SISTEMA ELETRÔNICO DE PROCESSAMENTO DE DADOS
Arquivo Eletrônico

Sumário

1. INTRODUÇÃO

O contribuinte, usuário do processamento de dados disciplinado pelo Convênio ICMS nº 57/95 e alterações posteriores, deverá remeter às Secretarias de Fazenda, Finanças ou Tributação das unidades da Federação arquivo magnético contendo as informações ali exigidas. A partir de 2003, com o Convênio ICMS nº 69/2002, o contribuinte deverá remeter as informações até o dia quinze (15), arquivo magnético, com registro fiscal, das operações e prestações interestaduais efetuadas no mês anterior.

Através do Convênio ICMS nº 138/02 foi autorizado ao Estado de Santa Catarina permitir que contribuinte localizado em seu território lhe entregue no primeiro mês de cada trimestre civil arquivo magnético com registro fiscal das operações e prestações internas e interestaduais efetuadas no trimestre anterior, relativamente aos fatos geradores ocorridos até 31 de dezembro de 2003. Porém, deverá entregar mensalmente as informações às demais unidades federadas.

Vejamos a seguir o procedimento a ser adotado pelos contribuintes catarinenses relativamente ao arquivo eletrônico exigido por todas as unidades da Federação.

2. EMISSÃO E ESCRITURAÇÃO DOS DOCUMENTOS E LIVROS FISCAIS

A emissão, por sistema eletrônico de processamento de dados, dos documentos fiscais previstos no Anexo 5 do RICMS/SC, bem como a escrituração dos livros fiscais e demais formulários, a seguir enumerados, obriga o contribuinte a manter pelo prazo decadencial as informações como também remeter à Secretaria de Fazenda do Estado de Santa Catarina e às demais unidades da Federação com as quais efetuou operações:

a) Registro de Entradas;

b) Registro de Saídas;

c) Registro de Controle da Produção e do Estoque;

d) Registro de Inventário;

e) Registro de Apuração do ICMS;

f) Livro de Movimentação de Combustíveis - LMC.

(Art. 1º do Anexo 7 do RICMS/SC)

2.1 - Extensão da Obrigatoriedade

A obrigatoriedade descrita no tópico 2 também se aplica ao contribuinte que:

a) emitir documento fiscal ou escriturar livro fiscal em equipamento que utilize ou tenha condições de utilizar arquivo magnético ou equivalente, aplicando-se inclusive ao contribuinte que utilize apenas computador e impressora para simples preenchimento de documento fiscal;

b) utilizar ECF, que tenha condições de gerar arquivo magnético, por si ou quando conectado a outro computador, em relação às obrigações previstas no tópico 3.2;

c) não possuindo sistema eletrônico de processamento de dados próprio, utilizar serviços de terceiros com essa finalidade.

Nota: A emissão de Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, através do sistema de processamento de dados, fica condicionada ao uso de equipamento de impressão (Equipamento Emissor de Cupom Fiscal) que atenda ao disposto nos Anexos 8 e 9 do RICMS/SC.

(§§ 1º e 2º do art. 1º do Anexo 7 do RICMS/SC)

3. CONDIÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA

3.1 - Condições Gerais

O contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados deverá fornecer, quando solicitado, documentação minuciosa, completa e atualizada do sistema, contendo descrição, gabarito de registro (lay-out) dos arquivos, listagem dos programas e as alterações ocorridas no período compreendido entre 1º de janeiro e 31 de dezembro, inclusive.

Quando se tratar de contribuinte que utilize serviços de terceiros, deverá apresentar contrato específico, garantindo a entrega das informações.

No caso de solicitação pelo Fisco de qualquer listagem de programa fica assegurado o sigilo das informações nele contidas.

(Art. 4º do Anexo 7 do RICMS/SC)

3.2 - Condições Específicas

O contribuinte que emitir ou escriturar por sistema eletrônico de processamento de dados pelo menos um dos documentos ou livros fiscais a que se refere o tópico 2 estará obrigado a manter, pelo prazo decadencial, as informações atinentes ao registro fiscal dos documentos recebidos ou emitidos por qualquer meio, referentes à totalidade das operações de entrada e de saída e das aquisições e prestações realizadas no exercício de apuração, da seguinte forma:

a) por totais de documento fiscal e por item de mercadoria de acordo com a classificação fiscal, quando se tratar de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;

b) por totais de documento fiscal, quando se tratar de:

1) Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6;

2) Nota Fiscal de Serviços de Transporte, modelo 7;

3) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;

4) Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;

5) Conhecimento Aéreo, modelo 10;

6) Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;

7) Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;

8) Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22;

c) por total diário, por equipamento, quando se tratar de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF, nas saídas;

d) por total diário, por espécie de documento fiscal, nos demais casos.

Nota: O disposto neste tópico também se aplica aos documentos fiscais nele mencionados, ainda que não emitidos por sistema eletrônico de processamento de dados.

