GUARDA E PRESCRIÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS FISCAIS
NO ESTADO DE MATO GROSSO

Sumário

1. Introdução;
2. Instrumento Legal;
3. Prazo de Conservação de Livros Fiscais;
4. Prazo de Conservação de Documentos Fiscais.        

1. INTRODUÇÃO

Abordaremos nessa matéria o tempo de guarda e prescrição de livros e documentos fiscais pelo contribuinte mato-grossense.

2. INSTRUMENTO LEGAL

Os artigos 365, §12º e 415 do RICMS-MT dispõem sobre o prazo mínimo de conservação dos documentos e livros fiscais. Em relação à NFC-e dispõe o art. 345, §13º do RICMS-MT. Em relação aos demonstrativos de vendas de bilhetes dispõe o art. 286, §4º do RICMS-MT. Em relação ao Relatório de Embarque de Passageiros dispõe o art. 306, §2º do RICMS-MT.

3. PRAZO DE CONSERVAÇÃO DE LIVROS FISCAIS

Os livros fiscais serão conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, para exibição ao fisco, contados do 1° (primeiro) dia do exercício seguinte àquele em que ocorreu o seu encerramento, por exemplo, livros fiscais do ano de 2015, a contar do exercício seguinte o cinco anos, deverão ser conservados até o ano de 2020.

Quando o livro fiscal, ou a operação ou a prestação a que se referir, for objeto de processo pendente deverá ser conservado até a respectiva conclusão, ainda que já transcorrido o prazo assinalado de 5 (cinco) anos.

No caso de dissolução de sociedade, serão observadas, quanto aos documentos relacionados com o imposto, as normas que regulam, nas leis comerciais, a conservação dos documentos relativos aos negócios sociais.

4. O PRAZO DE CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS FISCAIS

O emitente deverá manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido no artigo 365 do RICMS-MT, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Dispõe o artigo 365 do RICMS-MT que os documentos fiscais, bem como as faturas, duplicatas, guias de informações, documentos de arrecadação, recibos e todos os demais documentos relacionados com o ICMS, excetuadas as hipóteses expressamente previstas no Regulamento de ICMS, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, para exibição ao fisco, contados do 1° (primeiro) dia do exercício seguinte àquele em que ocorreu:

a) a utilização do último documento integrante do bloco; ou

b) o uso do formulário, no caso de jogo solto, mesmo que cancelado.

Quando o documento fiscal ou o seu bloco, ou a operação ou prestação a que se referir, for objeto de processo pendente, deverá ser conservado até a respectiva conclusão, ainda que já transcorrido o prazo assinalado acima mencionado.

No caso de dissolução de sociedade, serão observadas, quanto aos documentos relacionados com o imposto, as normas que regulam, nas leis comerciais, a conservação dos documentos relativos aos negócios sociais.

Fundamentos legais: os citados no texto.