Entre as rotinas do Departamento de Pessoal das empresas, inclui-se o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias determinadas na legislação específica. Abordaremos essas obrigações de maneira agrupada, de acordo com a periodicidade com que se apresentam.

Calendário confeccionado com base na legislação em vigor até dezembro/98.

1.1 - Salários

O empregador deve efetuar o pagamento de salários aos empregados até o 5º (quinto) dia útil do mês subseqüente ao vencido.

1.2 - Caged

Encaminhar até o dia 15 do mês subseqüente, ao Ministério do Trabalho, a relação de admitidos e demitidos no mês anterior (Lei nº 4.923/65). Quando recair em dia que não haja expediente na Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, antecipar a entrega para o 1º (primeiro) dia útil.

1.3 - INSS

1.4 - PIS - Cadastramento

Cadastrar, imediatamente após a admissão, os empregados ainda não cadastrados e encaminhar o Documento de Cadastramento do Trabalhador no PIS (DCT).

1.5 - FGTS

Recolher até o dia 7 (sete), se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º (primeiro) dia útil anterior os depósitos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, incidente sobre a remuneração do mês anterior. (Lei nº 8.036/90)

1.6 - Cipa

Realizar as reuniões mensais em local apropriado e durante o expediente de trabalho, obedecendo ao calendário anual.

1.7 - Exame Médico

Realizar exame médico admissional dos empregados contratados antes que eles assumam suas atividades. Assim como os periódicos no período indicado pelo Médico do Trabalho e os demissionais quando necessário.

1.8 - Acidente do Trabalho

Comunicar à Previdência Social os acidentes do trabalho no 1º (primeiro) dia útil subseqüente ao da ocorrência.

1.9 - Vale-transporte

Fornecer o Vale-transporte de acordo com a opção exercida pelo empregado.

1.10 - Salário-família

Preencher a Ficha de Salário-família e o Termo de Responsabilidade para os filhos dos empregados nascidos durante o mês.

1.11 - GRPS - Guia de Recolhimento da Previdência Social

A empresa deve encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia 10 de cada mês, cópia da GRPS, das contribuições recolhidas ao INSS, relativamente à competência anterior.

1.12 - Contribuição Sindical Dos Empregados

Os empregadores devem descontar a contribuição sindical dos empregados admitidos no mês anterior e ainda não recolhida por outra empresa referente ao ano financeiro em curso e recolhê-lhas até o último dia útil do mês seguinte.

2.1.1 - Rais - Relação Anual de Informações Sociais

Os empregadores são obrigados a entregar, no prazo a contar do mês de janeiro, a Rais devidamente preenchida.

2.1.2 - 13º Salário

Efetuar, até o dia 10 (dez), o ajuste relativo ao 13º salário pago aos empregados com salário variável.

Os empregados que pretendam receber a metade do 13º salário por ocasião das férias devem requerê-lo à empresa, durante o mês de janeiro.

2.1.3 - Cipa

O empregador deve encaminhar ao órgão local do MTb, que pode ser entregue contra-recibo ou via postal-AR, o Anexo I, devidamente preenchido pela Cipa, até o dia 30 de janeiro.

2.1.4 - Acidentes do Trabalho - Doenças Ocupacionais - Agentes de Insalubridade

A empresa deve encaminhar, até o dia 31 de janeiro (neste ano até o dia 30 de janeiro), ao órgão local do MTb, mapa com avaliação anual dos dados relativos a acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade.

2.1.5 - Salário-educação

As obrigações relativas ao salário-educação são cumpridas por meio do recolhimento, pela empresa, de taxa de 2,5% aplicada ao total bruto da folha de salários dos empregados e trabalhadores avulsos. As empresas optantes pelo sistema de aplicação direta do salário-educação, por meio da manutenção de escola própria gratuita, aquisição de vagas, indenização de despesas de autopreparação de seus empregados e/ou filhos destes e esquema misto deverão atualizar os dados da Autorização para Manutenção de Ensino (Fame) nas Delegacias do Ministério da Educação e do Desporto.

2.1.6 - Contribuição Sindical da Empresa

As empresas no mês de janeiro devem recolher aos respectivos sindicatos de classe a contribuição sindical.

2.1.7 - Salário-família

Os empregados que recebem salário-família devem apresentar anualmente o Cartão da Criança, com as vacinas obrigatórias no primeiro ano de vida, devidamente anotadas. Sugerimos que esta apresentação seja feita todo mês de janeiro.

2.2.1 - Contribuição Sindical Dos Autônomos e Profissionais Liberais

Os autônomos e profissionais liberais devem no mês de fevereiro efetuar o pagamento da contribuição sindical às respectivas entidades de classe.

2.2.2 - Contribuição Sindical Rural

No mês de fevereiro normalmente recolhe-se a contribuição sindical rural patronal e dos empregados (vide a data exata com o Sindicato).

2.2.3 - Indústrias da Construção - Anexo II Resumo Anual

As indústrias da construção devem enviar, via postagem, o Anexo II Resumo Anual da NR 18 (Condições, Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção) até o último dia útil deste mês.