(Art. 5º e § 1º do Anexo 7 do RICMS/SC)

3.2.1 - Registro Fiscal Por Item de Mercadoria

O registro fiscal por item de mercadoria de que trata a alínea "a" do tópico 3.2 fica dispensado quando o estabelecimento utilizar sistema eletrônico de processamento de dados somente para a escrituração de livro fiscal.

(§ 3º do art. 5º do Anexo 7 do RICMS/SC)

3.2.2 - Contribuintes do IPI

O contribuinte do IPI deverá manter arquivadas em meio magnético as informações a nível de item de acordo com a classificação fiscal, conforme dispuser a legislação específica desse imposto.

(§ 2º do art. 5º do Anexo 7 do RICMS/SC)

3.2.3 - Documentos Não Emitidos Pelo Sistema

Ao estabelecimento que requerer autorização para emissão de documento fiscal por sistema eletrônico de processamento de dados será concedido o prazo de 6 (seis) meses, contado da data da autorização, para adequar-se às exigências descritas no tópico 3.2, relativamente aos documentos que não forem emitidos pelo sistema.

(Art. 6º do Anexo 7 do RICMS/SC)

4. REMESSA DO ARQUIVO MAGNÉTICO À SECRETARIA DE FAZENDA DESTE ESTADO

O contribuinte deverá fornecer arquivo eletrônico contendo as informações previstas no tópico 3.2, atendendo às especificações técnicas descritas no Manual de Orientação vigentes na data de entrega do arquivo.

A Portaria SF nº 378/99 aprovou o manual de orientação e os formulários, listagens e os modelos de livros fiscais.

O arquivo eletrônico será encaminhado à Secretária de Fazenda do Estado com as informações:

a) pelo contribuinte estabelecido neste Estado, até o dia 25 do primeiro mês de cada trimestre civil, arquivo eletrônico com registro fiscal das operações e prestações efetuadas no trimestre anterior;

b) pelo contribuinte estabelecido em outra unidade da Federação, até o dia 15 do primeiro mês de cada trimestre civil, arquivo eletrônico, com registro fiscal das operações e prestações destinadas a este Estado, efetuadas no trimestre anterior;

c) pelo exportador e pelo remetente da mercadoria com fim específico de exportação, até o dia 20 do mês subseqüente ao da exportação ou da remessa da mercadoria, respectivamente, arquivo eletrônico com registro fiscal das operações efetuadas no mês anterior.

O encaminhamento do arquivo eletrônico será feito:

a) à Secretaria de Estado da Fazenda através da "Internet", na hipótese do arquivo eletrônico ter tamanho inferior ou igual a 1,5 (um vírgula cinco) megabytes;

b) à Diretoria de Administração Tributária em meio óptico, na hipótese do arquivo eletrônico ter tamanho superior a 1,5 (um vírgula cinco) megabytes.

Considera-se efetivamente entregue o arquivo eletrônico que, depois de verificada a sua consistência, tenha o aceite pela Secretaria de Estado da Fazenda.

(§ 4º do art. 5º; art. 7º e §§ 1º e 6º do Anexo 7 do RICMS/SC)

4.1 - Operações Sujeitas à Substituição Tributária

Quando se tratar de operações sujeitas ao regime de substituição tributária, promovida por contribuinte estabelecido em outra unidade da Federação, o arquivo eletrônico previsto no Anexo 3, art. 37, substitui o previsto no tópico 4.

(§ 3º do art. 7º do Anexo 7 do RICMS/SC)

4.2 - Mercadoria Não Entregue ao Destinatário

Sempre que informada uma operação em arquivo e por qualquer motivo a mercadoria não for entregue ao destinatário, far-se-á geração de arquivo eletrônico esclarecendo o fato, que será remetido juntamente com o relativo ao mês em que se verificar a ocorrência.

Na geração do arquivo eletrônico será utilizado o código de finalidade "5", previsto no item 09.1.3 do Manual de Orientação.

(§§ 4º e 5º do art. 7º do Anexo 7 do RICMS/SC)

4.3 - Subcontratação e Redespacho

Não deverão constar do arquivo os Conhecimentos emitidos em função de redespacho ou subcontratação.

(§ 7º do art. 7º do Anexo 7 do RICMS/SC)

5. REMESSA DO ARQUIVO MAGNÉTICO A OUTRAS UNIDADES DA FEDERAÇÃO

O disposto no tópico 3.2 aplica-se aos contribuintes catarinenses em relação às operações com destino a outras unidades da Federação, conforme dispuser sua legislação.

O Convênio ICMS nº 69/02 determina que o contribuinte, usuário do sistema de processamento de dados, remeterá às Secretarias de Fazenda, Finanças ou Tributação das unidades da Federação, até o dia quinze (15), arquivo magnético, com registro fiscal, das operações e prestações interestaduais efetuadas no mês anterior.

Portanto, os contribuintes localizados no Estado de Santa Catarina deverão efetuar a entrega mensal do arquivo ele-trônico diretamente às demais unidades federadas.

(§ 2º do art. 7º do Anexo 7 do RICMS/SC)

Fundamentos Legais: Os citados no texto.