REGISTRO RETROATIVO DO EMPREGADO
Regularização

Sumario

1. Introdução
2. Registro Retroativo Do Empregado
2.1 – Ação Do Empregador
2.2 – Ação Judicial – Reclamatória Trabalhista
2.2.1 - Reclamações Por Falta Ou Recusa De Anotação
2.3 – Jurisprudência
3. Formalização Do Registro Do Empregado Por Iniciativa Do Empregador
3.1 - Informações No Registro
3.2 – Contrato De Trabalho
3.3 – CTPS
3.3.1 - Lavratura Do Auto De Infração E Multa
3.3.2 – Vedado
3.4 – Ficha Ou Livro De Registro De Empregado
3.5 – Exame Admissional
3.6 - Folha De Pagamento
3.7 - CAGED
3.8 – RAIS
3.9 – INSS
3.10 – FGTS
4. Penalidades
5. Multas Trabalhistas

1. INTRODUÇÃO

O artigo 444 da CLT, estabelece que as relações contratuais de trabalho podem ser objeto de livre estipulação das partes interessadas, em tudo quanto não contravenha às disposições de proteção ao trabalho, aos contratos coletivos que lhes sejam aplicáveis e às decisões das autoridades competentes.

Também a CLT estabelece que a contratação do empregado deverá ser realizada no dia do início de suas atividades, seguindo as determinações das legislações, tais como: registro em CTPS, ficha ou livro de registro, exames admissionais, e também informações obrigatórias ao Ministério do Trabalho e Previdência Social, por exemplo.

Nesta matéria estaremos tratando sobre as obrigatoriedades e penalidades ao empregador que deixa de registrar o seu empregado na data devida.

2. REGISTRO RETROATIVO DO EMPREGADO

2.1 – Ação Do Empregador

Não existe legislação que trata sobre registro retroativo do empregado, pois conforme o artigo 29 da CLT, a Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de 48 (quarenta e oito) horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, ou seja, o registro terá que ser realizado na data do início das atividades do empregado.

Se o empregador realizar o registro retroativo com todas as obrigações determinadas por Lei, inclusive multas e juros, das obrigações que deveriam ter sidos feitas ou pagas, ele poderá não sofre uma reclamação trabalhista.

O empregador tem obrigações referentes ao contrato de trabalho, além das trabalhistas, tais como o pagamento de salários, férias, 13º salário, vale-transporte, horas extras, entre outras, e tem também os pagamentos de encargos ou tributos, como o FGTS, INSS e IR. E informações como CAGED, RAIS.

2.2 – Ação Judicial – Reclamatória Trabalhista

Reclamatória Trabalhista é a ação judicial que visa a resgatar direitos decorrentes de contrato de trabalho, expressa ou tacitamente celebrado entre 2 (duas) ou mais partes, e se inicia com a formalização do processo na Justiça do Trabalho, movido pelo trabalhador contra a empresa ou equiparado a empresa ou empregador doméstico a quem haja prestado serviços.

Caso o empregado esteja trabalhando sem registro, ou seja, indevidamente, ele poderá mover uma ação trabalhista, reclamando pela ausência do seu registro e dos direitos oriundos deste registro.

2.2.1 - Reclamações Por Falta Ou Recusa De Anotação

Recusando-se a empresa fazer às anotações a que se refere o art. 29 (ver subitens 3.3, 3.3.1 e 3.3.2 desta matéria) ou a devolver a Carteira de Trabalho e Previdência Social recebida, poderá o empregado comparecer, pessoalmente ou intermédio de seu sindicato perante a Delegacia Regional ou órgão autorizado, para apresentar reclamação (Artigo 36, da CLT).

2.3 – Jurisprudência

CTPS. ANOTAÇÃO. Não provada nos autos a anotação tardia da CTPS, tem-se por iniciado o vínculo na data ali registrada. FÉRIAS. Havendo nos autos documentos que comprovem o pagamento das férias no prazo legal, e inexistindo prova de que o autor tenha sido obrigado a assiná-los retroativamente, indefere-se o pedido do respectivo pagamento em dobro... Não provadas as faltas graves apontadas pelo reclamante para justificar a rescisão indireta do seu contrato de trabalho, impõe-se o reconhecimento de que a demissão foi a pedido do empregado. E, desta forma, indevida também a multa do art. 477 da CLT. Recurso conhecido e não provido. (Processo: RO 513201201710000 DF 00513-2012-017-10-00-0 RO – Relator(a): Desembargador Mário Macedo Fernandes Caron – Julgamento: 24.04.2013)

3. FORMALIZAÇÃO DO REGISTRO DO EMPREGADO POR INICIATIVA DO EMPREGADOR

O empregador não pode deixar de assinar a CTPS de seu emprego no ato da admissão, e tão pouco o empregado pode recusar as anotações devidas a essa contratação, e as outras anotações necessárias.

