 163, de 04 de maio de 2001 e pela Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000, deverão ser apresentadas em arquivo digital padronizado, atendidos os itens 2 e 3 deste manual, contendo:
a) Execução financeira e orçamentária
I - execução da receita e da despesa
II - balancetes orçamentários
b) Informações dos servidores do órgão e trabalhadores em geral
I - servidores vinculados ao regime próprio;
II - servidores vinculados do regime geral;
III - agentes políticos, contribuintes individuais (prestadores de serviços, condutores autônomos, contratos temporários) e outros.
1.8 Os arquivos digitais de que tratam este manual poderão ser apresentados em forma diferente da nele estabelecida inclusive em decorrência de exigência de outros órgãos públicos, desde que aceita pelo AFPS requisitante.
1.9 Podem ser exigidas em meio digital, com fundamento na Lei nº 10.666/03, quaisquer outras informações de natureza contábil, fiscal, trabalhista ou previdenciária, ainda que não expressamente previstas nos subitens 1.2 e 1.5, aplicando-se as especificações técnicas previstas no item 1.6 deste manual, sendo as mesmas gravadas em arquivo à parte.
1.10 Os arquivos digitais deverão conter informações relativas a todo o período fiscalizado e a todos os estabelecimentos e obras de construção civil de responsabilidade da empresa, salvo quando o Auditor-Fiscal, no ato de requisição, limitar a abrangência em termos de período e/ou estabelecimentos/obras.
1.11 Os arquivos digitais deverão ser previamente submetidos ao Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA), próprio da SRP, disponível no site oficial do Ministério da Previdência Social, que efetua a validação dos arquivos verificando a conformidade com o leiaute MANAD e que também faz a autenticação, conferindo a cada arquivo um código único de identificação.
1.12 Qualquer alteração promovida nos arquivos digitais entregues implicará nova autenticação e, conseqüentemente, geração de novo código de identificação.
1.13 A pessoa jurídica usuária de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica quando solicitada (art. 8º da Lei nº 10.666, de 08.05.2003, cc art. 32, III da Lei nº 8.212, de 24.07.1991).
A Secretaria da Receita Previdenciária - SRP/MPS não realiza certificação de arquivos e sistemas.

2 Validação, Autenticação e Entrega dos Arquivos Digitais
2.1 Validação
Os arquivos digitais deverão ser previamente validados pela empresa, utilizando-se o SVA - Sistema Validador e Autenticador de Arquivos Digitais, disponível na página do Ministério da Previdência Social, para avaliação de sua adequação ao leiaute exigido no presente Manual e indicação de eventuais falhas a serem corrigidas.
2.2 Autenticação
2.2.1 Os arquivos digitais, entregues na forma do item 2.4, deverão ser autenticados utilizando-se o SVA - Sistema Validador e Autenticador de Arquivos Digitais.
2.2.2 O SVA, mediante varredura nos arquivos eletrônicos, irá gerar um código de identificação utilizando o algoritmo MD5 -”Message-Digest algorithm 5", podendo ser utilizado a qualquer tempo para verificação da autenticidade dos arquivos fornecidos.
2.2.3 No documento a que se refere o item 2.3 letra “a”, constarão os códigos gerados, que identificarão de forma única os arquivos digitais entregues.
2.3 Documentação de acompanhamento
Os arquivos digitais serão entregues acompanhados dos seguintes relatórios:
a) Recibo de entrega que conterá a identificação dos arquivos e os códigos gerados pelo sistema SVA, dentre outras informações. Esse documento deverá ser assinado pelo AFPS requisitante, após a conferência do respectivo código de autenticação, pelo técnico/empresa responsável pela geração dos arquivos e pelo contribuinte/preposto. O SVA irá gerar somente um relatório para todos os arquivos analisados e autenticados.
b) Relatório de Resumo da Validação que conterá a identificação do arquivo e uma tabela indicando a quantidade total de registros para cada tipo de registro, a quantidade total de registros com avisos, a quantidade total de registros com erros e o código gerado pelo sistema SVA, dentre outras informações. O SVA gera um relatório para cada arquivo, portanto deverão ter tantos relatórios quantos forem os arquivos que estejam sendo validados no formato padrão do presente Manual.
c) Relatório de Mensagens da Validação que conterá a identificação do arquivo e uma tabela indicando o número da linha onde ocorreu erro ou aviso, o tipo de registro, o tipo de mensagem e a descrição da mensagem de erro/aviso. Este relatório somente será gerado, quando houver ocorrência de erros e/ou avisos.
O SVA gera um relatório para cada arquivo, portanto deverão ter tantos relatórios quantos forem os arquivos que estejam sendo validados no formato padrão do presente Manual.
2.4 Meios físicos de entrega
O arquivo digital solicitado pelo Auditor-Fiscal deverá ser entregue em mídia digital sem ser particionado.
2.5 Etiquetas de identificação da mídia
Quando o volume de dados a ser entregue ultrapassar a capacidade de armazenamento da mídia, os dados deverão ser distribuídos em tantos dispositivos de armazenamento, com respectiva etiqueta externa de identificação, quantos forem necessários.
A etiqueta externa de identificação de cada volume deverá conter as seguintes informações:
a. CNPJ e nome empresarial;
b. Nome do arquivo (correlacionado a seu conteúdo);
c. Identificação seqüencial do volume na forma fracionária: (s/T), onde “T” representa o número total de volumes do arquivo e “s” representa o número seqüencial do volume em relação ao número total;
Em qualquer volume, devem estar presentes os blocos de abertura e encerramento de arquivo, assim como os registros de abertura e encerramento dos blocos nele contidos, observado as disposições do item 3.1.1 letra “g”.

