RAIS
Manual - Ano-Base 2002
Sumário
1. INTRODUÇÃO
A Portaria MTE nš 540/02 trouxe as instruções a serem seguidas para a Rais do ano-base de 2002. A seguir faremos algumas colocações.
2. PRAZO DE ENTREGA
O prazo para a entrega da Rais iniciou dia 02 de janeiro de 2002 e encerra-se no dia 28 de fevereiro de 2003, para qualquer forma de declaração.
3. QUEM ESTÁ OBRIGADO A ENTREGAR A RAIS
Estão obrigados a declarar a Rais:
- empregadores urbanos, definidos no art. 2š da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT, e rurais conforme o art. 3š da Lei nš 5.889, de 08 de junho de 1973;
- filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica, domiciliadas no Exterior;
- autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
- órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
- conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
- condomínios e sociedades civis;
- cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.
O estabelecimento inscrito no CNPJ que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base está obrigado a entregar a Rais (Rais Negativa), preenchendo apenas os dados a ele pertinentes.
O estabelecimento inscrito no CEI que não possui empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está dispensado de entregar a Rais Negativa.
A empresa/entidade que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar a Rais separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles sujeitos à inscrição no CNPJ, na categoria de órgão-estabelecimento. No caso dos órgãos da administração pública direta ou indireta, a Rais de cada órgão-estabelecimento deve ser fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores.
Estabelecimento/entidade inscrito simultaneamente no CNPJ e no CEI deve apresentar a declaração da Rais pelo CNPJ.
Estabelecimento/entidade em liquidação deverá entregar a Rais mesmo nos casos de falência ou liquidação, pelos representantes legais definidos na legislação específica.
4. QUEM DEVE SER RELACIONADO
O empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, deverá relacionar na Rais de cada estabelecimento todos os vínculos havidos ou em curso no ano-base e não apenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo:
- empregados urbanos e rurais, contratados por prazo indeterminado ou determinado;
- trabalhadores temporários regidos pela Lei nš 6.019/74;
- diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS;
- servidores da administração pública direta ou indireta federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
- servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não regidos pela CLT);
- servidores requisitados e/ou cedidos por órgãos públicos;
- empregados dos cartórios extrajudiciais;
- trabalhadores avulsos (prestam serviços de natureza urbana ou rural, a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nš 8.630/93, ou do sindicato da categoria);
- trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nš 9.601/98;
- menor aprendiz;
- trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regido pela Lei nš 8.745/93, com a redação dada pela Lei nš 9.849/99;
- trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural - Lei nš 5.889/73.
5. QUEM NÃO DEVE SER RELACIONADO
Não devem ser relacionados:
- diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
- autônomos;
- eventuais;
- estagiários regidos pela Portaria MTPS nš 1.002/67 e pela Lei nš 6.494/77;
- ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a partir da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
- empregados cedidos ou licenciados, sem vencimentos, que tenham ficado afastados durante todo o ano-base, inclusive por processo judicial;
- empregados domésticos.
Os empregados licenciados, sem vencimentos no ano-base, que receberam valores resultantes de acordo coletivo ou receberam benefícios do INSS, devem constar da declaração da Rais, caso tenham contribuído para o FGTS.
6. COMO INFORMAR
O estabelecimento/entidade com vínculo empregatício, no ano-base, deverá utilizar obrigatoriamente o aplicativo GDRAIS para declarar a Rais em disquete e fazer a transmissão pela Internet.
A empresa/entidade que possui filiais, agências, sucursais, com ou sem empregados, ou sem movimento no ano-base, deve fornecer as informações separadamente, por estabelecimento - CNPJ específico (sub-arquivo).
Na geração da Rais, podem ser incluídas inscrições CNPJ/CEI diferentes e em qualquer quantidade: o programa GDRAIS2002 solicitará os disquetes necessários para geração do arquivo de entrega com os estabelecimentos selecionados.
O arquivo gerado para entrega será identificado com etiqueta emitida pelo programa GDRAIS2002.
6.1 - Rais Negativa
Os estabelecimentos/entidades que não tiveram vínculos no ano-base poderão fazer a declaração da Rais Negativa on line, utilizando a opção que está disponível para este fim nos sites do MTE e do Serpro.
7. ENTREGA - SOMENTE VIA INTERNET
A declaração da Rais, em disquete, gerada pelo GDRAIS2002, deve ser transmitida via Internet utilizando o aplicativo transmissor da Rais "Raisnet2002", disponível nos endereços eletrônicos:
- MTE (http://www.mte.gov.br);
- Serpro (http://www.serpro.gov.br ou www.rais.gov.br).
Quando se tratar de declaração centralizada, a RAIS das filiais poderá ser entregue via Internet pela matriz ou em disquete na Delegacia Regional do Trabalho, Subdelegacia ou Agência de Atendimento, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ ao qual eles estiveram vinculados.
O Recibo de Entrega da Rais (Anexo I ) será gravado eletronicamente no disquete com o nome "Rais2002.rec", e deverá ser impresso utilizando o programa "EmissorRecRais2002".
