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SISTEMA ELETRÔNICO DE
PROCESSAMENTO DE DADOS
Pedido de Uso, de Alteração e de Desistência de Uso
Sumário
1. INTRODUÇÃO
Os contribuintes interessados em utilizar sistema eletrônico de processamento de dados para escrituração dos livros e para emissão dos documentos deverão obter, junto a suas repartições fiscais, a devida autorização para o seu uso, bem como formalizar a alteração ou a desistência de seu uso no momento da ocorrência. O presente texto tem por objeto a relação dos documentos e as informações necessárias que são exigidas nos respectivos requerimentos, previstos na legislação correspondente.
2. SISTEMA ELETRÔNICO DE PROCESSAMENTO DE DADOS
O artigo 2º do Livro VII do RICMS/RJ (Decreto nº 27.427/2000) determina que o uso, alteração do uso ou desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados, para emissão de documento fiscal ou escrituração de livro fiscal, deve ser solicitado à repartição fiscal de circunscrição do estabelecimento interessado, em requerimento preenchido no formulário "Pedido/Comunicação de Uso de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados", anexo, em 4 (quatro) vias, contendo as seguintes informações:
- motivo do preenchimento;
- identificação do contribuinte;
- código do documento fiscal objeto do requerimento;
- livro objeto do requerimento;
- unidade de processamento de dados;
- configuração dos equipamentos;
- identificação e assinatura do declarante.
2.1 - Instruções Para Preenchimento do Formulário Pedido/Comunicação
O formulário de pedido de uso deve ser preenchido conforme instruções contidas no Manual de Orientação do Anexo II do RICMS/RJ mencionado. O referido formulário contém os seguintes campos para preenchimento:
- Quadro I - Motivo do preenchimento
- campo 01 - Pedido/Comunicação de:
- Item 1 - Uso - assinalar com "x" o pedido inicial de autorização para uso do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de livros fiscais;
- Item 2 - Alteração de uso - assinalar com "x" quando se tratar de alteração referente a quaisquer das informações de pedido anterior. Este pedido deve conter, além das alterações, as demais informações relativas ao uso do sistema eletrônico de processamento de dados, de modo que este documento reflita a situação atual proposta pelo usuário.
- Item 3 - Recadastramento - assinalar com "x" no caso de novo cadastramento, quando exigido pelo Fisco.
- Item 4 - Cessação de uso a pedido - assinalar com "x" numa das seguintes situações:
a) cessação total, quando deverão ser preenchidos os campos de 04 a 06 e 24 a 28;
b) cessação parcial referente a livros ou documentos específicos, quando deverão ser preenchidos os campos de 04 a 06, 07 e/ou 08, conforme o caso, e os campos 24 a 28.
- Item 5 - Cessação de uso de ofício (uso exclusivo do Fisco) - assinalar com "x" numa das seguintes situações:
a) cessação total, quando deverão ser preenchidos os campos de 04 a 06;
b) cessação parcial referente a livros ou documentos específicos, quando deverão ser preenchidos os campos de 04 a 06, 07 e/ou 08, conforme o caso.
- campo 02 - Processamento - para uso da repartição fazendária.
- campo 03 - Carimbo de inscrição estadual - apor carimbo de inscrição estadual.
- Quadro II - Identificação do usuário
- campo 04 - Número da inscrição estadual - preencher com o número da inscrição estadual do estabelecimento no cadastro de contribuintes do ICMS.
- campo 05 - Número do CNPJ - preencher com o número da inscrição do estabelecimento no Cadastro Geral de Contribuintes do Ministério da Fazenda.
- campo 06 - Nome comercial (razão social/denominação) - preencher com o nome comercial (razão social/denominação) do estabelecimento. Evitar abreviaturas.
- Quadro III - Livros e/ou documentos fiscais emitidos por sistema eletrônico de processamento de dados.
- campo 07 - Códigos dos documentos fiscais - preencher com os códigos dos documentos fiscais, conforme tabela abaixo:
Tabela de modelos de documentos fiscais
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Código |
Modelo |
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24 |
Autorização de Carregamento e Transporte, modelo 24 |
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14 |
Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14 |
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15 |
Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15 |
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16 |
Bilhete de Passagem Ferroviário, modelo 16 |
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13 |
Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13 |
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10 |
Conhecimento Aéreo, modelo 10 |
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11 |
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11 |
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09 |
Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9 |
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08 |
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8 |
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17 |
Despacho de Transporte, modelo 17 |
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25 |
Manifesto de Carga, modelo 25 |
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01 |
Nota Fiscal, modelo 1 |
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06 |
Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6 |
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03 |
Nota Fiscal de Entrada, modelo 3 |
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21 |
Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21 |
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04 |
Nota Fiscal de Produtor, modelo 4 |
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22 |
Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22 |
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07 |
Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7 |
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02 |
Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 02 |
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20 |
Ordem de Coleta de Carga, modelo 20 |
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18 |
Resumo Movimento Diário, modelo 18 |
- campo 8 - Livros fiscais - assinalar o(s) livro(s) objeto do pedido.
