ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL E FISCAL
Considerações Gerais

Sumário

1. OBRIGAÇÃO LEGAL DE ESCRITURAR

O Código Comercial Brasileiro, no art. 10, e o Decreto-lei nº 486, de 03.03.1969, no art. 1º, determinam que todos os comerciantes são obrigados:

I - a seguir uma ordem uniforme de contabilidade e escrituração, e a ter os livros para esse fim necessários;

II - a fazer registrar no Registro do Comércio todos os documentos, cujo registro for expressamente exigido por lei;

III - a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis pertencentes ao giro de seu comércio, enquanto não prescreverem as ações que lhe possam ser relativas;

IV - a formar anualmente um balanço geral de seu ativo e passivo, o qual deverá compreender todos os bens de raiz, móveis e semoventes, mercadorias, dinheiro, papéis de crédito e qualquer outra espécie de valores e bem assim todas as dívidas e obrigações passivas; e será datado e assinado pelo comerciante a quem pertencer.

2. ESCRITURAÇÃO COMPLETA E SIMPLIFICADA

A escrituração completa é aquela disciplinada pela legislação comercial e é feita de conformidade com a técnica contábil no Livro Diário, atendendo os requisitos da legislação comercial e fiscal.

A escrituração simplificada, por sua vez, não atende os requisitos da legislação comercial e é facultada a determinados contribuintes pela legislação fiscal. A pessoa jurídica optante pelo regime de tributação com base no lucro presumido ou enquadrada no Simples, por exemplo, está obrigada, perante a legislação fiscal, à escrituração do livro caixa.

2.1 - Empresas Optantes Pelo Simples e Pelo Lucro Presumido

Observamos que a escrituração contábil de uma empresa é, em primeiro lugar, uma exigência da legislação comercial, tendo em vista os interesses societários e creditícios envolvidos na atividade empresarial.

Assim sendo, todas as empresas são obrigadas a manutenção da escrituração contábil, ainda que a legislação do Imposto de Renda permita que determinadas empresas, como é o caso das empresas optantes pelo Simples e pela tributação com base no lucro presumido, escriturem apenas o livro caixa.

Portanto, a escrituração tão-somente do livro caixa, para as empresas optantes pelo Simples ou tributadas com base no lucro presumido, trata-se de regra permissiva da legislação fiscal. Perante a legislação societária, falimentar, de licitação, etc., essas empresas são obrigadas a apresentação da escrituração do livro Diário e a apresentação das demonstrações contábeis.

3. ESCRITURAÇÃO COMERCIAL

3.1 - Regras a Observar

A forma de escriturar suas operações é de livre escolha do contribuinte, dentro dos princípios técnicos ditados pela contabilidade, não cabendo às repartições fiscais opinar sobre processos de escrituração, os quais só estarão sujeitos à impugnação quando em desacordo com as normas e padrões de contabilidade geralmente aceitos ou que possam levar a um resultado diferente do legítimo (PN CST nº 347/70).

A escrituração será completa, em idioma e moeda corrente nacionais, em forma mercantil, com individuação e clareza, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transportes para as margens (art. 269 do RIR/99).

Os registros contábeis devem ser lastreados em documentos hábeis segundo a sua natureza ou assim definidos em preceitos legais, os quais devem permanecer à disposição da fiscalização enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

4. LIVROS COMERCIAIS

De acordo com a Resolução CFC nº 563/83, a pessoa jurídica é obrigada a seguir ordem uniforme de escrituração, mecanizada ou não, utilizando os livros e papéis adequados, cujo número e espécie ficam a seu critério.

4.1 - Livro Diário

O livro Diário é de uso obrigatório, pois constitui o registro básico de toda escrituração contábil.

Esse livro deve ser encadernado com folhas numeradas seguidamente, em que serão lançados dia-a-dia, diretamente ou por reprodução, os atos ou operações da atividade, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica (art 258 do RIR/99).

