RAIS
Ano-Base 2003
Sumário
1. INTRODUÇÃO
A Portaria MTE nº 1.256/2003 disponibilizou o Manual da RAIS com as instruções a serem seguidas para o preenchimento da RAIS ano-base de 2003. Na seqüência fazemos algumas colocações.
2. PRAZO DE ENTREGA
O prazo para a entrega da RAIS iniciou-se dia 02 de janeiro de 2004 e encerra-se no dia 20 de fevereiro de 2004, para qualquer forma de declaração.
Após o dia 20 de fevereiro de 2004 a entrega da declaração continua sendo obrigatória, porém está sujeita a multa.
3. QUEM ESTÁ OBRIGADO A ENTREGAR A RAIS
Estão obrigados a declarar a RAIS:
- inscritos no CNPJ com ou sem empregados - o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
- todos os empregadores, conforme definido na CLT;
- todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
- empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
- cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
- órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
- condomínios e sociedades civis;
- empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
- filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no Exterior.
O estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo número de matrícula no CEI. Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores pessoas físicas, urbanas e rurais que mantiveram empregados.
O estabelecimento inscrito no Cadastro Específico do INSS - CEI, que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base, está dispensado de entregar a RAIS Negativa.
A empresa/entidade que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar a RAIS separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles sujeitos à inscrição no CNPJ, na categoria de órgão-estabelecimento.
No caso dos órgãos da administração pública direta ou indireta, a RAIS de cada órgão-estabelecimento deve ser fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores.
Estabelecimento/Entidade inscrito simultaneamente no CNPJ e no CEI deve apresentar a declaração da RAIS pelo CNPJ, preenchendo devidamente o campo CEI vinculado.
Estabelecimento/entidade em liquidação deverá entregar a RAIS mesmo nos casos de falência ou liquidação, pelos representantes legais definidos na legislação específica.
4. QUEM DEVE SER RELACIONADO
O empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, deverá relacionar na RAIS de cada estabelecimento todos os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base e não apenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo:
- empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;
- servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
- trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural, a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nº 8.630/1993, ou do sindicato da categoria);
- empregados de cartórios extrajudiciais;
- trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019/1974;
- trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nº 9.601/1998;
- diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS;
- servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não regidos pela CLT);
- trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973);
- servidores e empregados requisitados por órgão público;
- aprendiz contratado na forma dos arts. 429 ou 430 da CLT, com redações dadas pela Lei nº 10.097/2000;
- trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado, regido pela Lei nº 8.745/1993, com a redação dada pela Lei nº 9.849/1999.
O sindicato ou órgão gestor de mão-de-obra ou a empresa contratada que no ano-base congregou trabalhadores avulsos, deve fornecer as informações referentes a esses trabalhadores, além das relacionadas com seus próprios empregados. Em razão disso, a empresa tomadora desses serviços não deve declarar esses trabalhadores em sua RAIS.
Os aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos mencionadas no inciso II do art. 430 da CLT, conforme faculta o art. 431 da CLT, com exercício de atividades práticas em outra empresa, devem ser informados na RAIS declarada pela entidade contratante respectiva. Nesse caso, a empresa onde o aprendiz exerce as atividades práticas da aprendizagem não deve declarar esse aprendiz na sua RAIS.
Os empregados licenciados, sem vencimentos
no ano-base, que receberam valores resultantes de acordo coletivo ou receberam
benefícios do INSS, devem constar da declaração da RAIS,
caso tenham contribuído para o FGTS.
5. QUEM NÃO DEVE SER RELACIONADO
Não devem ser relacionados:
- diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
- autônomos;
- eventuais;
- ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a partir da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
- empregados cedidos ou licenciados, sem vencimentos, que tenham ficado afastados durante todo o ano-base, inclusive por processo judicial;
- estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002/1967, e pela Lei nº 6.494/1977;
- empregados domésticos.
6. COMO INFORMAR
O estabelecimento/entidade com vínculo empregatício, no ano-base, deverá utilizar obrigatoriamente o aplicativo GDRAIS para declarar a RAIS em disquete e fazer a transmissão pela Internet.
O estabelecimento/entidade sem vínculo empregatício (RAIS Negativa), deverá informar apenas os campos que identificam o mesmo, podendo para tanto utilizar-se dos aplicativos GDRAIS ou RAIS Negativa on line (Internet).
A empresa/entidade que possui filiais, agências, sucursais, com ou sem empregados, ou sem movimento no ano-base, deve fornecer as informações separadamente, por estabelecimento - CNPJ específico (subarquivo).
Na geração da RAIS, podem ser incluídas inscrições CNPJ/CEI diferentes e em qualquer quantidade; o programa GDRAIS2003 solicitará os disquetes necessários para geração do arquivo de entrega com os estabelecimentos selecionados.
