O Decreto nº 3.048/99, que regulamenta o custeio da Previdência Social, estabelece em seu artigo 225 os requisitos necessários para elaboração da folha de pagamento mensal. Na folha de pagamento elaborada mensalmente deverão constar:

- nome dos segurados (empregado, contribuinte individual, trabalhador avulso) de forma coletiva por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços;

- cargo, função ou serviço prestado pelo segurado;

- parcelas integrantes da remuneração;

- parcelas não integrantes da remuneração;

- o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;

- número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso;

- descontos legais.

A empresa deverá agrupar os segurados por categoria, assim entendido: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual.

Como exposto anteriormente, há exigência quanto à elaboração de folhas de pagamento dos segurados não empregados, ou seja, dos contribuintes individuais (empresários, autônomos e avulsos).

Além da obrigatoriedade da elaboração de folha de pagamento, o regulamento em questão determina que a empresa é também obrigada a:

- lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

- prestar ao INSS e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimetnos necessários à fiscalização;

- informar mensalmente ao INSS, por intermédio da GFIP, dados cadastrais, todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse do INSS;

- encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia 10 (dez) de cada mês, cópia da GPS relativamente à competência anterior; e

- afixar cópia da GPS, relativamente à competência anterior, durante o período de um mês, no quadro de horário.

A empresa deverá manter à disposição da fiscalização, durante 10 (dez) anos, os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações previdenciárias, observadas as normas estabelecidas pelos órgãos competentes. A comprovação dos pagamentos de benefícios reembolsados à empresa também deve ser mantida à disposição da fiscalização durante 10 (dez) anos.

Fundamentos Legais:
Artigo 225 do Decreto nº 3.048/99.