2.3.1 - Contribuição Sindical Dos Empregados

Dos salários de março desconta-se a contribuição sindical devida anualmente por empregados aos respectivos sindicatos de classe, associados ou não.

2.3.2 - Engenharia e Medicina do Trabalho - Serviço Único

As empresas optantes por serviço único com engenharia e medicina do trabalho obrigam-se a elaborar e submeter à aprovação do órgão local do MTb, até 30 de março, um programa bienal de segurança e medicina do trabalho a desenvolver.

As empresas novas instaladas após 30 de março de cada exercício podem constituir e elaborar, respectivamente, os citados serviços e programa, no prazo de 90 dias a contar da instalação.

2.3.3 - Rais - Relação Anual de Informações Sociais

A Rais deve ter como prazo máximo de entrega o dia 25 deste mês, salvo prorrogação.

2.3.4 - PAT - Programa de Alimentação do Trabalhador

O empregador deverá enviar até o dia 31 deste mês o formulário de adesão ao Programa de Alimentação do Trabalhador - PAT para que tenha validade de 12 meses (01.01 a 31.12.99).

2.4.1 - Cipa

O empregador deve encaminhar o Anexo I ao órgão local do MTb, que pode ser entregue contra-recibo ou via postal-AR, devidamente preenchido pela Cipa, até o dia 30 de abril.

2.4.2 - Contribuição Sindical Dos Empregados - Recolhimento

Em abril recolhe-se a contribuição descontada dos empregados em março.

2.4.3 - Entidade Beneficente de Assistência Social

A entidade beneficente de assistência social está obrigada a apresentar, anualmente, até 30 de abril, ao INSS de sua sede, relatório circunstanciado de suas atividades no exercício anterior.

2.4.4 - Contribuição Sindical - Relação - Entrega

Os empregadores que recolhem a contribuição sindical dos empregados em abril remetem, dentro de 15 dias, contados da data do recolhimento, ao sindicato da categoria profissional ou, na falta deste, ao órgão local do MTb, relação nominal dos empregados contribuintes, indicando a função de cada um, o salário e o valor recolhido.

A relação pode ser substituída por cópia da folha de pagamento.

2.5.1 - Contribuição Sindical - Relação - Entrega

Os empregadores que recolhem a contribuição sindical dos empregados em abril remetem, dentro de 15 dias contados da data do recolhimento, ao sindicato da categoria profissional ou, na falta deste, ao órgão local do MTb, relação nominal dos empregados contribuintes, indicando a função de cada um, o salário e o valor recolhido.

A relação pode ser substituída por cópia da folha de pagamento.

2.6 - Junho

Não há obrigações específicas a cumprir neste mês.

2.7.1 - Cipa

O empregador deve encaminhar o Anexo I ao órgão local do MTb, que pode ser entregue contra-recibo ou via postal - AR, devidamente preenchido pela Cipa, até o dia 30 de julho.

2.8 - Agosto

Não há obrigações específicas.

2.9 - Setembro

Não há obrigações específicas.

2.10.1 - Cipa

O empregador deve encaminhar o Anexo I ao órgão local do MTb, que pode ser entregue contra-recibo ou via postal - AR, devidamente preenchido pela Cipa, até o dia 30 de outubro.

2.11.1 - 13º Salário - 1ª Parcela

Até o dia 30 de novembro, o empregador deve pagar a 1ª (parcela) do 13º salário, salvo se o empregado a recebeu por ocasião das férias.

2.12.1 - 13º Salário - 2ª Parcela

Até o dia 20 de dezembro, o empregador deverá pagar a 2ª (segunda) parcela do 13º salário, deduzindo, após o desconto dos encargos incidentes, o valor referente à 1ª parcela.

3.1 - Salário-educação - Cadastro de Alunos

As empresas, efetuadas as indenizações de empregados e/ou filhos destes, enviam ao FNDE o Cadastro de Alunos (CA), devidamente atualizado ou preenchido, indicando nominalmente os beneficiários atendidos.

4.1 - Cipa

As empresas, em função do número de empregados e do grau de risco, obrigam-se a organizar e a manter em funcionamento, por estabelecimento, uma Cipa. Havendo eleições anualmente.

4.2 - Sipat

As empresas, obrigadas a constituir Cipa, devem realizar anualmente a Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (Sipat).

4.3 - Vale-transporte

O empregado, para receber o vale-transporte, deve informar ao empregador, por escrito: endereço residencial, serviços e meios de transporte mais adequados ao deslocamento residência-trabalho e vice-versa.

As informações retrocitadas devem ser atualizadas anualmente ou sempre que ocorrer alteração das circunstâncias mencionadas.

 Fundamento Legal:
Decreto nº 57.155/65;
Lei nº 7.418/85;
Lei nº 7.855/89;
Lei nº 8.036/90;
Lei nº 8.212/91;
MP nº 1.729/98;
Portaria MTb nº 3.214/78, NR 4 e 5;
Portaria MPAS nº 3.040/82;
Portaria SSST nº 24/94;
Portaria MPAS nº 1.435/94; artigos 578 a 580; e
Os citados no texto.