De acordo com o artigo 299 do RIR/99, são operacionais as despesas não computadas nos custos, necessárias à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora.

São necessárias as despesas pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa.

A regra acima deve ser observada em relação aos gastos efetuados com combustíveis. Esses gastos devem atender todos os requisitos exigidos pela legislação do Imposto de Renda para dedutibilidade da despesa, ou seja, devem ser usuais, normais, necessários e comprovados.

No que diz respeito à dedutibilidade das despesas com combustíveis, a jurisprudência administrativa vem se posicionando do seguinte modo:

- A dedutibilidade das despesas com combustíveis está condicionada à sua necessidade e normalidade, de acordo com o tipo de transações, operações ou atividades da empresa. Não se revestem dessas características aquelas suportadas por conta de terceiros (Acórdão nº 103-06.328/84).

- O recibo passado por empresa revendedora de combustíveis, aliado ao fato de que a atividade do contribuinte envolve realização de transportes, revelando razoabilidade da despesa, autoriza aceitar-se o aludido documento como comprobatório da compra de mercadorias (Acórdão nº 101-80.263/90).

- Não é documento hábil, para comprovar custos ou despesas com aquisição de combustíveis, o simples recibo desacompanhado de Nota Fiscal (Acórdão nº 101-81.872/91).

- Os comprovantes de fornecimento de combustíveis e lubrificantes devem identificar o veículo em que foram aplicados para que se possa aceitar a despesa como sendo da pessoa jurídica para fins de dedução na apuração do lucro real (Acórdão nº 105-1.941/86).

- Só será aceitável a glosa de consumo de combustíveis, a título de excesso, quando materialmente provado esse consumo excedente, não prevalecendo, porque decorrente de mera presunção, levantamento baseado em dados aleatórios (Acórdão nº 105-3.716/89).

Assim, para não ter nenhum problema de ordem fiscal, é necessário que a aquisição de combustível seja efetuada através da competente Nota Fiscal com identificação, inclusive, do veículo mediante indicação da placa na respectiva nota.