Sumário

• 1. Introdução
• 2. Requisitos a Serem Observados
• 3. Documentos Que Deverão Permanecer no Empregador
• 4. Conteúdo do Sistema
• 5. Memorial Descritivo - Depósito na DRT
• 6. Segurança e Inviolabilidade - Garantia
• 7. Operação do Sistema
• 8. Fiscalização
• 9. Anexo I

1. INTRODUÇÃO

Nos tempos de hoje temos a necessidade da utilização dos recursos da informática para simplificar os controles, formalidades e obrigações das empresas no que diz respeito ao contrato de trabalho de seus empregados. Para isso, o Ministério do Trabalho trouxe a opção do Registro Informatizado.

Na seqüência estaremos elencando os procedimentos que a empresa deverá estar usando para a respectiva utilização.

2. REQUISITOS A SEREM OBSERVADOS

Para efetuar o Registro de Empregados, em observância às exigências legais relativas ao contrato de trabalho, as empresas poderão adotar sistema informatizado que utilize meio magnético ou ótico.

Os Registros de Empregados, devidamente atualizados, deverão obedecer à numeração seqüencial, por estabelecimento.

3. DOCUMENTOS QUE DEVERÃO PERMANECER NO EMPREGADOR

O empregador poderá utilizar controle único e centralizado dos documentos sujeitos à Inspeção do Trabalho, à exceção do Registro de Empregados, do registro de horário de trabalho e do Livro de Inspeção do Trabalho, que deverão permanecer em cada estabelecimento. Devido a esta disposição legal, temos que os empregados devem ser registrados no local da prestação de serviço.

O controle único e centralizado dos documentos, no que concerne ao Registro de Empregados, diz respeito apenas ao termo inicial do registro necessário à configuração do vínculo de emprego.

4. CONTEÚDO DO SISTEMA

O sistema informatizado conterá no mínimo 6 (seis) módulos, assim constituídos:

1. Registro de empregados com os seguintes dados:

a) identificação do empregado com nome completo, filiação, data e local de nascimento, sexo, endereço completo, número no Cadastro de Pessoa Física - CPF, número, data e local de emissão da Carteira de Identidade e número, série e data de expedição da Carteira do Trabalho e Previdência Social - CTPS;

Obs.: No caso de trabalhador de nacionalidade estrangeira, além das informações constantes na letra "a", deverão constar as relativas ao número e validade da Carteira de Identidade, tipo de visto, número, série e data de expedição e validade da Carteira de Trabalho e Previdência Social.

b) data de admissão e de desligamento;

c) cargo e função;

d) número de identificação e data de cadastramento no Programa de Integração Social - PIS, ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP;

e) registro de acidente no trabalho ou doença profissional, quando de sua ocorrência;

f) grau de instrução e habilitação profissional com especificação do registro no Conselho Regional, quando for o caso;

2. Valor da remuneração e sua forma de pagamento, incluindo gratificações adicionais e demais parcelas salariais decorrentes de lei, acordo ou convenção coletiva;

3. Local e jornada de trabalho;

4. Registro dos descansos obrigatórios na jornada diária semanal e anual;

5. Afastamentos legais;

6. Informações sobre segurança e saúde do trabalhador, sobretudo as referentes:

a) à participação na Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA;

b) à data do último exame médico periódico;

c ) ao treinamento previsto nas normas regulamentadoras.

O histórico dos registros nos módulos de informações observará as especificações contidas no Anexo I.

5. MEMORIAL DESCRITIVO - DEPÓSITO NA DRT

A empresa depositará, obrigatoriamente, cópia de memorial descritivo na Delegacia Regional do Trabalho ou órgão autorizado pelo Ministério do Trabalho.

6. SEGURANÇA E INVIOLABILIDADE - GARANTIA

O empregador que optar pelo sistema informatizado garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, se obrigando a:

a) manter registro individual em relação a cada empregado;

b) manter registro original por empregado, acrescen-tando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso;

c) adotar sistema de duplicação de arquivos e conservá-los em local diferente como prevenção à ocorrência de sinistros;

d) assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista, através da tela impressão de relatório ou meio magnético às informações contidas nos módulos.

O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalização trabalhista.

7. OPERAÇÃO DO SISTEMA

O sistema poderá ser operado em instalações próprias ou de terceiros, caso em que a rede deverá ser acionada por terminais na empresa fiscalizada.

Toda saída via tela deverá permitir a consolidação das informações através de relatório impresso ou meio magnético.

As informações e relatórios, consolidados ou não, deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou seu representante legal nos documentos impressos.

8. FISCALIZAÇÃO

Para os fins da fiscalização trabalhista, a empresa deverá manter, em cada Centro de Processamento de Dados - CPD, memorial descritivo especificando:

1) as instalações do CPD;

2) a localização dos estabelecimentos da empresa;

3) a descrição do ambiente computacional, informando:

a) equipamentos utilizados;

b) sistema gerenciador de rede;

c) sistema gerenciador de banco de dados;

d) linguagem de programação de hardware e software;

4) a indicação de autoria do sistema, se próprio ou software-house, com detalhamento suficiente para permitir avaliação da durabilidade, segurança e capacidade do sistema, bem como a especificação das garantias contra sinistro.

Os Agentes da Inspeção do Trabalho poderão solicitar, quando necessário, o concurso de especialista em informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema.

O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 (doze) meses, no mínimo, ficando a critério de cada empresa estabelecer o período máximo, de acordo com a capacidade de suas instalações.

As informações anteriores a 12 (doze) meses, quando solicitadas pelo Agente de Inspeção do Trabalho, poderão ser apresentadas via terminal de vídeo ou relatório impresso ou por meio magnético no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, a contar da data da solicitação.

A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, segundo determinação do Agente da Inspeção do Trabalho.

9. ANEXO I

Fundamento Legal: Portaria MTb nº 1.121/1995.