ARQUIVO MAGNÉTICO
Procedimentos

Sumário

1. INTRODUÇÃO

O contribuinte estabelecido em Goiás, usuário de sistema eletrônico para emissão de documento fiscal ou escrituração de livro fiscal, deve remeter à delegacia fiscal mais próxima de seu estabelecimento, arquivo magnético de todas as operações efetuadas no mês. Veja a seguir suas principais características conforme dispõe a legislação estadual.

2. CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS

O contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados fica obrigado a manter, pelo prazo decadencial do ICMS previsto na legislação tributária, as informações atinentes ao registro fiscal dos documentos recebidos ou emitidos por qualquer meio, referente à totalidade das operações de entrada e de saída e das aquisições e prestações realizadas no exercício de apuração, na forma estabelecida no anexo X do Decreto 4.852/1997 (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusula quinta):

I - por totais de documento fiscal e por item de mercadoria (classificação fiscal), quando se tratar de Nota Fiscal, modelos 1 e 1-A (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusula quinta, I);

II - por totais de documento fiscal, quando se tratar de (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusula quinta, II):

a) Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6;

b) Nota Fiscal de Serviços de Transporte, modelo 7;

c) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;

d) Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;

e) Conhecimento Aéreo, modelo 10;

f) Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;

g) Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;

h) Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22;

III - por total diário (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusula quinta, III e IV):

a) por equipamento, quando se tratar de cupom fiscal ECF, nas saídas;

b) por espécie de documento fiscal, nos demais casos.

O disposto neste artigo também se aplica aos documentos fiscais nele mencionados, ainda que não emitidos por sistema eletrônico de processamento de dados.

O contribuinte do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI - deve manter arquivadas em meio magnético as informações a nível de item (classificação fiscal), conforme dispuser a legislação específica desse imposto.

Ato do Secretário da Fazenda pode:

I - estabelecer que o arquivamento das informações em meio magnético a nível de item (classificação fiscal) seja estendido para o cupom fiscal emitido pelo ECF, os dados do livro Registro de Inventários e para os outros documentos fiscais (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusula quinta, § 3º);

II - dispensar o depósito fechado e a pequena e microempresa das condições impostas nesta subseção (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusula sétima).

Ao estabelecimento que requerer autorização para emissão de documento fiscal por sistema eletrônico de processamento de dados fica concedido o prazo de 6 (seis) meses, contado da data da autorização, para adequar-se às exigências relativamente aos documentos que não forem emitidos pelo sistema (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusula sexta).

3. DISPENSA DE ARQUIVO MAGNÉTICO POR ITENS

O registro fiscal por item de mercadoria de que trata o inciso I do item 2 fica dispensado quando o estabelecimento utilizar sistema eletrônico de processamento de dados somente para a escrituração de livro fiscal (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusula quinta, § 4º).

O contribuinte deve fornecer, nas situações estabelecidas, arquivo magnético contendo as informações previstas, atendendo às especificações técnicas descritas no Manual de Orientação vigentes na data de entrega do arquivo (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusula quinta, § 5º).

4. PRAZO DE ENTREGA DE ARQUIVO

O contribuinte usuário de sistema eletrônico estabelecido neste Estado e o contribuinte usuário do sistema para emissão de documentos fiscais estabelecido em outra unidade federada, devem remeter à Secretaria da Fazenda do Estado de Goiás, até o dia 15 (quinze) de cada mês, arquivo magnético, com registro fiscal, das operações efetuadas no mês anterior (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusula oitava).

5. SITUAÇÕES ESPECIAIS

Sempre que for informada uma operação em arquivo e por qualquer motivo a mercadoria não for entregue ao destinatário, deve ser feita geração de arquivo esclarecendo o fato com o código de finalidade '5' (item 09.1.3 do Manual de Orientação), a ser remetido juntamente com o arquivo magnético relativo ao mês em que se verificar a ocorrência.

O arquivo remetido a Goiás deve restringir-se aos destinatários localizados em seu território, quando o contribuinte usuário do sistema for estabelecido em outra unidade federada.

O arquivo magnético deve ser previamente consistido por programa validador fornecido pela Secretaria da Fazenda.

6. DISPENSA DO ARQUIVO MAGNÉTICO

O contribuinte usuário de sistema eletrônico estabelecido neste Estado fica dispensado da remessa do arquivo magnético, com registro fiscal das respectivas operações destinadas a outras unidades federadas, desde que haja efetiva entrega do arquivo magnético com registro fiscal das operações à Secretaria da Fazenda do Estado de Goiás.

A Secretaria da Fazenda do Estado de Goiás deve:

I - providenciar a imediata disponibilização dos arquivos magnéticos à unidade federada de destino;

II - informar, às Unidades Estaduais de Enlace/Sintegra das demais unidades federadas, sobre a dispensa do cumprimento da obrigatoriedade.