3 Especificações Técnicas do Arquivo Digital
O arquivo digital solicitado por AFPS deverá obedecer às regras de geração estabelecidas neste manual.
3.1 Codificação de dados e organização do arquivo
3.1.1 Descrição da formatação do arquivo
a) Arquivo no formato texto codificado em ASCII - ISO 8859-1 (Latin-1). Não sendo aceitos campos compactados (packed decimal), zonados, binários, ponto flutuante (float point), etc., ou quaisquer outras codificações de texto, tais como EBCDIC;
b) Organização hierárquica, assim definida pela citação do nível hierárquico ao qual pertence o registro;
c) Caracteres pertencentes à tabela ASCII (American Standard Code for Information Interchange);
d) Cada linha do arquivo digital segue a definição de um tipo de registro e deve conter os campos na ordem em que estão listados no respectivo registro. Ao final de cada campo, deve ser inserido o caractere delimitador “|” (Pipe ou Barra Vertical: caractere 124 da tabela ASCII), observando que esse caractere não deve ser incluído como parte de campos alfanuméricos;
e) Num registro, o campo com ausência de informação, ou seja, com inexistência de conteúdo, deve ser aberto e imediatamente encerrado com o caractere delimitador Pipe, |.

Exemplo:

Ausência de informação ||
f) As linhas dos registros poderão ter tamanho variável. Ao final de cada linha de registro não deve ser inserido o caracter pipe “|”.

Exemplo:

REG CNPJ Data Cód Descrição
Rub Rubrica
Registro:K150 |88888888000191|01011995|001|Salário Normal

g) Cada linha do arquivo digital corresponderá a um registro. A geração e a disposição dos registros ainda deverão obedecer as seguintes regras:
- Os quatro primeiros caracteres de uma linha conterão o código identificador do tipo de registro.
Os registros de mesmo código identificador deverão ser armazenados em uma única seqüência no arquivo digital.
- As linhas do arquivo digital deverão estar ordenadas pelo código identificador do tipo de registro, na seqüência de sua apresentação neste Manual”
- Os registros são sempre iniciados na primeira coluna (posição 1) e podem ter tamanho variável.
3.1.2 Descrição da formatação dos campos
a) Formato dos campos
ALFANUMÉRICOS: representados por “C” - todos os caracteres das posições da tabela ASCII, excetuados o caractere “|”(Pipe ou Barra Vertical: caractere 124 da Tabela ASCII) e os caracteres não-imprimíveis (caracteres 00 a 31 da Tabela ASCII), ou seja, os campos alfanuméricos podem conter os caracteres das posições 32 a 123 e 125 a 255 da tabela ASCII.
NUMÉRICOS: representados por “N” - algarismos das posições de 48 a 57 da tabela ASCII.
3.1.3 Regras de preenchimento dos campos com conteúdo alfanumérico (C)
Todos os campos alfanuméricos deverão conter no máximo de 255 caracteres, exceto se na observação do registro houver indicação distinta, como no caso dos campos HIST_LCTO, HIST_EMP, HIST_LIQUID, HIST_PGTO, DESC_TIP_FORN e DESC_SERV_OBRA dos registros de tipo I200, L050, L100, L150, L750 e L800, respectivamente.

