PERDA, EXTRAVIO OU INUTILIZAÇÃO DE LIVROS OU DOCUMENTOS FISCAIS
Aspectos Gerais
Sumário
1. INTRODUÇÃO
O contribuinte do ICMS ao proceder sua inscrição no Cadastro de Contribuintes do ICMS sujeita-se à observância de várias obrigações acessórias, dentre elas a emissão de documentos e a escrituração dos livros fiscais, conforme as exigências constantes no RICMS/SP.
Tais obrigações constituem parte da documentação comprobatória das operações e prestações realizadas pelo contribuinte, devendo este zelar pela sua guarda e observar todos os procedimentos prescritos na lei para sua utilização.
Porém, na ocorrência de uma situação fática que enseje a necessidade de inutilizar a documentação ou os livros fiscais ou haja o extravio ou perda dos mesmos, devem ser observados os procedimentos abaixo elencados.
2. PROCEDIMENTOS
A Portaria CAT nº 17/2006 (DOE de 22.03.2006), no seu artigo 1º, prescreve os procedimentos acima referidos ao ocorrer a perda, o extravio ou a inutilização de livros ou documentos fiscais, devendo o fato ser objeto de:
a) comunicação ao Posto Fiscal a que estiver vinculado o contribuinte, de acordo com o modelo constante no Anexo I da referida Portaria, reproduzido no subitem 3.1;
b) lavratura de termo circunstanciado no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, o qual deverá ter o visto do Fisco quando da entrega da comunicação referida na letra ‘a’ supra.
Além deste procedimento, o § 2º do mesmo artigo obriga o contribuinte a observar também os seguintes trâmites:
a) entregar ao Posto Fiscal de vinculação do contribuinte uma Declaração de Extravio de Documento, conforme modelo previsto no Anexo II da Portaria supramencionada, que será reproduzido no subitem 3.2, para ser anexada à comunicação tratada anteriormente;
b) publicar anúncio, por 3 (três) vezes, em jornal da localidade, relativo à ocorrência, com a identificação dos documentos ou impressos fiscais - tipo, modelo, série, subsérie e numeração - e especificação, se preenchidos ou não.
3. MODELOS
Seguem abaixo reproduzidos os modelos de comunicação e declaração referidos nesta matéria, observando que os mesmos encontram-se disponíveis para “download” no site www.pfe.fazenda.sp.gov.br.
3.1 - Comunicação de Ocorrências Com Livros e/ou Documentos Fiscais
O modelo de comunicação de ocorrências com livros e/ou documentos fiscais, constante no Anexo I e previsto no artigo 1º da Portaria CAT nº 17/2006, deve ser confeccionado conforme o seguinte modelo:
Ao Chefe do Posto Fiscal de ......................
Contribuinte:
Inscr. Estadual:
Comunica a ocorrência com os livros e/ou documentos fiscais abaixo assinalada:
(Assinalar a(s) ocorrência(s) e relacionar, se necessário usando o verso, os livros e/ou documentos fiscais)
1. ( ) PERDA OU EXTRAVIO
2. INUTILIZAÇÃO:
2.1 - ( ) POR ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS
2.2 - ( ) POR MUDANÇA DE REGIME
2.3 - ( ) OUTRAS:
3. ADAPTAÇÃO C/APOSIÇÃO DE CARIMBO:
3.1 - ( ) NOVO NOME EMPRESARIAL (FIRMA OU DENOMINAÇÃO)
3.2 - ( ) NOVO ENDEREÇO
3.3 - ( ) NOVA INSCRIÇÃO ESTADUAL
3.4 - ( ) NOVO CNPJ
3.5 - ( ) TALÕES DE NOTA FISCAL DA SÉRIE .... DE .... A ....
3.6 - ( ) LIVROS REGISTRO DE MOD. ...
4. ( ) RECONSTITUIÇÃO DA ESCRITA FISCAL DOS LIVROS
LIVROS DE REGISTRO DE MOD. ...
5. NO CASO DE SUCESSÃO, INFORMAR ABAIXO A RAZÃO SOCIAL, O CNPJ E A IE DO ESTABELECIMENTO SUCEDIDO:
RAZÃO SOCIAL:
CNPJ:
IE:
Declara que:
( ) A ocorrência acima, foi publicada em três edições do Jornal: nos dias: nas páginas:
( ) Foi lavrado termo circunstanciado no Livro de Reg. de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, de nº na página:
( ) Está ciente, de que a reconstituição da escrita fiscal dos livros fiscais depende de autorização expressa do Chefe do Posto Fiscal, nos termos do artigo 226 do Regulamento do ICMS.
LOCAL: ............................................ DATA: ...........
__________________________________________
ASSINATURA
NOME: ..........................................................
CPF: .............................................................
CARGO: ........................................................
3.2 - Modelo de Declaração de Extravio de Documento
O modelo de declaração de extravio, constante no Anexo II e previsto no item 1 do § 2º do artigo 1º da Portaria CAT nº 17/2006, deve ser elaborado da seguinte forma:
DECLARAÇÃO DE EXTRAVIO DE DOCUMENTO
Eu,....................................., portador do RG nº ....................e do CPF nº ........................, profissão....................., residente e domiciliado na Rua .................................., nº ................, cidade ...................., Estado .................... declaro ter extraviado os seguintes documentos: (além dos documentos, informar nome empresarial (firma ou denominação), endereço, I.E. e CNPJ da empresa, data do extravio e motivo).
Assumo inteira responsabilidade civil e criminal por esta declaração, estando ciente das penas do crime de Falsidade Ideológica (artigo 299 do Código Penal Brasileiro) e sua eventual subsunção ao crime contra a ordem tributária (artigos 1º e 2º da Lei nº 8.137/1990).
Nome e assinatura do declarante, responsável legal pela empresa (*)
Visto do Posto Fiscal
(*) Anexar:
1) Cópia do RG;
2) Cópia do CPF;
3) Procuração, se representante legal.
Fundamentos Legais: Os citados no texto.