SISTEMA ELETRÔNICO
DE PROCESSAMENTO DE DADOS
Controle de Usuários e Fornecedores
Sumário
1. INTRODUÇÃO
O usuário e o fornecedor de sistema eletrônico de processamento de dados deverão observar as regras pertinentes à emissão e escrituração de documentos fiscais constantes do Convênio ICMS nº 57/95 e no Decreto nº 4.676/2001 - RICMS/ PA.
E, atualmente, deverá observar as regras constantes na Instrução Normativa nº 005/2003, principalmente no que concerne ao cadastramento perante a Secretaria da Fazenda.
2. CONCEITOS BÁSICOS
Para observância das normas vigentes na Instrução Normativa nº 0005/2003, levar-se-á em consideração os seguintes conceitos:
a) usuário de processamento eletrônico de dados ou simplesmente usuário PED - o contribuinte de ICMS autorizado pela Secretaria Executiva de Estado da Fazenda - Sefa a emitir documentos fiscais e/ou a escriturar livros fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados, excluído o contribuinte que emitir documentos fiscais exclusivamente através de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal;
b) sistema fiscal ou simplesmente sistema - o programa ou o conjunto de programas aplicativos destinado à emissão de documentos fiscais, inclusive cupom fiscal, e/ou à escrituração de livros fiscais por processamento de dados;
c) proprietário do sistema ou simplesmente proprietário - a pessoa jurídica detentora dos direitos autorais de um sistema fiscal;
d) fornecedor de sistema ou simplesmente fornecedor - o proprietário do sistema, quando fornece seu produto diretamente ao contribuinte ou a pessoa jurídica que distribui sistema de terceiros e se responsabiliza pelo mesmo perante o usuário;
e) prestador de serviços ou simplesmente terceiro - o contador ou o contabilista ou ainda qualquer pessoa jurídica responsável pelo processamento eletrônico de dados para a emissão de documentos e/ou escrituração fiscal de seus clientes contribuintes;
f) "Menu Emissor PED", rotina integrante do "Módulo Documentário Fiscal" do "Sistema Integrado de Administração Tributária - Siat" - cuja finalidade é o controle informatizado de usuários PED, sistemas fiscais, proprietários e fornecedores de sistema.
3. DOCUMENTOS FISCAIS EMITIDOS PELO SISTEMA ELETRÔNICO DE PROCESSAMENTO DE DADOS
A emissão de documentos fiscais, bem como a escrituração de livros fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados, somente poderá ser feita pelo contribuinte do ICMS do Estado do Pará, quando devidamente autorizada pela Sefa.
Ressalte-se que a simples utilização de computador e impressora para preenchimento de documento fiscal sujeita o contribuinte à observância das disposições contidas no Convênio ICMS nº 57/95, excetuado quando a emissão do mesmo seja realizada, exclusivamente, por meio de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal, hipótese em que serão observadas as normas contidas no Convênio ICMS nº 85/2001.
O contribuinte solicitará a autorização de registro por sistema eletrônico de processamento de dados, segundo sua necessidade e conveniência, dentre os livros fiscais abaixo especificados, ainda que o uso seja somente para um:
- Registro de Entradas;
- Registro de Saídas;
- Registro de Controle da Produção e do Estoque;
- Registro de Inventário;
- Registro de Apuração do ICMS;
- Livro de Movimentação de Combustíveis - LMC.
4. DO PEDIDO, DA ALTERAÇÃO E DA DESISTÊNCIA DE USO DE SISTEMA ELETRÔNICO DE PROCESSAMENTO DE DADOS
O pedido de uso, de alteração
do uso ou de desistência do uso de sistema eletrônico de processamento
de dados para emissão de documentos fiscais e/ou escrituração
de livros fiscais deverá ser encaminhado à repartição
fiscal de circunscrição do estabelecimento interessado, através
do formulário "Pedido/Comunicação de Uso de Sistema
Eletrônico de Processamento de Dados", devidamente preenchido e assinado
pelo representante legal, em 4 (quatro) vias, que terão a seguinte destinação
(art. 4º da Instrução Normativa nº 0005/2003):
- duas vias serão retidas pela repartição fiscal;
- uma via será devolvida ao requerente para servir como comprovante da autorização;
- uma via será devolvida ao requerente para ser, por ele, entregue à Divisão de Tecnologia e Informações da Delegacia da Receita Federal a que estiver subordinado.
