• 1. Introdução
• 2. Obrigações - Permanência na Empresa
• 3. Módulos
• 4. Obrigações do Empregador
• 4.1 - Fiscalização
• 4.1.1 - Depósito Obrigatório do Memorial
• 5. Operação do Sistema
• 6. Anexo I

1. INTRODUÇÃO

Para efetuar o registro de empregados, em observância às exigências legais relativas ao contrato de trabalho, as empresas poderão adotar sistema informatizado, que utilize meio magnético ou ótico.

Os registros de empregados, devidamente atualizados, deverão obedecer a numeração seqüencial, por estabelecimento.

2. OBRIGAÇÕES - PERMANÊNCIA NA EMPRESA

O empregador poderá utilizar controle único e centralizado dos documentos sujeitos à inspeção do trabalho, à exceção do registro de empregados, do registro de horário de trabalho e do Livro de Inspeção do Trabalho, que deverão permanecer em cada estabelecimento.

A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de dois a oito dias, segundo determinação do agente da inspeção do trabalho.

O controle único e centralizado dos documentos, no que concerne ao registro de empregados, diz respeito apenas ao termo inicial do registro necessário à configuração do vínculo de emprego, aplicando-se às suas continuações o disposto no parágrafo anterior.

3. MÓDULOS

O sistema informatizado conterá, no mínimo, seis módulos, assim constituídos:

I - registro de empregados, com os seguintes dados:

a) identificação do empregado, com: nome completo; filiação; data e local de nascimento; sexo; endereço completo; número no Cadastro de Pessoa Física - CPF; número, data e local de emissão da Carteira de Identidade e número, série e data de expedição da Carteira do Trabalho e Previdência Social - CTPS;

b) data de admissão e de desligamento;

c) cargo e função;

d) número de identificação e data de cadastramento no Programa de Integração Social - PIS, ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - Pasep;

e) registro de acidente no trabalho ou doença profissional, quando de sua ocorrência;

f) grau de instrução e habilitação profissional, com especificação do registro no Conselho Regional, quando for o caso;

II - valor da remuneração e sua forma de pagamento, incluindo gratificações, adicionais e demais parcelas salariais decorrentes de lei, acordo ou convenção coletiva;

III - local e jornada de trabalho;

IV - registro dos descansos obrigatórios na jornada diária, semanal e anual;

V - afastamentos legais;

VI - informações sobre segurança e saúde do trabalhador, sobretudo as referentes:

a) à participação na Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - Cipa;

b) à data do último exame médico periódico;

c) ao treinamento previsto nas Normas Regulamentadoras.

No caso de trabalhador de nacionalidade estrangeira, além das informações constantes no inciso I, letra "a", deverão constar as relativas ao número e validade da Carteira de Identidade, tipo de Visto, número, série e data de expedição e validade da Carteira de Trabalho e Previdência Social.

O histórico dos registros nos módulos de informações observará as especificações contidas no Anexo I, item 6.

4. OBRIGAÇÕES DO EMPREGADOR

O empregador que optar pelo sistema informatizado garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, se obrigando a:

- manter registro individual em relação a cada empregado;

- manter registro original por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso;

- adotar sistema de duplicação de arquivos e conservá-los em local diferente, como prevenção à ocorrência de sinistros;

- assegurar, a qualquer tempo, o acesso de fiscalização trabalhista, através da tela, impressão de relatório ou meio magnético, às informações contidas nos módulos.

O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalização trabalhista.

4.1- Fiscalização

Para os fins da fiscalização trabalhista, a empresa deverá manter, em cada Centro de Processamento de Dados - CPD, memorial descritivo, especificando:

- as instalações do CPD;

- a localização dos estabelecimentos da empresa;

- a descrição do ambiente computacional, informando:

a) equipamentos utilizados;

b) sistema gerenciador de rede;

c) sistema gerenciador de banco de dados;

d) linguagem de programação de hardware e software;

- a indicação de autoria do sistema, se próprio ou softwarehouse, com detalhamento suficiente para permitir avaliação da durabilidade, segurança e capacidade do sistema, bem como a especificação das garantias contra sinistro.

Os agentes da inspeção do trabalho poderão solicitar, quando necessário, o concurso de especialista em informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema.

O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos doze meses, no mínimo, ficando a critério de cada empresa estabelecer o período máximo, de acordo com a capacidade de suas instalações.

As informações anteriores a doze meses, quando solicitadas pelo agente de inspeção do trabalho, poderão ser apresentadas via terminal de vídeo ou relatório, impresso ou por meio magnético, no prazo de dois a oito dias, a contar da data da solicitação.

4.1.1 - Depósito Obrigatório do Memorial

A empresa depositará, obrigatoriamente, cópia do memorial descritivo na Delegacia Regional do Trabalho ou órgão autorizado pelo Ministério do Trabalho.

5. OPERAÇÃO DO SISTEMA

O sistema poderá ser operado em instalações próprias ou de terceiros, caso em que a rede deverá ser acionada por terminais na empresa fiscalizada.

Toda saída via tela deverá permitir a consolidação das informações através de relatório impresso ou meio magnético.

As informações e relatórios, consolidados ou não, deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou seu representante legal nos documentos impressos.