- Quadro IV - Especificações técnicas
Os campos deste quadro deverão ser preenchidos com as especificações técnicas dos equipamentos e programas utilizados para emissão e escrituração por sistema eletrônico de processamento de dados.
- campo 9 - UCP - Fabricante/modelo - indicar o fabricante e o modelo da unidade central de processamento, utilizando, se necessário, o verso do formulário.
- campo 10 - Sistema operacional - indicar o sistema operacional e seu número de versão.
- campo 11 - Meios magnéticos disponíveis - assinalar com "x" o meio magnético de apresentação do registro fiscal.
- campo 12 - Linguagem de programação - indicar a linguagem em que foram codificados os programas.
- campo 13 - Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados (SGBD) - indicar o gerenciador do banco de dados, ou seja, o conjunto de rotinas que administra o banco de dados, se houver.
- Quadro V - Identificação do estabelecimento onde se localiza a UCP
- campo 14 - Número de inscrição estadual/municipal - preencher com o número da inscrição estadual ou, no caso de este inexistir, com o número de inscrição municipal do estabelecimento onde se encontra a unidade central de processamento, precedido da letra M.
- campo 15 - Número de inscrição no CNPJ - preencher com o número de inscrição no CNPJ do estabelecimento onde se encontra a unidade central de processamento.
- campo 16 - Nome comercial (razão social/denominação) - indicar o nome comercial (razão social/denominação) do estabelecimento onde se encontra a unidade central de processamento. Evitar abreviaturas.
- campos 17 a 23 - Endereço e telefone do estabelecimento - preencher com tipo, título e nome do logradouro, número, complemento, município, unidade da Federação, CEP do endereço do estabelecimento onde se encontra a unidade central de processamento e o número do telefone.
- Quadro VI - Responsável pelas informações
- campo 24 - Nome do signatário - indicar o nome da pessoa que, representando a empresa requerente/declarante, assinar o pedido de comunicação;
- campo 25 - Telefone/fax - preencher com o número de telefone do estabelecimento para contatos sobre processamento de dados;
- campo 26 - Cargo na empresa - preencher com o nome do cargo ocupado pelo signatário na empresa;
- campo 27 - CPF/número de identidade - preencher com o número de inscrição no cadastro de pessoas físicas - CPF/MF ou da carteira de identidade do signatário;
- campo 28 - Data e assinatura - preencher a data e apor a assinatura;
- Quadro VII - Para uso da repartição fazendária
- campos 29 a 31 - Para uso da repartição fazendária - não preencher, uso da repartição fazendária;
- campo 32 - Visto/carimbo da Receita Federal - não preencher, uso da Secretaria da Receita Federal.
Obs.: É permitida a emissão de documentos fiscais fora do local que promover a operação ou prestação, devendo ser indicada esta circunstância no Quadro V, campos 14 a 23, do Pedido/Comunicação de Uso de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados.
2.2 - Documentação Necessária
O pedido de uso ou de alteração deve ser instruído com:
- os modelos dos documentos e livros fiscais a serem emitidos ou escriturados pelo sistema;
- comprovante de pagamento da taxa de serviços estaduais;
- declaração contendo nome, CNPJ ou CPF e endereço do responsável pelo programa aplicativo, garantindo a conformidade deste à legislação vigente e assumindo responsabilidade solidária pelo seu uso indevido, admitida cópia autenticada;
- declaração do contribuinte de conhecimento das
obrigações decorrentes do uso do sistema eletrônico de processamento de dados.
Obs.: De acordo com as regras para formulação do requerimento impostas pelo Convênio
ICMS nº 57/1995 que disciplina o uso do sistema eletrônico de processamento de dados por
contribuintes do ICMS, a declaração do contribuinte deve ser conjunta a do responsável
pelos programas aplicativos, garantindo a conformidade destes à legislação vigente
(parágrafo 1º da cláusula segunda).
2.3 - Destinação Das Vias
As vias do requerimento têm a seguinte destinação:
1 - a original e outra via serão retidas pelo Fisco;
2 - uma via será devolvida ao requerente para ser por ele entregue à Divisão de Tecnologia e Informações da Delegacia da Receita Federal a que estiver subordinado;
3 - uma via será devolvida ao requerente para servir como comprovante da autorização.
2.4 - Utilização de Serviços de Terceiros
O contribuinte que se utilizar de serviços de terceiros deve prestar no pedido de uso as informações ali enumeradas relativamente ao prestador do serviço, apresentando contrato específico e garantindo a entrega das informações relativas às condições para utilização do sistema previstas na legislação pertinente.
2.5 - Prazos
O pedido de uso ou de alteração ou de desistência de uso será deferido pelo chefe da repartição fiscal de circunscrição ou por aquele a quem ele delegar competência. O prazo para apreciação do pedido pelo Fisco, desde que atendidos os requisitos exigidos, é de até 30 (trinta) dias. Já solicitação de alteração e a comunicação de desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados deve ser apresentada ao Fisco com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.
3. MODELO DO FORMULÁRIO PARA PEDIDO/COMUNICAÇÃO DE USO DE SISTEMA ELETRÔNICO DE PROCESSAMENTO DE DADO
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