LIVROS FISCAIS
Considerações Gerais

Sumário

1. INTRODUÇÃO

O estabelecimento inscrito no Cadastro de Contribuintes do ICMS deve observar a legislação quanto ao cumprimento das obrigações acessórias. Dentre estas a legislação determina a obrigatoriedade da utilização de Livros Fiscais para escrituração dos documentos fiscais, sejam estes de entradas, de saídas ou de prestação de serviços e demais atos pertinentes. Cada contribuinte deverá manter em seu estabelecimento os Livros Fiscais conforme suas operações e/ou prestações.

A utilização e as disposições comuns aos Livros Fiscais, objeto desta matéria, são tratadas nos artigos 213 e 224 a 235, respectivamente, do Regulamento do ICMS de São Paulo, Decreto nº 45.490/2000.

Vejamos, a seguir, quais são os Livros Fiscais exigidos pela legislação para os contribuintes do ICMS e também os procedimentos quanto à utilização, à escrituração, à guarda, etc.

Nota: O procedimento a ser adotado pelo contribuinte no caso de ocorrências com os Livros Fiscais foi tratado no Bol. INFORMARE nº 31/2002, deste caderno.

2. UTILIZAÇÃO

Salvo disposição em contrário, o contribuinte deverá manter, em cada estabelecimento, conforme as operações ou prestações que realizar, os seguintes Livros Fiscais:

a) Registro de Entradas, modelo 1;

b) Registro de Entradas, modelo 1-A;

c) Registro de Saídas, modelo 2;

d) Registro de Saídas, modelo 2-A;

e) Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3;

f) Registro do Selo Especial de Controle, modelo 4;

g) Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5;

h) Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;

i) Registro de Inventário, modelo 7;

j) Registro de Apuração do IPI, modelo 8;

l) Registro de Apuração do ICMS, modelo 9;

m) Livro de Movimentação de Combustíveis - LMC;

n) Livro de Movimentação de Produtos - LMP.

Os Livros Fiscais obedecerão aos modelos contidos no Anexo/Modelos do RICMS/SP.

O livro Registro de Entradas, modelo 1, e o Registro de Saídas, modelo 2, serão utilizados por contribuinte sujeito, simultaneamente, à legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados e à do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços.

O livro Registro de Entradas, modelo 1-A, e o Registro de Saídas, modelo 2-A, serão utilizados por contribuinte sujeito apenas à legislação do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços.

O livro Registro de Controle da Produção e do Estoque será utilizado por estabelecimento industrial ou a ele equiparado pela legislação federal, e por atacadista, podendo, a critério do Fisco, ser exigido de estabelecimento de contribuinte de outro setor, com as adaptações necessárias.

O livro Registro do Selo Especial de Controle será utilizado nas hipóteses previstas na legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados.

O livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais será utilizado por estabelecimento que confeccionar impressos de documentos fiscais para terceiro ou para uso próprio.

O livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências será utilizado por todos os estabelecimentos.

O livro Registro de Inventário será utilizado por todos os estabelecimentos.

O livro Registro de Apuração do IPI será utilizado por estabelecimento industrial ou a ele equiparado, contribuinte do Imposto sobre Produtos Industrializados.

O livro Registro de Apuração do ICMS será utilizado por todo estabelecimento inscrito como contribuinte do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços.

Nos livros fiscais, aqui elencados, o contribuinte poderá acrescentar outras indicações de seu interesse, desde que não lhes prejudiquem a clareza.

A obrigatoriedade de utilização dos Livros Fiscais não se aplica aos produtores, salvo quanto ao livro Registro de Entradas, em hipótese e forma estabelecidas pela Secretaria da Fazenda.

O Livro de Movimentação de Combustíveis - LMC - será escriturado diariamente por posto revendedor de combustíveis, observada a legislação federal específica, sem prejuízo de eventuais normas complementares expedidas pela Secretaria da Fazenda.

