EMPRESÁRIOS E SOCIEDADES EMPRESARIAIS
Autenticação de Instrumentos de Escrituração

Sumário

1. INTRODUÇÃO

A autenticação de instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresariais está disciplinada pelo disposto na Instrução Normativa DNRC nº 102/2006, publicada no Bol. INFORMARE nº 21/2006, sem prejuízo da legislação específica aplicável à matéria.

As disposições da referida Instrução Normativa aplicam-se às filiais, sucursais ou agências, no País, do empresário ou sociedade autorizado a funcionar no País, com sede em país estrangeiro.

2. INSTRUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO

São instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresariais:

a) livros, em papel;

b) conjunto de fichas avulsas;

c) conjunto de fichas ou folhas contínuas;

d) livros em microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM);

e) livros digitais.

Ressaltamos que o empresário ou a sociedade empresarial que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele, nos termos do artigo 1.185 do Código Civil.

3. LIVRO DIÁRIO - FORMALIDADES

No livro Diário serão lançados o balanço patrimonial e o de resultados, devendo:

a) no caso de livro em papel, ambos serem assinados por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresarial;

b) em se tratando de livro digital, as assinaturas digitais das pessoas acima citadas, nele lançadas, suprem as exigências da letra anterior.

Destacamos que a adoção de fichas de escrituração não dispensa o uso de livro Diário para o lançamento do balanço patrimonial e do de resultado econômico, ao qual deve ser atribuído o número subseqüente ao do livro Diário escriturado em fichas.

O livro não poderá ser dividido em volumes, podendo, em relação a um mesmo período, ser escriturado mais de um livro, de acordo com as necessidades do empresário ou da sociedade empresarial.

Com relação à numeração das folhas ou páginas de cada livro, observará ordem seqüencial única, iniciando-se pelo numeral 1 (um), incluído na seqüência da escrituração o balanço patrimonial e o de resultado econômico, quando for o caso.

3.1 - Escrituração Resumida - Livros Auxiliares

Quando adotada a escrituração resumida do livro Diário, com totais que não excedam o período de 30 (trinta) dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede, deverão ser utilizados livros auxiliares do livro Diário, regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação, conforme disposto no § 1º do artigo 1.184 do Código Civil.

Os livros auxiliares observarão o mesmo meio, digital ou papel, do livro Diário com Escrituração Resumida.

Por sua vez, quando o livro Diário com Escrituração Resumida for na forma digital, os livros auxiliares correspondentes deverão se referir ao mesmo período de escrituração e constar de arquivos independentes, observadas as formalidades quanto aos Termos de Abertura e de Encerramento e o LBCD.

4. RETIFICAÇÃO DE LANÇAMENTO

A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.

5. TERMO DE ABERTURA - REQUISITOS

O termo de abertura dos instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresariais deverá indicar:

a) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresarial a que pertença o instrumento de escrituração;

b) o Número de Identificação do Registro de Empresas - NIRE e a data do arquivamento dos atos constitutivos ou do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresarial pela Junta Comercial;

c) o município da sede ou filial;

d) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração;

e) o número de ordem do instrumento de escrituração;

f) a quantidade de:

f.1) folhas, se numeradas apenas no anverso;

f.2) páginas, se numeradas no anverso e verso;

f.3) fotogramas, se microfichas; e

f.4) registros, se livro digital;

g) o número da inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ, administrado pela Secretaria da Receita Federal.

6. TERMO DE ENCERRAMENTO - REQUISITOS

O termo de encerramento dos instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresariais deverá indicar:

a) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresarial a que pertença o instrumento de escrituração;

b) o fim a que se destinou o instrumento escriturado;

c) o período a que se refere a escrituração;

d) o número de ordem do instrumento de escrituração;

e) a quantidade de:

e.1) folhas, se numeradas apenas no anverso;

e.2) páginas, se numeradas no anverso e verso;

e.3) fotogramas, se microfichas; e

e.4) registros, se livro digital;

No caso de livro em papel, do termo de encerramento do livro Diário com escrituração resumida, deverá constar relação que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicação da finalidade de cada um deles e seus respectivos números seqüenciais. Cada livro auxiliar, no respectivo termo de encerramento, deverá indicar o(s) número(s) do(s) livro(s) Diário(s) com escrituração resumida a que esteja(m) associado(s).