E para formalizar a admissão do empregado é necessário que o empregador tenha acesso há certos documentos, para possibilitar o correto registro do empregado (vide Boletim INFORMARE n° 5/2014 – Admissão de Empregados, em assuntos trabalhistas).

Para proceder o registro, o empregador não poderá de forma alguma efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento (Portaria do MTE n° 41/2007, artigo 8°).

“Artigo 28, § 4º da CLT - É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social. (Incluído pela Lei nº 10.270, de 29.8.2001)”.

Como também as anotações deverão ser feitas sem abreviaturas, ressalvando-se, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvida (Portaria do MTE n° 41/2007, artigo 7°).

Segue nos próximos itens procedimentos obrigatórios para formalização do registro do empregado.

Observação: Verificar também o Boletim INFORMARE n° 05/2014, Admissão de Empregados, em assuntos trabalhistas.

3.1 - Informações No Registro

De acordo com a Portaria do MTE n° 41/2007, artigo 20 registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as seguintes informações:

a) nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;

b) número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS;

c) número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social - PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP;

d) data de admissão;

e) cargo e função;

f) remuneração;

g) jornada de trabalho;

h) férias; e

i) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.

3.2 – Contrato De Trabalho

Primeiramente não existe para esta situação contrato de experiência, pois o empregado já se encontra trabalhando, e o contrato deverá ser por tempo indeterminado, ou seja, o contrato é celebrado sem previsão para seu término.

Conforme estabelece o artigo 443 da CLT, o contrato individual de trabalho poderá ser acordado tácita ou expressamente, verbalmente ou por escrito e por prazo determinado ou indeterminado.

“Art. 442 – CLT. Contrato individual de trabalho é o acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego”.

Sendo o contrato escrito, as cláusulas visam firmar entre empregador e empregado as obrigações e deveres entre as partes, não devendo ferir, principalmente, os direitos assegurados na Constituição Federal, na CLT ou normas Coletivas de Trabalho.

3.3 – CTPS

Conforme o artigo 13 da CLT, a CPTS - Carteira de Trabalho e Previdência Social é obrigatória para o exercício de qualquer emprego, inclusive de natureza rural, ainda que em caráter temporário, e para o exercício por conta própria de atividade profissional remunerada.

“A finalidade da CTPS é documentar toda a vida profissional do trabalhador, causando com as devidas anotações, direitos, tais como FGTS, Seguro desemprego e benefícios previdenciários, tais como: auxílio doença, aposentadorias, entre outros”.

“Art. 29 - A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

§ 1º - As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)

§ 2º - As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas: (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

a) na data-base; (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador; (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

c) no caso de rescisão contratual; ou (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)”.

3.3.1 - Lavratura Do Auto De Infração E Multa

A falta de cumprimento pelo empregador do disposto no artigo 29 da CLT (acima) acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação. (§ 3º, do artigo 29 da CLT).

O descumprimento do disposto no subitem 3.3.2 desta matéria submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 deste Capítulo (§ 5º, do artigo 29, da CLT).

3.3.2 – Vedado

É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social (§ 4º, do artigo 29 da CLT).

3.4 – Ficha Ou Livro De Registro De Empregado

Conforme o artigo 41 da CLT, em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

E de acordo com o parágrafo único, do artigo citado acima, além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

3.5 – Exame Admissional

Um dos objetivos do exame admissional é evitar que futuramente alegue alguma doença pré-existente.

O exame é obrigatório e deverá ser realizado antes do empregado ser contratado pela empresa, e é feito por um médico com especialização em medicina do trabalho, pois é ele quem identifica doenças ocupacionais. E deve ser feito por conta do empregador, uma vez que através dele se verifica a capacidade física ou mental do empregado (Artigo 168, inciso I, da CLT).

O exame admissional é imprescindível, pois evita futuros transtornos de trabalhadores que já tenham problemas de saúde adquirido em outras empresas (doenças ocupacionais, por exemplo) ou mesmo doenças pré-existentes, sendo também uma forma de proteger o empregador de pagar indenizações indevidas, caso seja acionado em uma ação trabalhista.