No tocante a forma de encadernação, a legislação não fixa critérios específicos, mas na prática as Juntas Comerciais têm exigido que as folhas do livro Diário sejam encadernadas em livros de até 500 páginas e, se for caso, utilizando-se mais de um volume para o mesmo ano-calendário. Observe-se que nesse caso, as páginas têm numeração seqüencial, apenas os livros têm a anotação relativa ao número do volume. Exemplo: Livro Diário nº 50 - ano calendário 2000 - volume I - página 01 a 500; Livro Diário nº 50 - ano-calendário 2000 - volume II - página 501 a 1000.

Admite-se a escrituração resumida no livro Diário, por totais que não excedam o período de um mês, relativamente as contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para registro individualizado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação.

Todos os lançamentos realizados no livro Diário devem ser feitos com individuação e clareza, de modo a permitir, em qualquer momento, a perfeita identificação dos fatos descritos, devendo conter, necessariamente, no encerramento do período de apuração, a transcrição das demonstrações contábeis. A critério do contribuinte poderá ser inserido, no livro Diário, o plano de contas utilizado no ano-calendário.

O livro Diário das sociedades comerciais deve ser registrado e autenticado pelo Órgão de Registro do Comércio, enquanto o das sociedades civis deve ser registrado e autenticado no Registro Civil das Pessoas Jurídicas, até a data prevista para a entrega tempestiva da correspondente declaração de rendimentos (IN SRF nº 16/84).

4.2 - Livro Razão

A pessoa jurídica tributada com base no lucro real deverá manter, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, livro Razão ou fichas utilizadas para resumir e totalizar por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no livro Diário, devendo sua escrituração ser individualizada, obedecendo a ordem cronológica das operações (art. 259 do RIR/99).

O livro Razão ou as fichas estão dispensados de registro e autenticação no Órgão de Registro do Comércio.

4.3 - Livro Registro de Duplicatas

Por força da Lei nº 5.474/68, o livro Registro de Duplicatas é de escrituração obrigatória perante a legislação comercial. Para os efeitos do Imposto de Renda, pode ser utilizado como livro auxiliar da escrituração comercial, desde que devidamente registrado e autenticado no Órgão de Registro do Comércio (PN CST nº 127/75).

Nota: Sobre o livro Registro de Duplicatas, vide matéria publicada no Boletim INFORMARE nº 35-A/99, deste caderno.

4.4 - Livros Facultativos

Os livros auxiliares, tais como Caixa e Contas-correntes, que também poderão ser escriturados em fichas, terão dispensada sua autenticação, quando as operações a que se reportarem tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livros devidamente registrados (§ 5º do art. 258 do RIR/99).

5. LIVROS FISCAIS

5.1 - Obrigatórios Perante a Legislação do Imposto de Renda

A pessoa jurídica tributada com base no lucro real, além dos livros de contabilidade previstos em leis e regulamentos, deverá possuir os seguintes livros, para efeitos do Imposto de Renda (arts. 260 a 262 do RIR/99):

5.1.1 - Livro Registro de Inventário

No livro Registro de Inventário deverão ser arroladas as mercadorias, as matérias-primas, os produtos manufaturados, os produtos em fabricação e os bens em almoxarifado existentes na data do encerramento do período de apuração do lucro real (trimestral ou anual) ou, no caso de empresa tributada com base no lucro presumido, no último dia do ano-calendário.

Observe-se, ainda, que os bens devem ser discriminados individualmente, com especificações que indiquem a sua natureza, unidade, quantidade, valor unitário e o valor total de cada um, bem como o valor global por agrupamento.

O livro Registro de Inventário ou as fichas que o substituem devem ser autenticados pelo Órgão de Registro do Comércio.

Não tendo a legislação do Imposto de Renda estabelecido modelo próprio para o livro Registro de Inventário, as pessoas jurídicas poderão utilizar o livro Registro de Inventário, modelo 7, aprovado pelo Convênio Sinief nº 70. No entanto, para que seja viável manter escrituração que satisfaça as legislações do Imposto de Renda e do IPI/ICMS, é indispensável que se façam neste livro as adaptações necessárias capazes de torná-lo apto a atender aos ditames de cada legislação específica.