O Livro de Movimentação de Produtos - LMP - será escriturado diariamente pelo Transportador Revendedor Retalhista - TRR - e pelo Transportador Revendedor Retalhista na Navegação Interior - TRRNI, e destina-se ao registro dos estoques e das movimentações de compra e venda de óleo diesel, querosene iluminante e óleos combustíveis, de acordo com o modelo estabelecido e os termos da legislação federal específica, sem prejuízo de eventuais normas complementares expedidas pela Secretaria da Fazenda.

3. IMPRESSÃO E NUMERAÇÃO

Os Livros Fiscais serão impressos e terão folhas numeradas tipograficamente em ordem crescente, costuradas e encadernadas, de forma a impedir sua substituição.

4. TERMOS DE ABERTURA E ENCERRAMENTO

O livro terá termos de abertura e de encerramento, lavrados e assinados pelo contribuinte, termos esses de cuja ocorrência se fará assentamento no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, consignando-se o respectivo número de ordem e data do evento.

4.1 - Modelo do Termo de Abertura/Encerramento

TERMO DE ABERTURA DE LIVRO FISCAL

REGISTRO DE _______________________ (MODELO _________________________________________________)
Nº de ordem _____________________________________
Contém este livro ______(_________________________) folhas numeradas tipograficamente, do nº ___________ ao nº _____________ e servirá para o lançamento das operações próprias do estabelecimento do contribuinte abaixo identificado.

Nome_________________________________________ Endereço ______________________________________ Nº__________, andar________ sala/conj._____________ Bairro__________________________________________ Município__________________ Estado________________ Inscrição Estadual nº______________________________ CNPJ____________________________________________
____________________,_____de_____________de________.

_________________________________________________
(assinatura do contribuinte ou seu representante legal)

QUANTO À ÚLTIMA PÁGINA, CONSTARÁ APENAS O QUE SEGUE:

REGISTRO DE________________________________ (MODELO_______________________________________)
Nº de Ordem Último lançamento efetuado em___________.

5. VISTO AUTENTICADOR

Poderá a Secretaria da Fazenda disciplinar a aposição de visto autenticador nos Livros Fiscais no momento de sua apresentação à fiscalização, em qualquer situação prevista na legislação ou para atendimento de exigência fiscal.

A Portaria CAT nº 39/2000 dispõe que a utilização dos Livros Fiscais independerá de visto prévio, devendo ser objeto da lavratura de termo circunstanciado no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6.

O visto fiscal nos livros adotados pelo contribuinte será aposto pelo Fisco quando do primeiro comparecimento ao estabelecimento a que pertencerem, sendo obrigatória a sua requisição para esse fim.

Na ocasião da aposição do primeiro visto, o Fisco se certificará de que o termo circunstanciado no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, foi devidamente registrado pelo contribuinte, suprindo sua emissão em caso negativo.

6. ESCRITURAÇÃO

A pessoa inscrita no Cadastro de Contribuintes deverá manter escrituração fiscal, ainda que efetue, unicamente, operações ou prestações não sujeitas ao imposto.

A escrituração dos Livros Fiscais será feita à tinta, com clareza, não podendo atrasar-se por mais de 5 (cinco) dias, ressalvada a escrituração daqueles para os quais forem atribuídos prazos especiais.

Os livros não poderão conter emendas ou rasuras.

6.1 - Sistema de Processamento de Dados ou Processo Mecanizado

Poderá o contribuinte efetuar a escrituração dos Livros Fiscais por processo mecanizado ou por sistema eletrônico de processamento de dados, observadas as disposições dos artigos 249 e 250, do RICMS/SP e da Portaria CAT nº 32/1996.

7. RECONSTITUIÇÃO DA ESCRITA FISCAL

A escrita fiscal somente será reconstituída quando, evidenciada a impossibilidade ou a inconveniência de saneá-la por meio de registros corretivos, for:

a) autorizada pelo Fisco, a requerimento do contribuinte;

b) determinada pelo Fisco.

Em qualquer caso, a reconstituição, que se fará no prazo fixado pela repartição fiscal, não eximirá o contribuinte do cumprimento da obrigação principal e das obrigações acessórias, mesmo em relação ao período em que estiver sendo efetuada.