Exemplo:

José da Silva & Irmãos Ltda à José da Silva & Irmãos Ltda|
João Carlos/Sobrinhos S/A à João Andrade/Sobrinhos S/A|
3.1.4 Regras de preenchimento dos campos com conteúdo numérico que representam valor, quantidade ou percentual (N)
a) Os campos com conteúdo numérico deverão ser preenchidos sem os separadores de milhar, sinais ou quaisquer outros caracteres (tais como “.”, “-”, “%”, “$”, etc.), excetuando-se, quando ocorrerem valores decimais, o separador de casa decimal, que será indicado pelo caractere “,” (Vírgula: caractere 44 da Tabela ASCII);

Exemplos:

$ 1.129.998,99 à 1129989,99|
1.255,42 à 1255,42|
10.000,00 à 10000,00|
234,567 à 234,567|
10.000 à 10000|

b) Os campos numéricos concernentes a este subitem não têm limite de algarismos;
c) Deve ser observada a quantidade de casas decimais definida na especificação do respectivo tipo de registro. Para cada tipo de registro, essa quantidade é indicada na coluna Dec de sua respectiva tabela especificadora, conforme definições do item 4 deste manual;
d) Números percentuais deverão ser preenchidos desprezando-se o símbolo de percentual (%) e sem que se efetue qualquer conversão matemática;

Exemplos:
11% à 11|
7,65% à 7,65|

3.1.5 Regras de preenchimento dos campos numéricos com conteúdos que representem data (N)
a) Devem ser informados conforme o padrão brasileiro (ddmmaaaa: diamêsano), excluindo-se quaisquer caracteres de separação (tais como “.”, “/”, “-”, etc.);

Exemplos:

01 de Janeiro de 2005 à 01012005|
11.11.1911 à 11111911|
21.03.1999 à 21031999|
09.08.04 à 09082004|

3.1.6 Regras de preenchimento dos campos com conteúdo numérico que representam período (N)
a) Devem ser informados conforme o padrão brasileiro (mmaaaa: mêsano), excluindo-se quaisquer caracteres de separação (tais como “.”, “/”, “-”, etc.);

Exemplos:

Janeiro de 2005 à 012005|
11.1911 à 111911|
03-1999 à 031999|
08/04 à 082004|

3.1.7 Números ou códigos de identificação e números de telefone ou FAX
a) Os campos nos quais se fazem necessários registrar números ou códigos de identificação (CNPJ, CPF, CEI, NIT) deverão seguir a regra de formatação definida pelo respectivo órgão regulador. Esses campos deverão ser informados com todos os dígitos, incluindo os zeros (0) à esquerda, se necessário, devendo as máscaras (caracteres especiais de formatação, tais como “.”, “/”, “-”, etc.) serem omitidas.

Exemplos:

CNPJ: 123.456.789/0001-10 à 123456789000110|
CNPJ: 000.456.789/0001-10 à 000456789000110|
CPF: 882.440.449-40 à 88234404940|
CPF: 002.333.449-40 à 00233344940|

b) Os campos que indiquem número de telefone ou de FAX têm formatação livre, observando-se, porém, o item 3.1.1. Tais campos podem conter o código DDD da localidade, bem como o código da operadora. Eventuais caracteres separadores, para DDD ou prefixo, ou indicadores de código de operadoras podem estar presentes.

Exemplos:

c) Os campos que contiverem informações sobre números ou códigos de identificação, bem como números de telefone ou de FAX devem conter o número e o tipo (numérico ou não) de caracteres indicado nas colunas Tam e Tipo das tabelas que definem os respectivos registros.

Exemplos: Alguns campos de uma tabela especificadora de um registro