Nota: Sobre as normas específicas a serem observadas na escrituração do livro Registro de Inventário, vide matéria publicada no Boletim INFORMARE nº 44-A/99.

5.1.2 - Livro Para Registro de Compras

Este livro destina-se ao registro das Notas Fiscais correspondentes às aquisições de matérias-primas, materiais auxiliares e mercadorias para revenda.

A pessoa jurídica, em substituição ao livro Registro de Compras, poderá utilizar o livro Registro de Entradas adotado para atendimento da legislação do ICMS/IPI.

5.1.3 - Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur)

No Lalur, a pessoa jurídica deverá (art. 262 do RIR/99):

I - lançar os ajustes do lucro líquido do período de apuração;

II - transcrever a demonstração do lucro real;

III - manter os registros de valores que devam influenciar a determinação do lucro real de períodos futuros e não constem da escrituração comercial (prejuízos fiscais, lucro inflacionário, etc.);

IV - manter os registros de controle dos valores excedentes a serem utilizados no cálculo das deduções nos períodos subseqüentes, dos dispêndios com Programa de Alimentação do Trabalhador, DPTI, DPTA, etc.

O Lalur poderá ser escriturado mediante utilização de sistema eletrônico de processamento de dados, observadas as normas baixadas pela Secretaria da Receita Federal (art. 18 da Lei nº 8.218/91).

Nota: Sobre as normas a serem observadas para a escrituração do livro de Apuração do Lucro Real, vide Boletim INFORMARE nº 9-A/01, deste caderno.

5.1.4 - Livro Registro de Estoque de Imóveis de Empresas Imobiliárias

As pessoas jurídicas, ou pessoas físicas a elas equiparadas, dedicadas às atividades imobiliárias, deverão manter registro permanente de estoque para efeito de determinação do custo dos imóveis vendidos. Esse registro poderá ser feito em livro, fichas, mapas ou formulários contínuos emitidos por sistema de processamento de dados.

O livro ou conjunto de fichas, mapas ou formulários contínuos não precisam ser registrados nem autenticados em repartições da Secretaria da Receita Federal ou em qualquer outro órgão.

Ressalte-se que a exigência do registro permanente de estoque não dispensa a pessoa jurídica que exerce atividade imobiliária de possuir e escriturar o livro Registro de Inventário.

5.1.5 - Livro de Movimentação de Combustíveis

Este livro deve ser escriturado diariamente pelos postos revendedores.

Este livro é dispensado de autenticação no Registro do Comércio ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, não ficando dispensado da autenticação na repartição fiscal estadual, conforme a legislação pertinente.

5.2 - Obrigatórios Perante a Legislação do IPI

A pessoa jurídica contribuinte do IPI, além dos livros comerciais mencionados, deverá escriturar os seguintes livros para efeitos da legislação do IPI (Decreto nº 2.637/98):

I - Registro de Entradas, modelo 1;

II - Registro de Saídas, modelo 2;

III - Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3;

IV - Registro do Selo de Controle, modelo 4;

V - Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5;

VI - Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;

VII - Registro de Inventário, modelo 7;

VIII - Registro de Apuração do IPI, modelo 8.

5.3 - Livros Obrigatórios Perante a Legislação do ICMS

A pessoa jurídica contribuinte do ICMS, além dos livros comerciais mencionados, deverá registrar os seguintes livros para efeitos da legislação do ICMS (Convênio Sinief s/nº/70):

I - Registro de Entradas, modelo 1;

II - Registro de Entradas, modelo 1-A

III - Registro de Saídas, modelo 2;

IV - Registro de Saídas, modelo 2-A;

V - Registro de Controle de Produção e do Estoque, modelo 3;

VI - Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5;

VII - Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;

VIII - Registro de Inventário, modelo 7;

IX - Registro de Apuração do ICMS, modelo 9;

X - Registro de Movimentação de Combustíveis.