O arquivo gerado para entrega será identificado com etiqueta emitida pelo programa GDRAIS2003.
6.1 - Internet
Para entregar a declaração da RAIS pela Internet, é necessário copiar (executar um download) os aplicativos da RAIS: o programa GDRAIS2003 responsável pela geração do disquete e o programa RAISNET2003, responsável pela transmissão do arquivo gerado pelo GDRAIS2003. Os aplicativos estão disponíveis nos endereços eletrônicos do Ministério do Trabalho e Emprego http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br.
Estará disponível, também, para os estabelecimentos/entidades que não tiveram vínculos no ano-base, a opção para fazer a declaração da RAIS Negativa on line pelos endereços eletrônicos acima mencionados.
6.2 - Disquete
O Programa Gerador de Declaração RAIS -GDRAIS2003, para equipamentos-padrão IBM/PC - am-biente Windows, pode ser copiado, gratuitamente, dos res-pectivos endereços eletrônicos da Internet. O GDRAIS/2003 contém um arquivo-texto (Leia-me) com orientações e especificações técnicas e um Programa Facilitador que permitirá à empresa/entidade gerar a RAIS (inclusive a Negativa) de seu(s) estabelecimento(s).
O estabelecimento/entidade deve digitar as informações corretamente para evitar inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue; o programa GDRAIS2003 emite a etiqueta a ser colada no disquete e/ou os relatórios necessários para correção de erros.
O estabelecimento/entidade deve dispor de dois disquetes 3Vi formatados para obter a cópia do programa GDRAIS2003. Caso deseje obter a cópia do Manual de Orientação da RAIS é necessário o fornecimento de mais um disquete.
Os arquivos em disquete que não forem gerados pelo GDRAIS não poderão ser transmitidos.
A reprodução do pacote GDRAIS2003 é permitida, desde que mantida a sua integridade.
O programa facilitador tem duas finalidades:
- Gerador da declaração da RAIS - foi desenvolvido para o estabelecimento/entidade que não possui programa que gere o arquivo conforme a especificação técnica. Nesse caso, após a digitação das informações, o declarante deverá emitir os relatórios necessários para correção de erros e arquivamento, gerar o disquete a ser entregue e gerar as cópias de segurança do estabelecimento, as quais devem ser mantidas à disposição da fiscalização. Recomenda-se fazer mais de uma cópia de segurança.
- Analisador de arquivo RAIS - foi desenvolvido para o estabelecimento/entidade que possui um programa que gere o arquivo conforme a especificação técnica para verificar se o mesmo foi gerado corretamente e permitir a geração do disquete de entrega.
7. DECLARAÇÃO DE ENCERRAMENTO DAS ATIVIDADES
O estabelecimento/entidade que encerrou as atividades em 2003 e não entregou a declaração da RAIS deverá marcar a opção "Encerramento das Atividades" disponível no programa GDRAIS2003 e informar a data do encerramento.
As declarações da RAIS devem ser transmitidas por meio da Internet ou entregues em disquete nas Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias e Agências de Atendimento, acompanhadas do Comprovante de Entrega do Disquete da RAIS.
Para declarar o encerramento das atividades o estabelecimento deve informar a data dos desligamentos dos empregados.
No caso de encerramento das atividades no decorrer de 2004, o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS2003 e informar a data do encerramento.
No caso de encerramento das atividades, em anos-base anteriores, os estabelecimentos deverão utilizar o programa GDRAIS Genérico que está disponível nos endereços eletrônicos.
8. ENTREGA - SOMENTE POR MEIO DA INTERNET
A declaração da RAIS, em disquete, gerada pelo GDRAIS2003, deve ser transmitida por meio da Internet, utilizando o aplicativo transmissor da RAIS "RAISNET2003", disponível nos endereços eletrônicos: http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br.
Só serão aceitos arquivos gerados pelo Aplicativo GDRAIS 2003.
A declaração da RAIS fora do prazo legal, entregue em disquete nas Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias e nas Agências de Atendimento, deverá ser acompanhada do "Comprovante de Entrega do Disquete da RAIS", impresso a partir do GDRAIS.
9. RAIS EM ATRASO
Para gerar a declaração da RAIS, fora do prazo legal, os responsáveis deverão:
- utilizar os programas disponíveis nos endereços eletrônicos do Ministério do Trabalho e Emprego http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br; e
- transmitir a declaração por meio da Internet ou entregar o disquete nas Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias e Agências de Atendimento, acompanhado do Comprovante de Entrega do Disquete da RAIS.
Caso o arquivo apresente alguma irregularidade (inconsistências e/ou dano físico), o disquete será devolvido e a declaração da RAIS considerada como não-entregue.