“NR 7, subitem 7.4.3.1 no exame médico admissional, deverá ser realizada antes que o trabalhador assuma suas atividades”.

3.6 - FOLHA DE PAGAMENTO

A folha de pagamento é um documento elaborado pela empresa, no qual se relaciona, além dos nomes dos empregados, a remuneração, os descontos ou abatimentos e o valor líquido a que faz jus cada trabalhador.

E conforme o inciso III, do artigo 47, da IN RFB n° 971/2009, a folha de pagamento deverá ser mensalmente elaborada com a remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço (contribuinte individual, empregados, entre outros segurados), de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, e também deverão constar os dados (artigo 47, inciso III, da IN RFB n° 971/2009):

a) discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;

b) agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;

c) identificados, os nomes das seguradas em gozo de salário-maternidade;

d) destacadas, as parcelas integrantes e as não-integrantes da remuneração e os descontos legais;

e) indicado, o número de cotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

No caso do registro retroativo o empregador terá que confeccionar a folha de pagamento para cada mês devido, conforme informações acima.

3.7 - CAGED

A confecção e emissão do CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados é um procedimento de caráter obrigatório, que consiste em comunicar ao Ministério do Trabalho e Emprego as admissões, demissões e transferências ocorridas no decorrer do mês, até o dia 7 (sete) do mês subsequente, por meio do formulário (CAGED), conforme a Lei nº 4.923, de 23 de dezembro de 1965.

E conforme o inciso II do art. 1º as informações relativas a admissões deverão ser prestadas (artigo 6º, incisos I e II, §§ 1º e 2º das Portarias n° 768/2014 nº 1.129/2014), conforme abaixo:

a) na data de início das atividades do empregado, quando este estiver em percepção do Seguro-Desemprego ou cujo requerimento esteja em tramitação;

b) na data do registro do empregado, quando o mesmo decorrer de ação fiscal conduzida por Auditor-Fiscal do Trabalho.

O empregador que não prestar as informações no prazo previsto, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, ficará sujeito às multas previstas nas leis de números 4.923, de 1965 e 7.998, de 1990.

A entrega fora do prazo da lista de admitidos e demitidos sujeitará o infrator às seguintes penalidades:

a) 4,20 UFIR por empregado quando o atraso na entrega for de até 30 dias;

b) 6,30 UFIR por empregado quando o atraso na entrega for superior a 30 dias e até 60 dias;

c) 12,60 UFIR por empregado quando o atraso na entrega for superior a 60 dias.

A multa será recolhida através de DARF, conforme abaixo:

a) código 2877;

b) utilizando o número de referência: 3800165790300843-7.

Observação: O valor de cada UFIR é de R$ 1.0641.

3.8 – RAIS

Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), por meio da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), as informações referentes a cada um de seus empregados, de acordo com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975 (Manual da RAIS ano base 2012, Parte I, Introdução).

E de acordo com o artigo 6° da Portaria n° 2.072/2013, o prazo para a entrega da declaração da RAIS, por exemplo, referente ao ano base 2013, que no caso, teve início dia 20 de janeiro de 2014 e encerrou-se no dia 21 de março de 2014.

Conforme determina o art. 2º da Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 687, de 24 de abril de 2009, o empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.

O valor da multa resultante da aplicação acima prevista, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:

a) de 0% (zero por cento) a 4% (quatro por cento) - para empresas com 0 (zero) a 25 (vinte e cinco) empregados;

b) de 5% (cinco por cento) a 8% (oito por cento) - para empresas com 26 (vinte e seis) a 50 (cinquenta) empregados;

c) de 9% (nove por cento) a 12% (doze por cento) - para empresas com 51 (cinquenta e um) a 100 (cem) empregados;

d) de 13% (treze por cento) a 16% (dezesseis por cento) - para empresas com 101 (cento e um) a 500 (quinhentos) empregados; e

e) de 17% (dezessete por cento) a 20% (vinte por cento) - para empresas com mais de 500 (quinhentos) empregados.

A multa deve ser recolhida na rede bancária arrecadadora, mediante Documento de Arrecadação de Receitas Federais - DARF, a ser preenchido com o código de receita 2877 e com o número de referência 3800165790300842-9, conforme Ato Declaratório Executivo COSAR nº 94, de 10 de julho de 2001 (DOU de 11.07.2001), da Coordenação Geral do Sistema de Arrecadação e Cobrança, da Secretaria da Receita Federal.