6. ESCRITURAÇÃO POR PROCESSAMENTO DE DADOS

De acordo com o art. 255 do RIR/99, os livros comerciais e fiscais poderão ser escriturados por sistema de processamento eletrônico de dados, em formulários contínuos, observado o seguinte:

a) as folhas deverão ser numeradas, em ordem seqüencial, mecânica ou tipograficamente;

b) após o processamento, os impressos deverão ser destacados e encadernados em forma de livro, seguindo-se a lavratura dos termos de abertura e encerramento e a apresentação ao órgão competente para autenticação.

6.1 - Empresa Que Utilize Sistema Escritural Eletrônico

As pessoas jurídicas que utilizarem processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas, ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal, estão obrigadas a manter à disposição da Secretaria da Receita Federal os respectivos arquivos digitais e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária (Art. 72 da MP nº 2. 158-35/01). Para esse efeito a Secretaria da Receita Federal expedirá os atos necessários para estabelecer a forma e o prazo em que os arquivos digitais e sistemas deverão ser apresentados.

Ficam dispensadas do cumprimento dessa obrigação as empresas optantes pelo Simples Federal.

7. TERMO DE ABERTURA E ENCERRAMENTO

A primeira e última páginas dos livros utilizados na escrituração da pessoa jurídica destinam-se aos termos de abertura e encerramento.

Os termos de abertura e encerramento deverão ser datados e assinados pelo titular de firma mercantil individual, administrador de sociedade mercantil ou representante legal e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

Não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede da empresa, os termos de abertura e de encerramento serão assinados apenas pelo titular de firma mercantil individual, administrador de sociedade mercantil ou representante legal.

7.1 - Termo de Abertura

No Termo de Abertura, normalmente, devem constar a finalidade a que se destina o livro, o número de ordem, o número de folhas, o nome da sociedade a que pertence, o local da sede ou estabelecimento, o número e data do arquivamento dos atos constitutivos no órgão competente, e o número de inscrição no CNPJ/MF.

7.1.1 - Modelo

Termo de Abertura

Este livro contém ....... folhas numeradas (mecânica ou tipograficamente) de 1 a ......, e servirá de Diário nº ......da firma individual ou sociedade mercantil ................... (nome empresarial), sediada na Rua .......... nº ..... , na cidade ........ Estado ............, NIRE ............. atos constitutivos arquivados em ....../...../....., inscrita no CNPJ/MF sob nº .................

(Localidade), ...... de ............ de 20.....

......................

(Assinatura do titular, administrador, ou representante legal da empresa)

........................

(Assinatura de contabilista habilitado)

7.2 - Termo de Encerramento

O Termo de Encerramento indica o fim a que se destinou o livro, o número de ordem, o número de folhas e o nome da sociedade a que pertence o livro.

7.2.1 - Modelo

Termo de Encerramento

Este livro contém ...... folhas numeradas (mecânica ou tipograficamente) de 1 a ......, e serviu de Diário nº ...... da firma individual ou sociedade mercantil ................. (nome empresarial), sediada na Rua .............. nº ......, na cidade de ........................, Estado de .............., NIRE ............, atos constitutivos arquivados em ...../...../....., inscrita no CNPJ/MF sob nº ...........................

(Localidade), ......... de ................de 20.....

.....................

(Assinatura do titular, administrador ou representante legal da empresa)

........................

(Assinatura de contabilista habilitado)

8. REGISTRO E AUTENTICAÇÃO DOS LIVROS

No caso de serem utilizados, para efeito de Imposto de Renda, livros fiscais exigidos por outras legislações (por exemplo, os livros Registro de Inventário e Registro de Entradas exigidos pela legislação do ICMS, esse último em substituição ao Registro de Compras), referidos livros, além da autenticação a que estejam sujeitos nas repartições fiscais pertinentes, deverão também ser autenticados pelo Órgão de Registro do Comércio.

Os livros fiscais exigidos perante a legislação do ICMS/IPI poderão ser autenticados na Secretaria de Estado da Fazenda ou no Órgão de Registro do Comércio, à opção do contribuinte.

Ficam dispensados de autenticação os seguintes livros:

a) livro de Apuração do Lucro Real - Lalur;

b) livros facultativos mencionados no item 4.4;

c) livro Razão;

d) livro Registro de Estoque de Imóveis das empresas imobiliárias.

