CONTROLE FÍSICO DE BENS
DO ATIVO IMOBILIZADO

Sumário

• 1. Introdução
• 2. Codificação Dos Bens
• 3. Manual de Controle

1. INTRODUÇÃO

Uma das principais atribuições da contabilidade é o controle do patrimônio da entidade. Para tanto, além dos registros contábeis, torna-se necessária a criação de alguns controles extracontábeis, de modo a possibilitar a execução de tais controles.

Salientamos que o controle físico de bens não se confunde com as fichas de controle de bens do Ativo Imobilizado para cálculo da respectiva depreciação.

2. CODIFICAÇÃO DOS BENS

Em algumas empresas, o controle dos bens do Ativo Imobilizado é feito mediante a afixação de plaquetas de identificação, às quais são atribuídos números que obedecem, tão-somente, à ordem cronológica de aquisição.

O método que propomos baseia-se no mesmo princípio, ressalvando-se, no entanto, que a numeração dos bens não fica restrita às datas de aquisição, mas informa também os grupos e espécies dos bens.

a) Procedimentos:

Na codificação dos grupos e espécies de bens pode ser utilizado o critério abaixo, podendo ser adaptado de acordo com as necessidades da empresa:

- o primeiro número, composto de 1 (um) dígito, indica o grupo de bens;

- o segundo número, composto de 2 (dois) dígitos indica a classificação genérica dos bens;

- o terceiro número, composto de 2 (dois) dígitos, indica a classificação específica dos bens;

- o quarto número, composto de 2 (dois) dígitos, indica o número atribuído ao bem, a título de controle.

b) Exemplo:

De acordo com os procedimentos acima, a codificação de uma fresa marca "Alfa", modelo XPTO, nº 1.234, ficaria assim composta:

1 - Máquinas e equipamentos = grupo

1.01 - Fresas = classificação genérica

1.01.01 - Fresas automáticas = classificação específica

1.01.01.01 - Fresa automática marca "Alfa", modelo XPTO, nº 1.234 = número atribuído ao bem

Desta forma, na plaqueta de identificação do bem mencionado constará o código 1.01.01.01.

3. MANUAL DE CONTROLE

Sugerimos, também, a elaboração de um "Manual de Codificação e Controle Físico do Ativo Imobilizado", que conterá a classificação específica dos bens que a entidade possua, bem como aqueles que venha a adquirir.

Reproduzimos, a título de sugestão, modelo de Manual de Codificação e Controle Físico do Imobilizado e de Ficha de Codificação e Controle do Ativo Imo-bilizado.

a) Exemplo de "Manual de Codificação e Controle Físico do Ativo Imobilizado".

b) Exemplo de "Ficha de codificação e controle do Ativo Imobilizado"

FICHA DE CODIFICAÇÃO E CONTROLE FÍSICO DO ATIVO IMOBILIZADO

- Discriminação:

Fornecedor:
Data de aquisição: Documento:
Localização:
Data da Baixa: Motivo: Documento:
- Discriminação:

Fornecedor:
Data de aquisição: Documento:
Localização:
Data da Baixa: Motivo: Documento:
- Discriminação:

Fornecedor:
Data de aquisição: Documento:
Localização:
Data da Baixa: Motivo: Documento:
- Discriminação:

Fornecedor:
Data de aquisição: Documento:
Localização:
Data da Baixa: Motivo: Documento:

c) Exemplo de Preenchimento

CODIFICAÇÃO E CONTROLE FÍSICO DO ATIVO IMOBILIZADO

1 - MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS
1.01 - FRESAS
1.01.01 - FRESAS AUTOMÁTICAS
1.01.01.001

Discriminação: Fresa automática marca "Alfa", modelo XPTO, nº 1.234
Fornecedor: "Alfa" S/A Indústria e Comércio
Data de aquisição: 05.05.X1 Documento: NF nº 5.678
Localização: Setor de usinagem - galpão 2
Data da baixa:
Motivo:
Documento:

Fundamentos Legais: Os citados no texto.