A repartição fiscal de circunscrição do estabelecimento interessado deverá apreciar os pedidos de uso, de alteração do uso ou de desistência do uso de sistema eletrônico de processamento de dados até 30 (trinta) dias do recebimento destes, excluído da contagem aqueles necessários à correta instrução do expediente.
4.1 - Documentos Necessários ao Pedido de Uso e Alteração de Uso
Ao pedido de uso e ao pedido de alteração de uso deverão ser anexados os seguintes documentos (art. 5º da Instrução Normativa nº 0005/2003):
- cópia da "Ficha de Cadastro de Fornecedor de Sistema e Termo de Responsabilidade", referente ao fornecedor do sistema a ser utilizado, devidamente aprovada pela autoridade fazendária;
- modelo ou arte gráfica padronizada, do documento fiscal a ser emitido, contendo os dados cadastrais da firma, quando o pedido for para emissão de documentos fiscais;
- modelo dos livros fiscais a serem escriturados, contendo os dados da firma e os respectivos "Termos de Abertura e Encerramento", quando o pedido for para escrituração de livros fiscais;
- declaração conjunta do contribuinte e do fornecedor de sistemas, lavrada de acordo com o modelo em anexo, garantindo a conformidade dos programas aplicativos à legislação vigente;
- cópia do contrato específico firmado entre o contribuinte e o prestador de serviços, na hipótese da utilização de serviços de terceiros, garantindo o acesso do Fisco às instalações, computadores e bancos de dados do referido prestador de serviços, bem como a entrega, quando solicitada, de todas as informações referentes ao sistema, inclusive senhas;
- cópia do comprovante de validação, em nome do estabelecimento solicitante, emitido pelo programa validador fornecido pela Sefa, em sua versão mais atual, de forma a indicar que o arquivo gerado pelo sistema a ser autorizado atende às regras especificadas no Convênio ICMS nº 57, de 28 de junho de 1995.
O uso e a alteração do uso serão autorizados pela autoridade fazendária pertencente ao Grupo Tributação, Arrecadação e Fiscalização - TAF, designada para a análise do processo, condicionados ao atendimento dos seguintes requisitos:
- observância das normas pertinentes e instrução do expediente em conformidade com as mesmas;
- adequação dos documentos fiscais aos modelos previstos no parágrafo único do art. 168 do RICMS-PA e dos livros fiscais aos modelos padronizados anexos ao Convênio ICMS nº 57/95;
- comprovação das informações prestadas, através da realização de visita ao estabelecimento onde funciona ou funcionará o sistema objeto do pedido, quando necessário;
- comprovação da situação "habilitado" para o fornecedor e para o sistema, no Menu Emissor PED do Sistema Siat;
- emissão de parecer fundamentado e conclusivo sobre a procedência ou não do pedido.
A autorização efetiva do pedido de uso feito por empresa com mais de um estabelecimento no Estado do Pará fica condicionada à autorização dos pedidos de uso de todos os estabelecimentos dessa empresa.
Quando a alteração de uso restringir-se apenas à mudança do estabelecimento onde se localiza a UCP (Quadro V do formulário Pedido/Comunicação de Uso de Sistema Eletrônico de Processamento), fica dispensada a anexação dos documentos acima enumerados.
4.2 - Pedido de
Desistência de Uso
Ao pedido de desistência do uso de sistema eletrônico de processamento
de dados deverá ser anexada a cópia do pedido de uso autorizado
pela Sefa.
A desistência do uso de sistema eletrônico de processamento de dados será autorizada pela autoridade fazendária designada para a análise do processo, condicionada ao atendimento dos seguintes requisitos:
- observância da normas pertinentes e instrução do expediente em conformidade com as mesmas;
- constatação de que a autorização de uso ocorreu em momento anterior à efetiva emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de livros fiscais por processamento eletrônico de dados;
- comprovação da remessa nos prazos legais, dos arquivos magnéticos com os registros fiscais das operações e prestações realizadas pelo contribuinte, durante o período da obrigatoriedade;
- comprovação da autenticação dos livros fiscais nos termos estabelecidos para uso de sistema eletrônico de processamento de dados, quando for o caso;
- emissão de parecer fundamentado e conclusivo sobre o atendimento das condições acima.
