RAIS ANO-BASE 2013
Prazo Final de Entrega Até 21.03.2014
Sumário
1. Introdução
2. Objetivo
3. Finalidade
4. Obrigatoriedade
5. Prazo Para a Entrega da Declaração da RAIS
5.1 – Retificações
6. Certificado Digital ICP Brasil
6.1 – Exceções
7. Quem Está Obrigado a Declarar A RAIS
7.1 - Estabelecimento/Entidade Inscrito No CNPJ E No CEI
7.2 – Isenção de Tarifa
7.3 - Filiais, Agências ou Sucursais
8. Empregador/Empregado Doméstico
9. Informações Obrigatórias na RAIS
9.1 - Quem Deve ser Informado na RAIS
10. Quem Não Deve Ser Informado Na RAIS
11. RAIS Negativa
11.1 – Obrigados a Declarar
11.2 - Desobrigado a Declarar
12. Entrega da Declaração da RAIS – Como Entregar
12.1 - Cópia da Declaração de Qualquer Ano-Base
13. Recibo de Entrega da RAIS
14. Arquivo
15. Informações com Inconsistências
16. Retificação da RAIS de Exercícios Anteriores
17. Preenchimento das Informações da RAIS
17.1 – CNPJ/CEI
18. RAIS do Exercício Anteriores
19. Declaração de Encerramento das Atividades
19.1 Declaração Antecipada de Encerramento das Atividades
19.2 Declaração de Encerramento das Atividades em Anos-Base Anteriores
20. Entrega da RAIS Fora do Prazo - Penalidades/Multa
20.1 - Multa Referente a Atraso na Entrega da Declaração, Omissão ou Declaração Falsa ou Inexata
21. Locais para Esclarecimentos de Dúvidas
1. INTRODUÇÃO
A Portaria do MTE nº 2.072, de 31.12.2013 (DOU de 03.01.2014), aprova instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), instituída pelo Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, como também o anexo Manual de Orientação da RAIS relativo ao ano-base 2013.
2. OBJETIVO
A gestão governamental do setor do trabalho conta com o importante instrumento de coleta de dados denominado de Relação Anual de Informações Sociais – RAIS e tem por objetivo:
(Decreto nº 76.900, de 23.12.75)
a) o suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no País;
b) o provimento de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho;
c) disponibilização de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais.
Observação: Com base de dados, a RAIS tem como referência o pagamento do Abono Salarial.
3. FINALIDADE
Os dados coletados pela RAIS constituem expressivos insumos para atendimento das necessidades (site do Ministério do Trabalho):
a) da Legislação da nacionalização do trabalho;
b) de controle dos registros do FGTS;
c) dos Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
d) de estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;
e) de identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.
4. OBRIGATORIEDADE
Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), por meio da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), as informações referentes a cada um de seus empregados, de acordo com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975 (Manual da RAIS ano base 2012, Parte I, Introdução).
Observação: Verificar também o item "7” desta matéria – “Quem Está Obrigado A Declarar A RAIS”.
5. PRAZO PARA A ENTREGA DA DECLARAÇÃO DA RAIS
De acordo com o artigo 6° da Portaria n° 2.072/2013, o prazo para a entrega da declaração da RAIS inicia-se no dia 20 de janeiro de 2014 e encerra-se no dia 21 de março de 2014.
O prazo de que trata o artigo acima não será prorrogado.
Vencido o prazo de que trata acima, a declaração da RAIS 2013 e as declarações de exercícios anteriores gravadas no GDRAIS Genérico, disponível nos endereços eletrônicos de que trata o caput do art. 4º, deverão ser transmitidas por meio da Internet ou o arquivo poderá ser entregue nos órgãos regionais do MTE, para os estabelecimentos sem acesso à Internet, acompanhadas da "Relação dos Estabelecimentos Declarados".
Havendo inconsistências no arquivo da declaração da RAIS que impeçam o processamento das informações, o estabelecimento deverá reencaminhar cópia do arquivo.
