GUARDA DE DOCUMENTOS
Prazos

Documento

Período

Fundamentação Legal

Acordo de Compensação

 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX

Acordo de Prorrogação

 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX

Atestado Médico

 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS e FGTS CF, art. 7º, XXIX

Autorização para desconto não previsto em lei

 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX

Aviso Prévio

 2 anos CF, art. 7º, XXIX

CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

 3 anos a contar da data da postagem Port. MTb nº 235/03, art. 1º, § 2º

Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP

 10 anos Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10

Declaração de Instalação (NR-2 - Port. nº 3.214/78)

 Indeterminado não há

Documentação sobre Imposto de Renda na Fonte

 7 anos Art. 174 do CTN

Exames Médicos

 20 anos, no mínimo, após o desligamento do empregado Norma Regulamentadora 7

FGTS - GFIP - GRFP

 30 anos Lei nº 8.036/1990, art. 23, § 5º

Folha de votação de eleição da CIPA

 5 anos Norma Regulamentadora 5

GRCS - Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical

 5 anos CTN - Lei nº 5.172/66, art. 174

GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, guia de recolhimento)

 10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos  
Decreto nº 3.048/99, art. 348

Livro de Atas da CIPA

 Indeterminado não há

Livro de Inspeção do Trabalho

 Indeterminado não há

Mapa Anual de Acidente de Trabalho

 5 anos Portaria nº 3.214/78, NR 4

Pedido de Demissão

 2 anos CF, art. 7º, XXIX

RAIS

 10 anos ** (vide observação) Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10

Recibo de abono de férias

 5 anos, durante o emprego até 2 anos após a rescisão * vide GPS e FGTS CF, art. 7º, XXIX

Recibo de adiantamento salarial

 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS e FGTS CF, art. 7º, XXIX

Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa - CD (Seguro-Desemprego)

 5 anos Resolução CODEFAT nº 71/94

Recibo de gozo de férias

 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS e FGTS CF, art. 7º, XXIX

Recibo de pagamento de salário

 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS e FGTS CF, art. 7º, XXIX

Registro de Empregados

 Indeterminado não há

Registro de segurança de caldeiraria

 Indeterminado não há

Salário-Educação - Documentos de convênios

 10 anos Dec.-lei nº 1.422/75, art. 1º, § 3º

Solicitação de abono de férias

 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX

Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho

 2 anos * vide GPS e FGTS CF, art. 7º, XXIX

Vale-transporte

 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX

** O Manual da RAIS anual sempre traz o prazo de 5 (cinco) anos para prescrição, mas este é instituído através de Portaria, e a legislação que trata do PIS/PASEP, o Decreto-lei nº 2.052/1983, no seu artigo 3º, nos traz que os documentos comprobatórios dos pagamentos e da base de cálculo das contribuições devem ser conservados pelo prazo de 10 (dez) anos. Por prudência deve-se conservar os documentos da RAIS por 10 (dez) anos, pois eles servem de base para o pagamento do benefício do PIS/PASEP, uma vez que na hierarquia das leis o Decreto-lei é superior à Portaria.

Fundamentos Legais: Os citados no texto.