10. RECIBO DE ENTREGA
O Recibo de Entrega da RAIS será gravado eletronicamente no disquete com o nome "RAIS2003.rec", e deverá ser impresso utilizando o programa EmissorRecRAIS2003.
O Recibo, acima mencionado, também poderá ser reimpresso, após o processamento da RAIS, utilizando os endereços eletrônicos (http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br) - opção "Impressão de Recibo".
Para emitir o Recibo de Entrega da RAIS pela Internet deve-se utilizar o número do CREA - Controle de Recepção e Expedição de Arquivo - fornecido no ato da transmissão do arquivo e o número do CNPJ da empresa requerida.
11. RETIFICAÇÃO
11.1 - Dentro do
Prazo Legal
Para executar as correções dos erros de preenchimento da declaração
entregue, referente a 2003, seja nos campos do estabelecimento ou nos campos
do trabalhador, utilizar o programa GDRAIS2003 para fazer as correções
e gravar a retificação da declaração em disquete.
O arquivo deve ser transmitido por meio da Internet, sem multa, até o
dia 20 de fevereiro de 2004.
O disquete deve ser gravado somente com os vínculos que foram corrigidos e, quando for o caso, com os vínculos a serem incluídos. Os vínculos corretos não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades.
Não será permitida a retificação de erros nos campos do CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de nascimento, data de admissão e data de desligamento. O procedimento recomendado para estes casos é o de exclusão do arquivo com erro, e entrega de nova declaração correta, com todos os estabelecimentos e vínculos informados no arquivo original.
11.2 - Fora do Prazo Legal
Os procedimentos para retificação da RAIS, ano-base 2003, fora do prazo legal, são os mesmos da retificação dentro do prazo legal, podendo ser transmitida por meio da Internet ou entregue em disquete nas Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias ou Agências de Atendimento, acompanhada do Comprovante de Entrega do Disquete da RAIS. Para os anos-base 2002 e anteriores deve ser utilizado o aplicativo GDRAIS Genérico disponível nos endereços eletrônicos http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br.
11.3 - Exclusão Dentro do Prazo
Quando o estabelecimento/entidade, após a entrega do arquivo, encontrar erros de preenchimento nos campos do CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de nascimento, data de admissão e data de desligamento, deve utilizar o programa GDRAIS2003 para preencher a nova declaração corretamente e executar a gravação no disquete. Em seguida, deve transmitir o arquivo por meio da Internet. Deve, também, contatar o SERPRO, telefone 0800 78 2326, para solicitar a exclusão do arquivo entregue com erro, para evitar duplicidade.
11.4 - Exclusão Fora do Prazo
Quando o estabelecimento/entidade, após a entrega do arquivo, encontrar erros de preenchimento nos campos do CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de nascimento, data de admissão e data de desligamento, deve utilizar o programa GDRAIS disponível nos endereços eletrônicos acima mencionados para preencher a nova declaração corretamente, executar a gravação no disquete e transmitir o arquivo por meio da Internet ou entregar em disquete nas Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias ou Agências de Atendimento, acompanhada do Comprovante de Entrega do Disquete da RAIS. Em seguida, deve solicitar a exclusão da informação indevida, por meio de correspondência devidamente assinada, endereçada à Coordenação da RAIS/MTE - Brasília/DF ou às Delegacias Regionais do Trabalho e Emprego, Subdelegacias ou Agências de Atendimento, informando o CNPJ, o PIS/PASEP, o ano-base e o motivo da exclusão, para evitar duplicidade.
12. MULTAS
O empregador que não entregar a RAIS no prazo previsto, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, inclusive para efeito de recebimento do abono salarial, ficará sujeito à multa, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescido de R$ 10,64 (dez reais e sessenta e quatro centavos) por empregado não declarado ou informado incorretamente, além de R$ 53,20 (cinqüenta e três reais e vinte centavos) por bimestre de atraso.
A multa deve ser recolhida na rede bancária arrecadadora, mediante Documento de Arrecadação de Receitas Federais - DARF, a ser preenchido com o código de receita 2877 e com o número de referência 3800165790300842-9.
É de responsabilidade do empregador corrigir as informações da RAIS antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial.
O pagamento da multa não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
13. CÓPIA DA RAIS
A cópia resumida dos arquivos RAIS, de qualquer ano-base, pode ser solicitada às Delegacias Regionais, Sub-delegacias, Agências de Atendimento ou à Coordenação da RAIS/Ministério do Trabalho e Emprego/Brasília-DF.
14. ARQUIVO
O estabelecimento é obrigado a manter arquivado, durante 5 (cinco) anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações para com o Ministério do Trabalho e Emprego:
- o relatório impresso ou a cópia dos arquivos gerados em disquete;
- o recibo de entrega da RAIS.
Fundamento Legal: Portaria MTE nº 1.256/2003, publicada no Bol. INFORMARE nº 51/2003, caderno Atualização Legislativa.