Ressaltamos, que a entrega da declaração é obrigatória e o atraso na entrega está sujeito a multa conforme previsto no art. 25 da Lei nº 7.998, de 11/01/1990.
Observações: Segue informações/notas obtidas no Manual da RAIS ano-base 2013 item “8”:
Notas:
I após o dia 21 de março de 2014 a entrega da declaração continua sendo obrigatória, porém está sujeita à multa;
II Havendo necessidade de retificar as informações prestadas, o término do prazo para a entrega da RAIS RETIFICADORA, sem multa, é 21 de março de 2014.
5.1 – Retificações
As retificações de informações e as exclusões de arquivos poderão ocorrer, sem multa, até o último dia do prazo estabelecido no item acima. O Recibo de Entrega deverá ser impresso cinco dias úteis após a entrega da declaração, utilizando os endereços eletrônicos (http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br) - opção "Impressão de Recibo". (artigo 6°, § 4° da Portaria n° 2.072/2013)
Observação: Verificar também o “item 16” desta matéria – Retificação da RAIS.
6. CERTIFICADO DIGITAL ICP BRASIL
Conforme o artigo 5º da Portaria n° 2.072/2013 estabelece a obrigatoriedade da utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS por todos os estabelecimentos que possuem a partir de 11 (onze) vínculos.
E o parágrafo único do mesmo artigo acima estabelece que as declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.
6.1 – Exceções
Não é obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS dos estabelecimentos que possuem menos de 11 (onze) empregados (Portaria n° 2.072/2013, artigo 5°).
Também não é obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS Negativa (Portaria n° 2.072/2013, artigo 5°).
7. QUEM ESTÁ OBRIGADO A DECLARAR A RAIS
Conforme o artigo 2° da Portaria 2.072/2013 estão obrigados a declarar a RAIS:
a) empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973, respectivamente;
b) filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
c) autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
d) órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
e) conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
f) condomínios e sociedades civis; e
g) cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.
h) estabelecimento inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica CNPJ que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base está obrigado a entregar a RAIS - RAIS NEGATIVA - preenchendo apenas os dados a ele pertinentes; (empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados; Manual da RAIS, ano-base 2013)
i) inscritos no CNPJ com ou sem empregados o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa; (Manual da RAIS, ano-base 2013)
j) todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica. (Manual da RAIS, ano-base 2013)
7.1 - Estabelecimento/Entidade Inscrito No CNPJ E No CEI
O estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo número de matrícula no Cadastro Específico do INSS (CEI), conforme parágrafo único do art. 2o do Decreto nº 76.900/75. Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores pessoas físicas, urbanas e rurais que mantiveram empregados.
O estabelecimento inscrito no CEI, que não possui empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base, está dispensado de entregar a RAIS Negativa.
Estabelecimento/entidade inscrito(a) no CNPJ e no CEI deve apresentar a declaração da RAIS pelo CNPJ.
Estabelecimento/entidade em liquidação deverá entregar a RAIS mesmo nos casos de falência ou liquidação, pelos representantes legais definidos na legislação específica.
Observações:
Informações completas sobre preenchimento, vide no Manual da RAIS, ano-base 2013, em “PREENCHIMENTO DAS INFORMAÇÕES DA RAIS”, Parte II.
“C) Tipo de inscrição - selecionar a opção CNPJ ou CEI, de acordo com o tipo de inscrição do estabelecimento:
C.1) Inscrição no CNPJ/CEI - este campo deve ser preenchido da seguinte forma:
CNPJ - informar o número de inscrição no CNPJ com 14 dígitos, sendo o número básico com 8, a ordem com 4 e o DV com 2 dígitos;
CEI - informar o número da matrícula CEI com 12 dígitos. Não é permitida a utilização de qualquer outro tipo de identificador para o estabelecimento, como CPF, INCRA, etc.”.
Vide, também o item “7”, alínea “c” e o item “11” (forma de preenchimento da RAIS) desta matéria. E em informações, Manual da RAIS, ano-base 2013, item “2”, incisos II a V.
* Vide também no item “17” desta matéria.