A entrega da Rais está isenta de tarifa.
8. ENTREGA APÓS O PRAZO
Para gerar a declaração da Rais, fora do prazo legal, os responsáveis deverão:
- utilizar os programas disponíveis nos endereços eletrônicos do Ministério do Trabalho e Emprego (http://www.mte.gov.br) e do Serpro (http://www.serpro.gov.br ou www.rais.gov.br); e
- transmitir a declaração via Internet ou entregar o disquete nas Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias e Agências de Atendimento, acompanhado do recibo de entrega para ser carimbado.
Caso o arquivo apresente alguma irregularidade (inconsistências e/ou dano físico), o disquete será devolvido e a declaração da Rais considerada como não-entregue.
9. RETIFICAÇÃO
9.1 - Retificação Dentro do Prazo Legal
Para executar as correções dos erros de preenchimento da declaração entregue, referente a 2002, seja nos campos do estabelecimento ou nos campos do trabalhador, utilizar o programa GDRAIS2002 para fazer as correções e gravar a retificação da declaração em disquete. O arquivo deve ser transmitido via Internet, sem multa, até o dia 28 de fevereiro de 2003.
O disquete deve ser gravado somente com os vínculos que foram corrigidos e, quando for o caso, com os vínculos a serem incluídos. Os vínculos corretos não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades.
Não será permitida a retificação
de erros nos campos do CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/Pasep, data de nascimento,
data de admissão e data de desligamento. O procedimento recomendado para
estes casos é o de exclusão do arquivo com erro, conforme subitens
9.3 e 9.4 e entrega de nova declaração correta, com todos os estabelecimentos
e vínculos informados no arquivo original.
9.2 - Retificação Fora do Prazo Legal
Os procedimentos para retificação da Rais ano-base 2002, fora do prazo legal, são os mesmos da retificação dentro do prazo legal, podendo ser transmitida via Internet ou entregue em disquete nas Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias ou Agências de Atendimento, acompanhada do Recibo de entrega. Para os anos-base 2001 e anteriores deve ser utilizado o aplicativo GDRAIS Genérico disponível nos endereços eletrônicos http://www.mte.gov.br , http://www.serpro.gov.br ou www.rais.gov.br ..
9.3 - Exclusão Dentro do Prazo Legal
Quando o estabelecimento/entidade, após a entrega do arquivo, encontrar erros de preenchimento nos campos do CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/Pasep, data de nascimento, data de admissão e data de desligamento, deve utilizar o programa GDRAIS2002 para preencher a nova declaração corretamente e executar a gravação no disquete. Em seguida, deve transmitir o arquivo via Internet. Deve, também, contatar o Serpro, telefone 0800 78 2323 para solicitar a exclusão do arquivo entregue com erro, para evitar duplicidade.
9.4 - Exclusão Fora do Prazo Legal
Quando o estabelecimento/entidade, após a entrega do arquivo, encontrar erros de preenchimento nos campos do CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/Pasep, data de nascimento, data de admissão e data de desligamento, deve utilizar o programa GDRAIS disponível nos endereços eletrônicos acima mencionados para preencher a nova declaração corretamente, executar a gravação no disquete e transmitir o arquivo via Internet ou entregar em disquete nas Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias ou Agências de Atendimento, acompanhada do Recibo de entrega. Em seguida, deve encaminhar o requerimento devidamente assinado solicitando exclusão à Coordenação da Rais/MTE, Brasília/DF, ou às Delegacias Regionais do Trabalho e Emprego, Subdelegacias ou Agências de Atendimento, informando o CNPJ, o PIS/Pasep, o ano-base e o motivo da exclusão, para evitar duplicidade.
10. ARQUIVO
O estabelecimento é obrigado a manter arquivado, durante 5 (cinco) anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações para com o Ministério do Trabalho e Emprego:
- o relatório impresso ou a cópia dos arquivos gerados em disquete; e
- o recibo de entrega da Rais.
11. MULTA
O empregador que não entregar a Rais no prazo previsto, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, inclusive para efeito de recebimento do abono salarial, ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nš 7.998/90.
A multa pela entrega da Rais fora do prazo, quando recolhida espontaneamente, será calculada sobre o valor mínimo de R$ 425,60 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta centavos) acrescido de R$ 10,64 (dez reais e sessenta e quatro centavos) por empregado não declarado ou informado incorretamente, além de R$ 53,20 (cinqüenta e três reais e vinte centavos) por bimestre de atraso.
A multa deve ser recolhida na rede bancária arrecadadora, mediante Darf, com o código de receita 2877 e com o número de referência 3800165790300842-9.
A Fiscalização do Trabalho exigirá a apresentação dos comprovantes de entrega da Rais.
12. MANUAL
No Bol. INFORMARE nº 02/03 publicamos o Manual contendo as instruções necessárias para a apresentação da Rais
Fundamento Legal: Portaria nš 540/2002, publicada no Bol. INFORMARE nš 02/03, caderno Atualização Legislativa.