7. TERMOS DE ABERTURA E ENCERRAMENTO - ASPECTOS COMUNS

Existindo erro ou omissão de algum dado obrigatório do termo de abertura e/ou encerramento, no livro em papel, poderá ser feita ressalva na própria folha ou página, a qual deverá ser assinada pelos mesmos signatários do termo e homologada pelo autenticador do instrumento pela Junta Comercial, mediante termo de homologação por esse datado e assinado.

Os termos de abertura e de encerramento serão datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade empresarial ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC e dos nomes completos dos signatários e das respectivas funções, conforme prevê o artigo 7º do Decreto nº 64.567/1969.

Não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede do empresário ou da sociedade empresarial ou a filial, os termos de abertura e de encerramento serão assinados, apenas, pelo empresário, administrador de sociedade empresarial ou procurador. Para que tal efeito seja alcançado, caberá aos Conselhos Regionais de Contabilidade informar às Juntas Comerciais as localidades onde não haja profissional habilitado.

No caso de assinatura por procurador, a procuração deverá conter os poderes para a prática do ato, ser arquivada na Junta Comercial e anotada nos registros de autenticação de livros.

8. AUTENTICAÇÃO

Lavrados os termos de abertura e de encerramento, os instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresariais, de caráter obrigatório, salvo disposição especial de lei, deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial:

a) antes ou após efetuada a escrituração, quando se tratar de livros, conjuntos de fichas ou folhas contínuas;

b) após efetuada a escrituração, quando se tratar de microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM) e de livros digitais.

O empresário e a sociedade empresarial poderão fazer autenticar livros não obrigatórios, conforme prevê o parágrafo único do artigo 1.181 do Código Civil.

É dispensado das exigências deste item o pequeno empresário, a que se refere o artigo 970 do Código Civil, que não está obrigado a seguir um sistema de contabilidade com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, nem a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

A autenticação de instrumentos de escrituração não se fará sem que:

I - esteja inscrito o empresário ou registrada a sociedade empresarial;

II - os requisitos mencionados, em cada caso, na Instrução Normativa DNRC nº102/2006, sejam atendidos;

III - seja observada a seqüência do número de ordem do instrumento;

IV - relativamente ao livro Diário, com escrituração resumida, os respectivos livros auxiliares:

a) estejam todos presentes no ato da autenticação;

b) no caso do livro digital, tenham sido assinados pelo empresário ou sociedade empresária e contabilista com certificado digital em conformidade com as regras da ICP-Brasil, de segurança mínima tipo A3, e os hash obtidos após assinaturas tenham sido integrados ao livro Diário digital, com escrituração resumida, conforme LBCD.

9. SOCIEDADE ANÔNIMA - MICROFICHA

A microficha, como instrumento de escrituração, poderá ser utilizada pelas companhias e em relação aos livros sociais de que trata o art. 100 da Lei das Sociedades Anônimas.

No caso das companhias abertas, aplicar-se-ão, ainda, as normas expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários, apenas para os livros dos incisos I a III do mencionado dispositivo legal, quais sejam:

a) o livro de "Registro de Ações Nominativas";

b) o livro de "Transferência de Ações Nominativas";

c) o livro de "Registro de Partes Beneficiárias Nominativas" e;

d) o livro de "Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas".

As microfichas, como instrumento de escrituração, deverão atender aos requisitos constantes do Anexo I da Instrução Normativa DNRC nº 102/2006.

10. EXTRAVIO, DETERIORAÇÃO OU DESTRUIÇÃO DA ESCRITURAÇÃO - PROCEDIMENTO LEGAL

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresarial fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de 48 (quarenta e oito) horas, à Junta Comercial de sua jurisdição.

Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o termo de autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.

A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento da publicação supracitada.

11. CONSERVAÇÃO E GUARDA DA ESCRITURAÇÃO

O empresário e a sociedade empresarial são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados, conforme determina o artigo 1.194 do Código Civil.

Fundamentos Legais: Os citados no texto.