7.2 – Isenção De Tarifa
Conforme o artigo 4°, § 4° da Portaria n° 2.072/2013, a entrega da RAIS é isenta de tarifa.
7.3 - Filiais, Agências Ou Sucursais
De acordo com o Manual RAIS, ano-base 2013, item “2”, em “notas”, inciso III – A empresa/entidade que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar a RAIS separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles sujeitos à inscrição no CNPJ, na categoria de órgão-estabelecimento. No caso dos órgãos da administração pública direta ou indireta, a RAIS de cada órgão-estabelecimento deve ser fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores;
8. EMPREGADOR/EMPREGADO DOMÉSTICO
Em virtude do empregado doméstico não ser relacionado na RAIS, o empregador doméstico está desobrigado da entrega da RAIS.
Observações:
Vide também o item “10” desta matéria.
Não deve ser relacionados na RAIS, alínea “a” do Manual da RAIS, ano-base 2013, item “4” – “Quem não deve ser relacionado”.
9. INFORMAÇÕES OBRIGATÓRIAS NA RAIS
Conforme o artigo 3º, parágrafo único, da Portaria referida, os empregadores deverão informar na RAIS:
a) os quantitativos de arrecadação das contribuições sindicais previstas no art. 579 da CLT, devidas aos sindicatos das respectivas categorias econômicas e profissionais ou das profissões liberais e as respectivas entidades sindicais beneficiárias;
b) a entidade sindical a qual se encontram filiados; e
c) os empregados que tiveram desconto de contribuição associativa, com a identificação da entidade sindical beneficiária.
Conforme o artigo 4º da Portaria nº 2.072/2013, as informações exigidas para o preenchimento da RAIS encontram-se no Manual de Orientação da RAIS, edição 2013, disponível na Internet nos endereços http://portal.mte.gov.br/rais e http://www.rais.gov.br.
E de acordo com o artigo 4°, §§ 1º e 2º estabelece que a declarações deverão ser fornecidas por meio da Internet - mediante utilização do programa gerador de arquivos da RAIS - GDRAIS2013 que poderá ser obtido em um dos endereços eletrônicos de que trata o caput deste artigo. E excepcionalmente, não sendo possível a entrega da declaração pela Internet, o arquivo poderá ser entregue nos órgãos regionais do MTE, desde que devidamente justificado.
9.1 - Quem Deve Ser Informado Na RAIS
O empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, deverá relacionar na RAIS de cada estabelecimento, os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base e não apenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo (Artigo 3º da Portaria n° 2.072/2013):
a) empregados urbanos e rurais, contratados por prazo indeterminado ou determinado;
b) trabalhadores temporários regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
c) diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS;
d) servidores da administração pública direta ou indireta federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
e) servidores públicos não-efetivos, demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não regidos pela CLT;
f) empregados dos cartórios extrajudiciais;
g) trabalhadores avulsos, aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria;
h) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;
i) aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;
j) trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regidos pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993;
k) trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural, Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973;
l) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Estadual;
m) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Municipal;
n) servidores e trabalhadores licenciados;
o) servidores públicos cedidos e requisitados; e
p) dirigentes sindicais.
Observação: Verificar também o Manual da RAIS, ano-base 2013, item 3 – “Quem deve ser relacionado”.
10. QUEM NÃO DEVE SER INFORMADO NA RAIS
Não devem ser relacionados na RAIS:
a) diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
b) autônomos;
c) eventuais;
d) ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
e) estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008;
f) empregados domésticos regidos pela Lei nº 11.324/2006; e
g) cooperados ou cooperativados.
Observação: Informações obtidas no Manual da RAIS, ano-base 2013, item 4 – “Quem não deve ser relacionado”.
11. RAIS NEGATIVA
RAIS Negativa é a declaração, na qual são fornecidos somente os dados cadastrais do estabelecimento, cadastrado com CNPJ, quando o mesmo não teve empregado durante o ano-base.
As informações exigidas para o preenchimento da RAIS encontram-se no Manual de Orientação da RAIS, edição 2012, disponível na Internet nos endereços http://www.mte.gov.br/rais e http://www.rais.gov.br (artigo 4° da Portaria n° 2.072/2013).