Na hipótese da constatação de descumprimento de obrigação acessória no decorrer da análise do processo de pedido de desistência, a lavratura do Auto de Infração e Notificação Fiscal - AINF viabilizará a autorização solicitada.
Na hipótese de o pedido de desistência de uso ser encaminhado por estabelecimento pertencente a grupo empresarial, a autorização somente poderá ocorrer nos casos de:
- baixa cadastral do estabelecimento;
- desistência conjunta de todos os estabelecimentos do grupo empresarial sediados no Estado do Pará.
5. PEDIDO DE CADASTRAMENTO DO FORNECEDOR DE SISTEMA
O pedido de cadastramento do fornecedor de sistema previsto no art. 388 do RICMS-PA deverá ser encaminhado a uma das Delegacias Regionais ou Especiais de Grandes Contribuintes e da Substituição Tributária, mediante o formulário "Ficha de Cadastro de Fornecedor de Sistema e Termo de Responsabilidade", devidamente preenchido e assinado pelo representante legal, com firma reconhecida em cartório, em 2 (duas) vias, que terão a seguinte destinação:
- uma via será devolvida ao requerente, imediatamente após a aprovação, para servir como comprovante do cadastramento;
- a outra via será retida pelo Fisco.
6. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS AO CADASTRAMENTO DO FORNECEDOR DO SISTEMA ELETRÔNICO
Ao pedido de cadastramento do fornecedor do sistema deverão ser anexados os seguintes documentos:
- cópia, autenticada em cartório, do Contrato Social da empresa e posteriores alterações;
- cópia, autenticada em cartório, do documento de credenciamento do fornecedor, emitido pelo proprietário do sistema, quando a firma a ser cadastrada for apenas distribuidora;
- procuração pública estabelecendo poderes ao assinante da "Ficha de Cadastro de Fornecedor de Sistema e Termo de Responsabilidade", caso a assinatura seja de pessoa não autorizada pelo contrato social.
Compete às Delegacias Regionais e às Delegacias Especiais de Grandes Contribuintes e da Substituição Tributária a aprovação do cadastro do fornecedor de sistema, quando atendidas as exigências supramencionadas, mediante a aposição do carimbo e assinatura da autoridade fazendária no campo "Para Uso da Repartição Fazendária", nas 2 (duas) vias da "Ficha de Cadastro de Fornecedor de Sistema e Termo de Responsabilidade". Após o cadastramento do fornecedor, a Sefa poderá, a qualquer momento, vistoriar suas instalações, bem como exigir documentos adicionais, para comprovar a veracidade das informações prestadas.
O fornecedor que deixar de prestar as informações sobre sistema de sua responsabilidade, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, a contar da data da notificação fiscal, será considerado "habilitado com restrições" no cadastro de fornecedor de sistema junto a esta Secretaria.
Não será permitido o cadastro de sistema, na hipótese do fornecedor encontrar-se na situação de "habilitado com restrições".
Será cassado o sistema utilizado por usuário PED, sempre que comprovada fraude no mesmo, devendo estes serem notificados, pela repartição fiscal de sua circunscrição, a substituir o sistema em uso, no prazo de 30 (trinta) dias da ciência.
7. RECADASTRAMENTO DO USUÁRIO DO SISTEMA ELETRÔNICO
Os usuários PED deverão,
até 30 de abril de 2003, proceder ao recadastramento de seus pedidos
nesta Secretaria. Para proceder tal recadastramento sendo válidas, para
esse efeito, todas as exigências estabelecidas nos arts. 4º e 5º
da Instrução Normativa nº 005/2003.
Estão sujeitos à cassação da autorização
para emitir documentos fiscais e/ou escriturar livros fiscais por processamento
de dados, os usuários PED que não efetivarem o recadastramento
até 30 de abril de 2003.
Cabe salientar que excluem-se da obrigatoriedade de recadastramento somente os estabelecimentos cadastrados ou recadastrados a partir de 7 de outubro de 2002.
