A pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, livros, documentos e os papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram a atos ou questões que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial (Art. 264 do RIR/99).

O direito de proceder ao lançamento do imposto extingue-se após 5 (cinco) anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado (Art. 173 do CTN).

Isso significa que, em relação a guarda de livros e documentos perante a legislação do Imposto de Renda, deve ser observado o prazo de 5 (cinco) anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que foi entregue a declaração de rendimentos (Art. 899 do Rir/99). Assim, o livro Diário e a documentação relativa ao ano-calendário de 1995 deverá ser conservado até 31.12.01.

No tocante à documentação e escrituração que serviram de base para apuração das contribuições ao PIS, Cofins e à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, o prazo para guarda da documentação é de 10 anos, por força do disposto no art. 348 do Decreto nº 3.048/99.