11.1 – Obrigados A Declarar
O estabelecimento inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base está obrigado a entregar a RAIS NEGATIVA, preenchendo somente os dados a ele pertinentes (Artigo 2º, § 1° da Portaria nº 2.072/2013).
Os estabelecimentos ou entidades que não tiveram vínculos laborais no ano-base poderão fazer a declaração acessando a opção - RAIS NEGATIVA - on-line - disponível nos endereços eletrônicos www.mte.gov.br/rais e www.rais.gov.br (Artigo 4°, § 3º, da Portaria referida).
11.2 - Desobrigado A Declarar
A empresa ou estabelecimento inscrito no Cadastro Específico do INSS-CEI, que não possuem empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base, está dispensado de entregar a RAIS NEGATIVA (http://www.rais.gov.br/declarar.asp), conforme abaixo:
“Manual da RAIS ano-base 2013, Parte I, item 2. Quem deve declarar - Notas: II - o estabelecimento inscrito no CEI, que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base, está dispensado de entregar a RAIS Negativa”.
Conforme o § 2°, artigo 2°, da Portaria MTE n° 2.072/2013, o Microempreendedor Individual - MEI de que trata o §1º do art. 18-A da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, fica dispensado da apresentação da RAIS NEGATIVA.
12. ENTREGA DA DECLARAÇÃO DA RAIS – COMO ENTREGAR
A entrega da declaração é somente pela internet. O envio da declaração será efetuado nas funções "Gravar Declaração" ou "Transmitir Declaração" do aplicativo GDRAIS2013. Excepcionalmente, não sendo possível a entrega da declaração pela internet, o arquivo poderá ser entregue nos órgãos regionais do MTE, desde que devidamente justificada.
A transmissão poderá ser feita a partir de arquivo gravado no disco rígido.
Para entregar a declaração da RAIS por meio da Internet, o estabelecimento deverá efetuar um dos seguintes procedimentos:
a) selecionar no GDRAIS a opção Declaração e a seguir a opção Transmitir Declaração ou acionar o ícone correspondente ou ainda, acionar o botão transmitir na tela do assistente de gravação. Será exibida uma tela onde o usuário seleciona o local onde se encontra a declaração a transmitir. Selecione a declaração e acione o botão transmitir.
b) será oferecida para todas as declarações a alternativa de transmiti-las com Certificado Digital.
Estará disponível, também, aos estabelecimentos/entidades que não tiveram vínculos no ano-base 2013, a opção para fazerem a declaração da RAIS Negativa Web pelos endereços eletrônicos http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.
Quando se tratar de declaração centralizada, a RAIS das filiais poderá ser entregue por meio da Internet pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ da empresa a qual estiveram vinculados.
Os arquivos que não forem analisados pelo GDRAIS2013 não poderão ser transmitidos.
Notas:
I após o prazo legal, as declarações devem ser transmitidas por meio da Internet, mediante a utilização do programa GDRAIS2013, conforme descrito acima, ou entregues nas Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego (SRTE's), Gerências Regionais do Trabalho e Emprego e Agências Regionais do Trabalho e Emprego, para o caso de estabelecimentos sem acesso à Internet. O arquivo gerado para entrega será acompanhado da Relação dos Estabelecimentos Declarados, emitida a partir do GDRAIS2013;
II caso o arquivo apresente alguma irregularidade (inconsistências e/ou dano físico), o mesmo será devolvido e a declaração da RAIS considerada não entregue;
III para gerar a declaração da RAIS fora do prazo legal, os responsáveis deverão utilizar os programas disponíveis nos endereços eletrônicos: http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.
Observação: Informações relacionadas acima, obtida no Manual da RAIS, ano-base 2013, item “6” – “Como entregar”.
12.1 - Cópia Da Declaração De Qualquer Ano-Base
Conforme o artigo 11 da Portaria n° 2.072/2013, a cópia da declaração da RAIS, de qualquer ano-base, poderá ser solicitada pelo estabelecimento declarante à Coordenação- Geral de Estatísticas do Trabalho, do Ministério do Trabalho e Emprego, em Brasília-DF, ou aos seus órgãos regionais.