O débito apurado em decorrência da reconstituição ficará sujeito à atualização monetária e aos acréscimos legais.

8. CONTRIBUINTE QUE MANTIVER MAIS DE UM ESTABELECIMENTO

Salvo disposição em contrário, quando o contribuinte mantiver mais de um estabelecimento, seja filial, sucursal, agência, depósito, fábrica ou outro, fará em cada um deles escrituração em Livros Fiscais distintos, vedada a sua centralização.

9. LOCAL DE GUARDA DOS LIVROS FISCAIS

Sem prévia autorização do Fisco, os Livros Fiscais não poderão ser retirados do estabelecimento, salvo;

a) nos casos expressamente previstos na legislação;

b) para serem levados à repartição fiscal;

c) se permanecerem sob guarda de escritório de profissional contabilista responsável pela escrita fiscal do contribuinte, conforme indicação quando de sua inscrição cadastral, hipótese em que a exibição, quando exigida, será efetuada em local determinado pelo Fisco.

Estando os livros sob guarda do escritório de profissional contabilista observar-se-á o seguinte:

a) o contribuinte deverá lavrar termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências para declarar que os seus Livros Fiscais permanecerão sob guarda do contabilista por ele indicado quando de sua inscrição cadastral;

b) a substituição do profissional contabilista responsável pela escrita fiscal do contribuinte e respectiva alteração cadastral implicará imediata alteração do local para guarda dos livros, devendo o contribuinte refazer o termo previsto na alínea "a";

c) a Secretaria da Fazenda, na salvaguarda dos seus interesses, poderá limitar, no todo ou em parte, em relação a determinado contribuinte, o exercício da faculdade quanto à guarda dos Livros Fiscais no escritório de profissional contabilista.

Presumir-se-á retirado do estabelecimento o livro não exibido ao Fisco quando solicitado.

10. TEMPO DE GUARDA DOS LIVROS FISCAIS

Os Livros Fiscais serão conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da data do seu encerramento, e quando contiverem escrituração relativa a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo.

Em caso de dissolução de sociedade, observado o prazo fixado, serão atendidas, quanto aos Livros Fiscais, as normas que regulam, nas leis comerciais, a guarda e conservação dos livros de escrituração.

11. CESSAÇÃO DA ATIVIDADE

O contribuinte fica obrigado a apresentar os Livros Fiscais à repartição fiscal competente dentro de 30 (trinta) dias, contados da data da cessação da atividade para cujo exercício estiver inscrito, a fim de serem lavrados os termos de encerramento da atividade.

Após a devolução dos livros pelo Fisco Estadual, o contribuinte os encaminhará ao Fisco Federal, nos termos da legislação própria.

12. FUSÃO, INCORPORAÇÃO, TRANSFORMAÇÃO, CISÃO OU AQUISIÇÃO DE SOCIEDADES

Na hipótese de fusão, incorporação, transformação, cisão ou aquisição, o novo titular do estabelecimento deverá comunicar à Secretaria da Fazenda, na forma por ela estabelecida, até o último dia útil do mês subseqüente ao da ocorrência, a transferência, para o seu nome, dos livros fiscais em uso, assumindo a responsabilidade por sua guarda, conservação e exibição ao Fisco.

É permitida a adoção de livros novos em substituição aos que se encontram em uso.

O novo titular assumirá, também, a responsabilidade pela guarda, conservação e exibição ao Fisco dos Livros Fiscais já encerrados, pertencentes ao estabelecimento, bem como dos substituídos se for o caso.

13. DISPOSIÇÕES GERAIS

A disciplina aqui tratada, aplica-se, salvo disposição em contrário, a quaisquer outros livros de uso do contribuinte, relacionados com o imposto, inclusive livros copiadores.

A critério da Secretaria da Fazenda, poderá ser estabelecida disciplina complementar para escrituração dos Livros Fiscais, ainda que decorrente de adaptação dos modelos existentes.

Fundamentos Legais: Os citados no texto.