8. AUDITORIA DO SISTEMA
Sempre que forem detectados indícios de irregula-ridade na emissão de documentos e/ou escrituração de livros fiscais através de sistema eletrônico de proces-samento de dados, a autoridade fazendária deverá formalizar pedido de auditoria no sistema utilizado pelo usuário ao titular da repartição fiscal de circunscrição do contribuinte.
A repartição fiscal deverá encaminhar o pedido à Diretoria de Fiscalização, para que seja autorizada a realização da auditoria no sistema.
A Instrução Normativa nº 005/2003 instituiu a Autorização de Uso de Processamento de Dados - AUPD, cujo número, atribuído pelo sistema Siat ao pedido de uso autorizado pela Sefa, será utilizado para identificar o contribuinte como usuário PED.
Caberá às Delegacias da Sefa a responsabilidade pela digitação, no Menu Emissor PED, dos dados relativos a pedido de uso, alteração e desistência, bem como de cadastramento do fornecedor, imediatamente após a autorização ou a aprovação dos mesmos.
9. REMESSA, TRANSMISSÃO E RECEPÇÃO DO ARQUIVO MAGNÉTICO
A remessa do arquivo magnético consistido por programa validador, estabelecida pelos arts. 364 e 365 do RICMS-PA, será efetuada pelo usuário PED, via Internet, através do programa de transmissão eletrônica fornecido pela Sefa, até o dia 15 (quinze) de cada mês, com a totalidade dos registros fiscais das operações e prestações realizadas no mês anterior.
O recibo provisório de entrega do arquivo magnético deverá ser impresso pelo usuário PED imediatamente após a remessa do referido arquivo, através do programa de transmissão eletrônica ou através do programa validador.
O recibo definitivo da entrega, documento hábil para comprovar o recebimento do arquivo magnético pela Sefa, será gerado após o processamento das informações contidas no referido arquivo e enviado, no prazo de 10 (dez) dias a contar da data da recepção, para o endereço eletrônico indicado pelo usuário PED no programa de transmissão eletrônica.
Na impossibilidade do processamento das informações recebidas, a Sefa encaminhará para o endereço eletrônico indicado pelo usuário PED no programa de transmissão eletrônica, notificação para nova remessa do arquivo já enviado, no prazo de 15 (quinze) dias a contar da data do envio da notificação.
Serão válidos, para efeito de comprovação de entrega do arquivo magnético à Sefa, os recibos provisórios referentes a períodos anteriores a janeiro de 2003.
Não sendo possível a remessa do arquivo magnético na forma especificada na legislação, o arquivo validado poderá ser gravado em disquete e entregue em uma das repartições fazendárias da Sefa, no prazo legal, juntamente com o recibo de validação que, datado, assinado por servidor fazendário e devolvido ao usuário PED, será o comprovante provisório de recebimento.
Quando da ocorrência prevista, o usuário PED apanhará o recibo definitivo na repartição fiscal, no prazo de 30 dias, a contar da entrega do arquivo magnético.
Sendo a entrega feita através de disquete, caberá à repartição fiscal recebedora a responsabilidade pelo envio do arquivo magnético através do programa de transmissão eletrônica, no prazo de 10 dias, a contar do último dia do prazo legal para a entrega.
A repartição fiscal recusará, no ato do recebimento, o arquivo magnético que não estiver devidamente validado pelo programa validador.
A recepção de arquivo magnético gravado em disquete fora do prazo legal de remessa somente poderá ser aceita pela repartição fiscal, se devidamente acompanhada de denúncia espontânea ou de compro-vante do pagamento da multa relativa ao descumprimento de obrigação acessória, aplicada de acordo com a legislação vigente.
A Sefa disponibilizará em sua "página eletrônica" na Internet as versões mais atualizadas do programa validador e do programa de transmissão eletrônica, cabendo aos usuários PED a responsabilidade pela cópia e atualização das mesmas em seus computadores antes da validação dos arquivos.
Não sendo possível copiar da "página eletrônica" da Sefa na Internet as versões mais atualizadas dos programas, caberá ao contribuinte solicitar a qualquer repartição fiscal da Sefa a gravação das mesmas em disquete ou outro meio magnético por ele fornecido.
Fundamentos Legais: Os citados no texto.