13. RECIBO DE ENTREGA DA RAIS
O Recibo de Entrega deverá ser impresso 5 (cinco) dias úteis após a entrega da declaração, utilizando os endereços eletrônicos (http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br) - opção “Impressão de Recibo” (Artigo 7º da Portaria n° 2.072/2013).
A cópia da declaração da RAIS, de qualquer ano-base, poderá ser solicitada pelo estabelecimento declarante à Coordenação-Geral de Estatísticas do Trabalho, do Ministério do Trabalho e Emprego, em Brasília-DF, ou aos seus órgãos regionais (artigo 11 da Portaria n° 2.072/2013).
Observações: Segue informações obtidas no Manual da RAIS ano-base 2013, no item “7”:
O recibo estará disponível para impressão em até 5 dias úteis após a entrega da declaração, nos endereços eletrônicos: http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br - opção "Impressão de Recibo".
Preservar o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido no ato da transmissão do mesmo, onde consta o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), que, juntamente com a inscrição CNPJ/CEI, será obrigatório para emissão do recibo de Entrega da RAIS pela Internet. Para os canteiros de obras, informar também o CEI vinculado.
14. ARQUIVO
O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante 5 (cinco) anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os documentos comprobatórios, referente à RAIS, conforme o cumprimento das obrigações relativas ao MTE - Ministério do Trabalho e Emprego (Artigo 8° da Portaria n° 2.072/2013):
a) o relatório impresso ou a cópia dos arquivos;
b) o Recibo de Entrega da RAIS.
15. INFORMAÇÕES COM INCONSISTÊNCIAS
Havendo inconsistências no arquivo da declaração da RAIS que impeçam o processamento das informações, o estabelecimento deverá reencaminhar cópia do arquivo (artigo 6°, § 3° da Portaria n° 2.072/2013).
Observação: É de responsabilidade do empregador fazer a correção das informações da RAIS antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no art. 239 da Constituição Federal.
16. RETIFICAÇÃO DA RAIS DE EXERCÍCIOS ANTERIORES
Conforme o item “10.3” do Manual da RAIS ano-base 2013, a retificação da RAIS de exercícios anteriores - caso o (a) estabelecimento/entidade necessite retificar declarações da RAIS de exercícios anteriores, deverá consultar os procedimentos constantes nos endereços (http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), item "Orientações", opção "Retificação da RAIS de exercícios anteriores".
a) em caso de dúvida, contactar a Central de Atendimento da RAIS telefone 0800-7282326 ou as Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, Gerências Regionais do Trabalho e Emprego ou Agências Regionais do Trabalho e Emprego, para solicitar os esclarecimentos necessários.
17. PREENCHIMENTO DAS INFORMAÇÕES DA RAIS
Todas as informações completas sobre o preenchimento da RAIS, encontra-se no Manual RAIS ano-base 2013 (Parte I – Instruções de Preenchimento e Parte II Preenchimento das Informações da RAIS).
“O responsável pelo fornecimento das informações deve observar, rigorosamente, as orientações para o correto preenchimento dos campos do Programa GDRAIS2012, evitando prejuízos ao (a) estabelecimento/entidade e, em especial, aos empregados/servidores, no que se refere ao recebimento do abono salarial pago pelas agências da Caixa Econômica Federal (PIS) ou Banco do Brasil (PASEP)”.
17.1 – CNPJ/CEI
Segue abaixo, informações referentes ao preenchimento das informações da RAIS, referente ao tipo de inscrição CNPJ/CEI, conforme dispõe a Parte II, alíneas “c” a “g” e suas observações “atenção” do Manual da RAIS ano-base 2013:
“C) Tipo de inscrição - selecionar a opção CNPJ ou CEI, de acordo com o tipo de inscrição do estabelecimento:
C.1) Inscrição no CNPJ/CEI - este campo deve ser preenchido da seguinte forma:
CNPJ - informar o número de inscrição no CNPJ com 14 dígitos, sendo o número básico com 8, a ordem com 4 e o DV com 2 dígitos;
CEI - informar o número da matrícula CEI com 12 dígitos. Não é permitida a utilização de qualquer outro tipo de identificador para o estabelecimento, como CPF, INCRA, etc.
