GASTOS COM UTILIZAÇÃO
DE VEÍCULOS DE TERCEIROS
Tratamento Fiscal
Sumário
1. INTRODUÇÃO
As despesas com combustíveis e manutenção de veículos escriturados no ativo imobilizado da pessoa jurídica, por presunção legal, são necessários à atividade. No entanto, é comum as empresas se utilizarem de veículos de seus empregados, sócios ou dirigentes, no desempenho de suas atividades, devendo observar, para efeito de dedutibilidade perante a Legislação do Imposto de Renda, as normas previstas no Parecer Normativo CST nº 643/1971 e Parecer Normativo CST nº 864/1971 e Parecer Normativo CST nº 108/1972, examinadas neste trabalho.
2. CONDIÇÕES PARA DEDUTIBILIDADE
De acordo com o artigo 299 do RIR/1999, somente são dedutíveis, para fins de determinação do lucro real, as despesas pagas incorridas, que sejam necessárias à realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa ou à manutenção da respectiva fonte produtora.
Na apuração do resultado do período, as despesas com o uso de veículos de propriedade de empregados, diretores, sócios ou administradores, somente são dedutíveis se comprovadamente satisfizerem os seguintes requisitos (Parecer Normativo CST nº 108/1972):
a) uso efetivo dos veículos;
b) desembolso do preço;
c) adequação do preço, ou seja, que o valor pago seja compatível com a utilização que se fez do veículo.
3. COMPROVAÇÃO DAS DESPESAS
Sempre que for ajustado o uso de veículo de propriedade de empregado, sócio ou diretor da pessoa jurídica, mediante pagamento, é imprescindível que este ajuste seja formalizado através de contrato escrito.
A empresa poderá fixar os pagamentos pela utilização dos veículos dos empregados, diretores ou sócios de diversas formas, as mais comuns são:
a) reembolso das despesas: neste caso a empresa se compromete a pagar os gastos incorridos em função do uso do veículo, tais como: combustíveis, lubrificantes, lavagens, pneus, etc.;
b) locação: a empresa faz um contrato com o proprietário do veículo, pelo qual, em contraprestação à utilização do veículo, se obriga a pagar uma determinada importância fixada nesse contrato por um período de tempo;
c) pagamento por quilometragem: nesta modalidade de contrato a empresa se compromete ao pagamento de uma quantia fixa por quilômetro percorrido pelo veículo contratado.
Ressalte-se que o contrato celebrado entre a empresa e o proprietário do veículo dá amparo jurídico para a contabilização das despesas, no entanto, é necessária a comprovação da efetiva utilização do veículo e que esses gastos sejam obrigações exigíveis e não mera liberalidade da empresa (Parecer Normativo CST nº 108/1972).
Para a comprovação da utilização do veículo a serviço da empresa, pode ser adotado o uso de relatórios, nos quais seja identificado o veículo, discriminados a finalidade da locomoção e a distância percorrida, o valor a ser pago ou a relação dos gastos a serem ressarcidos.
Quando se tratar de reembolso de despesas, a empresa deve munir-se da documentação original dos gastos, não sendo aceitas para fins de dedutibilidade as Notas Fiscais simplificadas e os cupons de caixa registradora (Parecer Normativo CST nº 643/1971).
4. ALUGUÉIS PAGOS A SÓCIOS OU DIRETORES
No caso de pagamento de aluguéis relativos ao uso de veículos particulares aos sócios, diretores ou administradores, somente será dedutível se os veículos forem efetivamente utilizados nas atividades da pessoa jurídica.
5. TRIBUTAÇÃO PELO IMPOSTO DE RENDA NA FONTE DOS PAGAMENTOS POR QUILOMETRAGEM OU A TÍTULO DE ALUGUEL
O valor pago aos empregados em retribuição à utilização de veículos de sua propriedade a serviço da empresa, sob a forma de pagamento por quilometragem rodada ou na forma de aluguéis, submetem-se à tributação pelo Imposto de Renda na Fonte, por ocasião dos respectivos pagamentos e na declaração de rendimentos do beneficiário.
Assim, esses valores devem ser somados à remuneração mensal do empregado, para efeito de apuração da base de cálculo do imposto, sobre a qual deverá ser aplicada a tabela progressiva vigente no mês do pagamento.
6. NÃO-INCIDÊNCIA DO IMPOSTO DE RENDA NA FONTE SOBRE O VALOR DO REEMBOLSO DE DESPESAS
Por ocasião do reembolso de despesas não há incidência do Imposto de Renda na Fonte e nem na declaração, por não se tratar de pagamento de rendimentos, mas tão-somente de ressarcimento dos gastos realizados, mediante apresentação dos comprovantes.
7. REMUNERAÇÃO INDIRETA
Os aspectos examinados nesta matéria não devem ser confundidos com a modalidade de remuneração indireta, em que os veículos pertencentes à pessoa jurídica são utilizados pelos seus administradores, sócios ou diretores, cuja tributação deve obedecer às normas elencadas no Bol. INFORMARE nº 06-B/2001, deste caderno.
8. JURISPRUDÊNCIA ADMINISTRATIVA
Para conhecimento, transcrevemos abaixo algumas decisões do Conselho de Contribuintes, acerca do assunto:
Acórdão nº 103.11.343/91 da 3ª Câmara - "serão dedutíveis os valores comprovadamente pagos a título de manutenção de veículo de propriedade do sócio, desde que se prove o uso efetivo do veículo nas operações normais da empresa, o desembolso dessa despesa e a existência de contrato (ainda que não escrito) entre as partes, para o uso do mesmo".
Acórdão nº 101-78.384/89 da 1ª Câmara - "os gastos com combustíveis, lubrificantes e manutenção de veículos somente se validam como dedutíveis quando essas viaturas se identificam, por suas placas, de modo a conferir-se que estejam realmente, a serviço da pessoa jurídica".
Acórdão nº 105-3.920/89 da 5ª Câmara - "não são dedutíveis as despesas representadas por documentos que não identificam o consumidor e/ou o veículo a que se referem, ou não provam que os gastos tenham sido efetuados no interesse de empresa ou da manutenção da fonte de produção".
Fundamentos Legais: Os citados no texto.