ARQUIVO MAGNÉTICO
Manutenção no Estabelecimento e Remessa Mensal ao Fisco
Sumário
1. INTRODUÇÃO
A manutenção no estabelecimento e a remessa mensal de Arquivo Magnético ao Fisco são obrigações acessórias que devem ser observadas por todos os contribuintes do ICMS que utilizam sistema de processamento de dados para a escrituração de livros e emissão de documentos fiscais.
Estas obrigações estão contidas nos artigos 361 e 361-A do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 5.141/2001.
2. MANUTENÇÃO NO ESTABELECIMENTO
Todos os contribuintes do ICMS, inclusive aqueles enquadrados no Regime Fiscal das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte, que utilizem equipamento (inclusive ECF) para a emissão de documentos fiscais e/ou escrituração dos livros fiscais, com condições de gerar Arquivo Magnético ou equivalente, ou seja, que utilizem, no mínimo, computador e impressora para a emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de livros fiscais, estão obrigados a manter um Arquivo Magnético que contemple a totalidade das operações e prestações efetuadas e tomadas no exercício de apuração em seu estabelecimento.
Os contribuintes que não possuem sistema eletrônico de processamento de dados próprio, porém, utilizem serviços de terceiros com essa finalidade (escritório de contabilidade), também estão obrigados a manter o referido Arquivo Magnético.
Estão dispensados desta obrigação acessória os contribuintes que, embora utilizem Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF com condições de gerar Arquivo Magnético, por si ou quando conectado a outro computador, não escriturem os livros fiscais por sistema de processamento de dados.
2.1 - Local de Armazenamento
O sistema de processamento de dados para emissão e escrituração de documentos e livros fiscais, o sistema de retaguarda de ECF e a totalidade dos seus respectivos dados e arquivos deverão ser armazenados e mantidos no estabelecimento autorizado para o uso desses sistemas, sendo permitida a replicação dos dados para local diverso.
Em caso de uso de sistema integrado e interligado em tempo real entre estabelecimentos autorizados para uso de sistemas, a referida armazenagem e manutenção poderá ser centralizada em um único estabelecimento inscrito e localizado no território paranaense.
2.2 - Prazo de Conservação
O Arquivo Magnético deve ser conservado até que ocorra a prescrição dos débitos tributários decorrentes das operações e prestações a que se refira.
O direito de a Fazenda Pública Estadual constituir o débito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos contados:
a) do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;
b) da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anterior-mente efetuado;
c) caso o contribuinte seja notificado pelo Fisco, antes do início das contagens citadas anteriormente, este prazo de 5 (cinco) anos iniciará na data em que tenha recebido a referida notificação.
3. REMESSA MENSAL AO FISCO
Os contribuintes usuários de sistema de processamento de dados, além do Arquivo Magnético que deverá manter no estabelecimento, devem remeter à Secretaria de Fazenda do Estado, até o dia quinze de cada mês, um Arquivo Magnético com registro fiscal da totalidade das operações e prestações efetuadas no mês anterior.
3.1 - Operações e Prestações Interestaduais
O contribuinte paranaense deve remeter à Secretaria de Fazenda, Finanças e Tributação de cada Estado, até o dia quinze de cada mês, um Arquivo Magnético contendo as operações e prestações efetivadas no mês anterior, com contribuintes localizados naqueles Estados.
Porém, o contribuinte que remeter ao Fisco Paranaense o Arquivo Magnético contendo todas as operações e prestações realizadas no período, fica dispensado da remessa deste às demais unidades federadas.
3.2 - Programa Validador
O arquivo deverá ser submetido, previamente, ao programa validador, fornecido pelo Fisco, para verificação da sua consistência.
O software validador do Fisco Paranaense, denominado "ValidaPR", está disponibilizado no site www.pr.gov.br/sefa.
O validador dos demais Estados está disponibilizado no site www.sintegra.gov.br.