Atenção!
Confira a inscrição CNPJ e a razão social com o Cartão de Identificação da Pessoa Jurídica.
D) Prefixo - este campo não é de preenchimento obrigatório; só deve ser preenchido quando o(a) estabelecimento/entidade tiver que repetir o número do CNPJ dentro do mesmo arquivo para:
a) fornecer as informações de seus empregados em grupos distintos; ou
b) para declarar a vinculação da matrícula CEI de obra ao CNPJ da empresa.
O estabelecimento deverá gerar um subarquivo para cada uma das declarações, as quais serão diferenciadas pelo código de prefixo 01 para o 1º grupo ou 1ª obra, 02 para o 2º grupo ou 2ª obra, e assim por diante. Não informar o DV - Dígito Verificador do CNPJ neste campo.
E) CEI vinculado - este campo deve ser preenchido somente pelo estabelecimento que possuir obra de construção civil. Informar a matrícula CEI neste campo e o CNPJ do(a) estabelecimento/entidade no campo "Inscrição no CNPJ/CEI", conforme segue:
1º - declarar os trabalhadores da empresa (matriz ou filial), iniciando a declaração pela inscrição do CNPJ, prefixo 00, deixando o campo CEI vinculado em branco;
2º - declarar os trabalhadores da obra (canteiro) pelo CEI correspondente àquela obra (utilizando o prefixo 01 para a primeira obra, 02 para segunda obra, e assim por diante) e informar o CNPJ da empresa para caracterizar a vinculação.
As empresas/entidades que possuírem CNPJ e CEI, simultaneamente, devem informar na declaração somente o CNPJ.
F) Razão social do estabelecimento - informar a razão social vigente em dezembro, conforme registro constante no CNPJ da Secretaria da Receita Federal e no CEI.
G) Para uso da empresa - campo não-obrigatório, de livre utilização pela empresa.
Atenção!
Ao concluir o preenchimento dos campos acima, clique no botão "OK" para continuar o preenchimento da declaração.
O botão "Vínculos" não deve ser acionado antes de finalizar o preenchimento das informações referentes ao estabelecimento”.
Observação: Vide também o subitem “7.1” – “Estabelecimento/Entidade Inscrito No CNPJ E No CEI”, desta matéria.
18. RAIS DO EXERCÍCIO ANTERIORES
A RAIS de exercícios anteriores deverá ser declarada com a utilização do aplicativo GDRAIS Genérico e os valores das remunerações deverão ser apresentados na moeda vigente no respectivo ano-base (artigo 10 da Portaria citada).
Importante: Ressalta-se, que de acordo com o parágrafo único do artigo 10 da portaria n° 2.072/2013 é obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS de exercícios anteriores, exceto para a transmissão da RAIS Negativa.
19. DECLARAÇÃO DE ENCERRAMENTO DAS ATIVIDADES
O (A) estabelecimento/entidade que encerrou as atividades em 2013 e não entregou a declaração da RAIS deverá marcar a opção "Encerramento das Atividades", disponível no programa GDRAIS2013, e informar a data do encerramento de suas atividades. A data de desligamento dos empregados, quando for o caso, é obrigatória e deve ser menor ou igual à data de encerramento das atividades do estabelecimento.
19.1 Declaração Antecipada De Encerramento Das Atividades
No caso de encerramento das atividades no decorrer de 2014, o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS2013. O campo data de encerramento pode ser preenchido com o dia, mês e ano equivalente à data em que está sendo entregue a declaração da RAIS (no formato DD/MM/AAAA). A data de desligamento dos empregados, quando for o caso, é obrigatória e deve ser menor ou igual à data de encerramento das atividades do estabelecimento.