3.9 – INSS

A empresa está obrigada à arrecadação e ao recolhimento das contribuições ou de outras importâncias devidas à Seguridade Social, dos segurados empregados e trabalhadores avulsos a seu serviço, descontando-as da respectiva remuneração e, quando contrata contribuintes individuais, também deverá recolher o valor deles retido juntamente com as contribuições a seu cargo, ou seja, através do SEFIP, mensalmente recolhidas até o dia 20 (vinte) do mês subsequente ao da competência, e quando não houver expediente bancário na data definida para o pagamento, deverá ser antecipada. (Artigo 30, da IN RFB nº 971/2009).

A partir da competência dezembro de 2008 (Medida Provisória nº 449, de 03 de dezembro de 2008, convertida na Lei nº 11.941, de 27 de maio de 2009), os débitos para com a União serão acrescidos de multa de mora, calculada à taxa de 0,33% (trinta e três centésimos por cento), por dia de atraso. E a multa será calculada a partir do primeiro dia subsequente ao do vencimento do prazo previsto para o pagamento do tributo ou da contribuição até o dia em que ocorrer o seu pagamento, e sendo o percentual de multa a ser aplicado limitado a 20% (vinte por cento), com 61 dias ou mais de atraso.

Terá também, quando for o caso, os juros pela taxa SELIC (Sistema Especial de Liquidação e Custódia) a partir do primeiro dia do mês subsequente ao vencimento do prazo até o mês anterior ao do pagamento e 1% (um por cento) no mês do pagamento.

3.10 – FGTS

O empregador está obrigado a depositar, até o dia 7 (sete) de cada mês, em conta bancária vinculada, a importância correspondente a 8% (oito por cento) e 2% (dois por cento) referente ao aprendiz, da remuneração paga ou devida no mês anterior, a cada trabalhador, conforme dispõe o artigo 27 do Decreto nº 99.684/1990.

“Art. 22. Lei n° 8.036/1990. O empregador que não realizar os depósitos previstos nesta Lei, no prazo fixado no art. 15, responderá pela incidência da Taxa Referencial – TR sobre a importância correspondente. (Redação dada pela Lei nº 9.964, de 2000)

§ 1o Sobre o valor dos depósitos, acrescido da TR, incidirão, ainda, juros de mora de 0,5% a.m. (cinco décimos por cento ao mês) ou fração e multa, sujeitando-se, também, às obrigações e sanções previstas no Decreto-Lei no 368, de 19 de dezembro de 1968. (Redação dada pela Lei nº 9.964, de 2000)

§ 2o A incidência da TR de que trata o caput deste artigo será cobrada por dia de atraso, tomando-se por base o índice de atualização das contas vinculadas do FGTS. (Redação dada pela Lei nº 9.964, de 2000)

§ 2o-A. A multa referida no § 1o deste artigo será cobrada nas condições que se seguem: (Incluído pela Lei nº 9.964, de 2000)

I – 5% (cinco por cento) no mês de vencimento da obrigação; (Incluído pela Lei nº 9.964, de 2000)

II – 10% (dez por cento) a partir do mês seguinte ao do vencimento da obrigação. (Incluído pela Lei nº 9.964, de 2000)

§ 3o Para efeito de levantamento de débito para com o FGTS, o percentual de 8% (oito por cento) incidirá sobre o valor acrescido da TR até a data da respectiva operação. (Redação dada pela Lei nº 9.964, de 2000)”.

4. PENALIDADES

A falta de registro do empregado não irá somente causar as penalidades em pecúnia já citadas nesta matéria, mas também as administrativas por parte dos órgãos fiscalizadores, quando o caso.

E quando houve reclamatória trabalhista, além das multas já citadas nesta matéria, há situações em que o empregado poderá pleiteia indenizações, a qual acaba a empresa condenada a pagar.

5. MULTAS TRABALHISTAS

Segue abaixo as multas mais comuns pela ausência, irregularidades ou atraso referente as obrigações trabalhistas.

TABELA DE MULTAS POR INFRAÇÃO À LEGISLAÇÃO TRABALHISTA

Observações:

Os artigos da tabela acima que atualmente estão revogados, como por exemplo o artigo 42 da CLT, mas permanecem, uma vez que a aplicação da multa se dará pela vigência da legislação na data do acometimento da infração.

Os juros de mora regulam-se pelo Artigo 59, da referida lei.

As multas pagas dentro do prazo da notificação serão cobradas pela UFIR do ano do pagamento.

Com a extinção da UFIR e como até o momento não houve manifestação do MTE a respeito, deve-se utilizar a última UFIR oficial divulgada - R$ 1.0641.

Fundamentos legais: Citados no texto.