3.3 - Formas de Encaminhamento do Arquivo
Após a validação do Arquivo Magnético, o programa irá gerar um arquivo tipo mídia, específico para entrega ao Fisco Paranaense, podendo este ser enviado pela Internet, por meio do próprio programa validador "ValidaPR", através da opção "Transmitir Mídia Via Internet".
Não sendo possível o envio via Internet, o contribuinte poderá copiar a mídia gerada pelo programa para meio removível (disquete, CD-ROM ou ZIP-DISK), entregando a mesma em sua Agência de Rendas.
3.4 - Mercadoria Não Entregue
Sempre que, em relação a uma operação registrada em arquivo, por qualquer motivo, ocorrer posterior retorno da mercadoria por não ter sido entregue ao destinatário, deverá ser gerado um arquivo esclarecendo o fato, que será remetido juntamente com o relativo ao mês em que se verificar esta ocorrência.
3.5 - Redespacho e Subcontratação de Serviço de Transporte
As prestadoras de serviços de transporte não deverão consignar em seus Arquivos Magnéticos os conhecimentos de transporte emitidos em função de redespacho ou subcontratação de serviço de transporte.
4. GRAU DE DETALHAMENTO DO ARQUIVO MAGNÉTICO
O Arquivo Magnético deverá conter o seguinte grau de detalhamento:
a) por totais de documento fiscal e por item de mercadoria (classificação fiscal), quando se tratar de Nota Fiscal, modelos 1 e 1-A;
Nota: É dispensado o registro fiscal por item de mercadoria, caso o estabelecimento utilize sistema eletrônico de processamento de dados somente para a escrituração de livro fiscal, ou seja, a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, seja emitida por outro meio, exceto por processamento eletrônico de dados.
b) por totais de documento fiscal, quando se tratar de Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica (modelo 6), Nota Fiscal de Serviço de Transporte (modelo 7), Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (modelo 8), Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (modelo 9), Conhecimento Aéreo (modelo 10), Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas (modelo 11), Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (modelo 21), Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações (modelo 22);
c) por total diário, por equipamento, quando se tratar de documento emitido por ECF;
d) por total mensal por item de mercadoria e serviços contidos nos cupons fiscais emitidos por ECF;
Nota: O registro fiscal por item de mercadoria fica dispensado quando o estabelecimento utilizar sistema eletrônico de processamento de dados apenas para a escrituração dos livros fiscais.
e) por item contido no livro Registro de Inventário;
Nota: O registro fiscal por item de mercadoria no livro Registro de Inventário fica dispensado quando o estabelecimento utilizar sistema eletrônico de processamento de dados somente para a escrituração de livro fiscal.
f) por total diário, por espécie de documento fiscal, nos demais casos.
5. FISCALIZAÇÃO - PRAZO PARA ENTREGA DO ARQUIVO
O contribuinte deverá fornecer ao agente fiscal, quando exigido, o Arquivo Magnético com o total das operações e prestações incorridas no exercício, no prazo de cinco dias, contados da data desta exigência.
O Arquivo Magnético deverá ser submetido, previamente, ao programa validador, fornecido pelo Fisco, para verificação da sua consistência.
6. PENALIDADES
O contribuinte que, devidamente notificado, não apresentar no prazo de cinco dias os arquivos, respectivos registros ou sistemas aplicativos em meios magnéticos será penalizado com a multa de 6 (seis) UPF/PR, por dia de atraso, até o máximo de 90 (noventa) UPF/PR.
Ao contribuinte que apresentar os arquivos e respectivos registros em meios magnéticos em desacordo com a legislação será multado em 0,5% (meio por cento) do valor das operações ou prestações do período.
Já ao contribuinte que omitir ou prestar incorretamente as informações em meios magnéticos, a multa será de 5% (cinco por cento) do valor das operações ou prestações do período.
7. MANUAL DE ELABORAÇÃO DO ARQUIVO MAGNÉTICO
O manual de elaboração do Arquivo Magnético a ser observado pelos contribuintes usuários de sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de livros fiscais está contido no Anexo VI do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 5.141/2001.
Fundamentos Legais: Os citados no texto.