A declaração da RAIS referente ao ano-base 2013 também deverá ser entregue.
19.2 Declaração De Encerramento Das Atividades Em Anos-Base Anteriores
No caso de encerramento das atividades, em anos-base anteriores, os estabelecimentos deverão utilizar o programa GDRAIS Genérico que está disponível nos endereços eletrônicos mencionados no item 6.
Observação: Informações detalhadas, vide Manual RAIS ano-base 2013, item “9” ou site:
www.rais.gov.br.
20. ENTREGA DA RAIS FORA DO PRAZO - PENALIDADES/MULTA
O empregador que não entregar a RAIS no prazo previsto no caput do art. 6º, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 11 de janeiro de 1990, regulamentada pela Portaria/MTE nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, publicada no Diário Oficial da União de 13 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria/MTE nº 688, de 24 de abril de 2009, publicada no Diário Oficial da União de 27 de abril de 2009 (artigo 9° da Portaria n° 2.072/2013).
Importante: Ressalta-se, que é de responsabilidade do empregador, conferir as informações da RAIS, antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no artigo 239 da Constituição Federal.
20.1 - Multa Referente À Atraso Na Entrega Da Declaração, Omissão Ou Declaração Falsa Ou Inexata
Conforme determina o art. 2º da Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 687, de 24 de abril de 2009, o empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.
O valor da multa resultante da aplicação acima prevista, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:
a) de 0% (zero por cento) a 4% (quatro por cento) - para empresas com 0 (zero) a 25 (vinte e cinco) empregados;
b) de 5% (cinco por cento) a 8% (oito por cento) - para empresas com 26 (vinte e seis) a 50 (cinquenta) empregados;
c) de 9% (nove por cento) a 12% (doze por cento) - para empresas com 51 (cinquenta e um) a 100 (cem) empregados;
d) de 13% (treze por cento) a 16% (dezesseis por cento) - para empresas com 101 (cento e um) a 500 (quinhentos) empregados; e
e) de 17% (dezessete por cento) a 20% (vinte por cento) - para empresas com mais de 500 (quinhentos) empregados.
A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
Importante: Após término do prazo final, a entrega da declaração continua sendo obrigatória, porém está sujeita a multa.
A multa deve ser recolhida na rede bancária arrecadadora, mediante Documento de Arrecadação de Receitas Federais - DARF, a ser preenchido com o código de receita 2877 e com o número de referência 3800165790300842-9, conforme Ato Declaratório Executivo COSAR nº 94, de 10 de julho de 2001 (DOU de 11.07.2001), da Coordenação Geral do Sistema de Arrecadação e Cobrança, da Secretaria da Receita Federal.
O pagamento da multa não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho.
Observação: Informações acima obtidas no Manual da RAIS ano-base 2013, item “11”.
21. LOCAIS PARA ESCLARECIMENTOS DE DÚVIDAS
Segue abaixo, locais para obter informações e esclarecimentos das dúvidas, referente à RAIS, conforme consta no Manual da RAIS ano-base 2013, item “14”:
a) as orientações sobre os procedimentos técnicos de utilização do programa GDRAIS2013, poderão ser obtidas junto à Central de Atendimento do SERPRO pelo telefone 0800-7282326 ou endereço eletrônico: http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br - opção "Fale Conosco".
b) as orientações gerais quanto ao preenchimento da declaração poderão ser obtidas mediante contato com o Ministério do Trabalho e Emprego, pelo e-mail: rais.sppe@mte.gov.br.
c) as correspondências para esclarecimentos complementares quanto à declaração da RAIS poderão ser encaminhadas para o endereço especificado abaixo:
- Ministério do Trabalho e Emprego
- Secretaria de Políticas Públicas de Emprego
- Departamento de Emprego e Salário
- Coordenação-Geral de Estatísticas do Trabalho
- Esplanada dos Ministérios, Bloco F, Edifício-Anexo, Ala B - Sala 204, 70059-900 - Brasília/DF.
Fax: (61) 2031-8272
Fundamentos Legais: Os citados no texto e Manual da RAIS ano-base de 2013.