ESCRITURAÇÃO MERCANTIL

1. Introdução

O artigo 1179 do Código Civil estabelece que o empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, atendendo aos requisitos fixados pela legislação.

Cada lançamento efetuado na escrituração mercantil deverá encontrar correspondência com um documento que comprove a existência do fato contábil.

Ao término de cada exercício, os registros devem ser apurados e consolidado em uma balanço patrimonial, acompanhado de demonstrativo econômico.

Para que sejam realizados corretamente tais procedimentos, acompanheremos nos tópicos a seguir a análise dos dispositivos legais que os regulamentam.

2.Microempresa e empresa de pequeno porte

A Lei nº9.317/1996 estabelece que as microempresas e empresas de pequeno porte poderão adotar contabilidade simplificada, desde que mantenham escrituração organizada e lançamentos no livro caixa e no livro de registro de inventário.

3.Livro diário

O artigo 1180 estabelece que, obrigatoriamente, todo empresário e sociedade empresária deverão manter e escriturar o livro diário.

Nele serão lançadas, diariamente, as operações da atividade mercantil, que tenham efeito sobre a situação patrimonial da empresa, com estrita observância da ordem cronológica em que ocorreram.

Havendo movimentos em grande quantidade em contas específicas do balanço patrimonial, a empresa poderá adotar um livro diário auxiliar para cada uma dessas contas, escriturando no livro diário o resumo destas operações, com totais que não excedam o período de trinta dias.

Serão lançados, ainda, no Livro Diário, o balanço patrimonial e o de resultado econômico, devendo ambos ser assinados por técnicos em Ciências Contábeis legalmente habilitado e pelo empresário ou administrador da sociedade empresária.

4. Balancetes Diários e Balanços

O artigo 1185 do Código Civil estabelece que o empresário ou sociedade empresária que adotar sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços.

Sendo assim, o livro diário poderá ser substituído por balancetes diários que, computados e totalizados, expressariam o resultado patrimonial da empresa em tempo real.

4.1.Forma de escrituração

O livro Balancetes Diários e Balanços será escriturado de modo que registre:

a posição diária de cada uma das contas ou títulos contábeis, pelo respectivo saldo, em forma de balancetes diários;

o balanço patrimonial e o de resultado econômico, no encerramento do exercício.

5.Forma de processamento das operações contábeis

Os registros e lançamentos contábeis poderão ser efetuados:

a) por meio manual em livro encadernado ou em sistema de fichas soltas, quando for adotada escrituração mecanizada;

b) através de processamento de dados por computador, com impressão dos relatórios sob a forma contábil.

Observação: O balanço patrimonial anual e o relatório de resultado econômico também poderão ser escriturados na forma prevista pelas alíneas acima mencionadas, devendo, ao final, ser encadernados em livros impressos.

6.Autenticação dos livros obrigatórios

O artigo 1181 do Código Civil estabelece que os livros obrigatórios adotados pelas empresas devem ser levados para autenticação no Registro Público de Empresas Mercantis.

O parágrafo único do referido artigo, por sua vez, impõe que somente poderão levar os livros e fichas para autenticação aquelas empresas que estiverem regularmente inscritas nas Juntas Comerciais.

7.Profissional habilitado

O legislador determinou que a escrituração empresarial ficará sob a responsabilidade de contabilista legalmente habilitado, salvo se não houver na localidade onde se situar a sede da empresa, hipótese que consideramos bastante remota.

O ato de designação do contabilista responsável pela escrituração empresarial deverá ser levado para arquivamento na Junta Comercial.

8.Requisitos formais da escrituração

A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.

Será permitido o uso de código de números ou abreviaturas, que constem de livro próprio, regularmente autenticado.

9.Inventário

Para fins de elaboração do balanço patrimonial, a empresa deve realizar, anualmente, o inventário de seus bens, procedendo sua avaliação segundo os seguintes critérios:

a) os bens destinados à exploração da atividade serão avaliados pelo custo de aquisição, devendo, na avaliação dos que se desgastam ou depreciam com o uso, pela ação do tempo ou outros fatores, atender-se à desvalorização respectiva, criando-se fundos de amortização para assegurar-lhes a substituição ou a conservação do valor;

b) os valores mobiliários, matéria-prima, bens destinados à alienação, ou que constituem produtos ou artigos da indústria ou comércio da empresa, podem ser estimados pelo custo de aquisição ou de fabricação, ou pelo preço corrente, sempre que este for inferior ao preço de custo, e quando o preço corrente ou venal estiver acima do valor do custo de aquisição, ou fabricação, e os bens forem avaliados pelo preço corrente, a diferença entre este e o preço de custo não será levada em conta para a distribuição de lucros, nem para as percentagens referentes a fundos de reserva;

c) o valor das ações e dos títulos de renda fixa pode ser determinado com base na respectiva cotação da Bolsa de Valores; os não cotados e as participações não acionárias serão considerados pelo seu valor de aquisição;

d) os créditos serão considerados de conformidade com o presumível valor de realização, não se levando em conta os prescritos ou de difícil liqüidação, salvo se houver, quanto aos últimos, previsão equivalente.

Entre os valores do ativo podem figurar, desde que se proceda, anualmente, à sua amortização:

a) as despesas de instalação da sociedade, até o limite correspondente a dez por cento do capital social;

b) os juros pagos aos acionistas da sociedade anônima, no período antecedente ao início das operações sociais, à taxa não superior a doze por cento ao ano, fixada no estatuto;

c) a quantia efetivamente paga a título de aviamento de estabelecimento adquirido pelo empresário ou sociedade.

10.Balanço patrimonial

O balanço patrimonial compreende o fechamento, no exercício anual, de todas as contas do ativo e do passivo da empresa, devendo exprimir com clareza a situação patrimonial da mesma.

A apresentação de relatórios e informações que devem acompanhar o balanço patrimonial das sociedades coligadas, será regida pelas disposições da Lei das S.A – 6.404/1976.

11.Balanço de resultado econômico

demonstrações dos lucros ou prejuízos acumulados;

demonstração do resultado do exercício;

demonstração das origens e aplicação dos recursos.

12.Sigilo dos livros mercantis