9. EXTRAVIO OU DESTRUIÇÃO DE LIVROS

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de 48 (quarenta e oito) horas, ao órgão competente de Registro do Comércio, remetendo cópia ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição.

A legalização de novos livros ou fichas só será providenciada depois de observada as citadas formalidades.

10. SUCESSÃO: UTILIZAÇÃO DOS MESMOS LIVROS

Na hipótese de sucessão, em que o ativo e o passivo do sucedido sejam assumidos pelo sucessor, poderá este ser autorizado a continuar escriturando os livros e fichas do estabelecimento, observadas as seguintes formalidades:

I - deverá ser aposto, após o último lançamento, o termo de transferência datado e assinado pela pessoa jurídica ou por seu procurador e por contabilista legalmente habilitado;

II - o termo de transferência conterá, além de todos os requisitos exigidos para os termos de abertura, indicação da sucessora e o número da data de arquivamento no Órgão de Registro do Comércio do instrumento de sucessão;

III - o termo de transferência deverá ser autenticado pela Junta Comercial.

10.1 - Modelo

Termo de Transferência

A partir desta data, este livro continuará sendo utilizado como "Diário"da firma individual ou sociedade................. (nome empresarial da sucessora), constituída em sucessão à firma individual ou sociedade.............. (nome empresarial da sucedida), conforme atos constitutivos arquivados em ..../..../....., NIRE ........... CNPJ/MF nº ................

(Localidade) ....... de .............. de 20.....

.....................

(Assinatura do titular, administrador ou representante legal da empresa)

...............................

(Assinatura de contabilista habilitado)

11. CENTRALIZAÇÃO DA CONTABILIDADE OU INCORPORAÇÃO DOS RESULTADOS DAS FILIAIS

Quando a empresa, além da matriz, possui estabelecimentos filiais, a contabilidade poderá ser feita de forma centralizada na matriz ou de forma descentralizada - na matriz e em cada uma das filiais. No caso de opção pela descentralização da contabilidade, ou seja, quando cada estabelecimento realiza sua própria escrituração, as demonstrações financeiras deverão ser consolidadas no encerramento do período no livro Diário da matriz e, para os efeitos do Imposto de Renda, deverá ser entregue uma única declaração de rendimentos em nome do estabelecimento matriz.

12. VALOR PROBANTE DA ESCRITURAÇÃO

A escrituração mantida com observância das disposições legais faz prova a favor do contribuinte dos fatos nela registrados e comprovados por documentos hábeis, segundo a sua natureza ou assim definidos em preceitos legais.

Se a escrituração estiver em conformidade com as regras que lhe são aplicáveis, caberá à autoridade administrativa a prova da inveracidade dos fatos nela registrados, exceto nos casos em que a lei atribua ao contribuinte o ônus da prova.

13. RESPONSÁVEL PELA ESCRITURAÇÃO

A escrituração contábil das pessoas jurídicas deve ficar sob a responsabilidade de contabilista legalmente habilitado, nos termos da legislação específica, que assinará as demonstrações contábeis obrigatórias, juntamente com os sócios e administradores (art. 268 do RIR/99).

O titular de empresa, o sócio, o acionista ou o diretor, desde que legalmente habilitados para o exercício profissional anteriormente referido, podem assinar as demonstrações contábeis da empresa, também na qualidade de contabilista, e assumir a responsabilidade pela escrituração.

Ressalte-se que a designação de pessoa não habilitada profissionalmente não exime o contribuinte da responsabilidade pela escrituração (§ 1º do art. 268 do RIR/99).

14. FALSIFICAÇÃO NA ESCRITURAÇÃO DE DOCUMENTOS

A falsificação, material ou ideológica, da escrituração e seus comprovantes, ou de demonstração financeira, que tenha por objeto eliminar ou reduzir o montante de imposto devido, ou diferir seu pagamento, submeterá o sujeito passivo a multa, independentemente da ação penal que couber (art. 256 do RIR/99).

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