7. CONHECIMENTO DE TRANSPORTE - ARQUIVO MAGNÉTICO

Na hipótese de emissão por sistema eletrônico de processamento de dados de conhecimento de transporte rodoviário de cargas, aquaviário de cargas e aéreo, o contribuinte, estabelecido nesta ou em outra unidade federada, em substituição à via adicional para controle do Fisco de destino prevista no art. 194 do RCTE/GO, deve remeter à Secretaria da Fazenda, até o dia 15 (quinze) de cada mês, arquivo magnético das prestações efetuadas no mês anterior (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusulas oitava e décima).

O arquivo remetido a Goiás deve restringir-se aos destinatários localizados em seu território, quando o contribuinte usuário do sistema for estabelecido em outra unidade federada.

O arquivo magnético deve ser previamente consistido por programa validador fornecido pela Secretaria da Fazenda.

Não deve constar do arquivo conhecimento emitido em função e redespacho ou subcontratação.

Ato do Secretário da Fazenda pode estabelecer periodicidade diferente para a remessa de arquivo magnético em relação a todas prestações efetuadas por usuário do sistema eletrônico de processamento de dados estabelecido em Goiás (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusula trigésima primeira).

8. CÓDIGOS

É facultada a utilização de códigos (Convênio ICMS nº 57/1995, cláusula vigésima sexta):

I - de emitentes - para os lançamentos nos formulários constitutivos do livro Registro de Entradas, elaborando-se Lista de Códigos de Emitentes, conforme modelo constante do Apêndice IX, Anexo X do RCTE, que deve ser mantida em todos os estabelecimentos usuários do sistema;

II - de mercadorias - para os lançamentos nos formulários constitutivos dos livros Registro de Inventário e Registro de Controle da Produção e do Estoque, elaborando-se Tabela de Código de Mercadorias, conforme modelo constante do Apêndice X, do anexo X do RCTE, que deve ser mantida em todos os estabelecimentos usuários do sistema.

A lista de códigos de emitentes e a tabela de códigos de mercadorias devem ser encadernadas por exercício, juntamente com cada livro fiscal, contendo apenas os códigos neles utilizados, com observações relativas às alterações, se houver, e respectivas datas de ocorrência.

9. ESTRUTURA DO ARQUIVO MAGNÉTICO

O arquivo magnético compõe-se dos seguintes tipos de registros:

1 - Tipo 10 - Registro mestre do estabelecimento, destinado à identificação do estabelecimento informante;

2 - Tipo 11 - Dados complementares do informante;

3 - Tipo 50 - Registro de total de Nota Fiscal, modelos 1 e 1 A, Nota Fiscal de Entrada, modelo 3, Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6 e Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22, destinados a especificar as informações de totalização do documento fiscal, relativamente ao ICMS. No caso de documentos com mais de uma alíquota do ICMS, deve ser gerado um registro por alíquota; neste caso, o total refere-se à soma das operações da alíquota informada no registro;

4 - Tipo 51 - Registro de total de Nota Fiscal modelos 1 e 1 A e de Nota Fiscal de Entrada, modelo 3, destinado a especificar as informações de totalização do documento fiscal, relativamente ao IPI;

5 - Tipo 53 - Registro de total de documento fiscal, quanto à substituição tributária;

6 - Tipo 54 - Registro de Produto (classificação fiscal);

7 - Tipo 55 - Registro de Guia Nacional de Recolhimento;

8 - Tipo 60 - Registro de Cupom Fiscal PDV, Cupom Fiscal ECF e Cupom Fiscal, destinado a informar as operações ou prestações realizadas com esses documentos;

9 - Tipo 61 - Registro de Autorização de Carregamento e Transporte, modelo 24, Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14, Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15, Bilhete de Passagem Ferroviário, modelo 16, Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13, Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11, Despacho de Transporte, modelo 17, Manifesto de Carga, modelo 25, Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21, Nota Fiscal Simplificada, Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, Nota Fiscal de Produtor, modelo 4, Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, exceto quando emitida por prestador de serviços de transporte ferroviário de cargas, Ordem de Coleta de Carga, modelo 20, e Resumo Movimento Diário, modelo 18, destinado a informar as operações ou prestações realizadas com esses documentos;

10 - Tipo 70 - Registro de total de Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando emitida por prestador de serviços de transporte ferroviário de cargas, de Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8, de Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9, e de Conhecimento Aéreo, modelo 10, destinado a especificar as informações de totalização do documento fiscal, relativamente ao ICMS;

11 - Tipo 71 - Registro de Informações da carga transportada referente a Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8, Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9, e de Conhecimento Aéreo, modelo 10;

12 - Tipo 75 - Registro de Código de Produto e Serviço;

13 - Tipo 90 - Registro de totalização do arquivo, destinado a fornecer dados indicando a quantidade de registros.

Fundamentos Legais: Arts. 5º ao 21 do anexo X do Decreto nº 4.852/1997.