Sumário

• 1. Pessoas Jurídicas Obrigadas a Escrituração
• 2. Época da Escrituração
• 2.1 - Pessoa Jurídica Tributada Com Base no Lucro Real
• 2.2 - Pessoa Jurídica Tributada Com Base no Lucro Presumido ou Enquadrada no Simples
• 3. Modelo a Ser Utilizado
• 3.1 - Utilização do Modelo 7 do Sinief (IPI/ICMS)
• 3.2 - Utilização de Fichas Numeradas
• 3.3 - Utilização de Sistema de Processamento de Dados
• 4. Normas Para Escrituração
• 4.1 - Normas Gerais
• 4.2 - Empresas Editoras
• 4.3 - Empresas Que Exploram Atividade Imobiliária
• 4.4 - Procedimentos a Serem Observados na Escrituração do Livro Modelo 7
• 4.5 - Empresas Com Mais de um Estabelecimento
• 5. Falta da Escrituração do Livro Registro de Inventário
• 5.1 - Jurisprudência
• 6. Legalização do Livro Registro de Inventário
• 6.1 - Registro e Autenticação
• 6.2 - Época em Que Deve Ser Procedida a Legalização
• 6.3 - Requisitos Para Autenticação
• 7. Guarda e Conservação do Livro
• 8. Modelo

1. PESSOAS JURÍDICAS OBRIGADAS A ESCRITURAÇÃO

As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real e aquelas optantes pelo regime de tributação com base no lucro presumido ou enquadradas no regime do Simples, ficam obrigadas a escriturar o livro Registro de Inventário, observando as normas e prazos examinados neste trabalho.

 2. ÉPOCA DA ESCRITURAÇÃO

2.1 - Pessoa Jurídica Tributada Com Base no Lucro Real:

a) quando o Imposto de Renda for calculado com base no lucro real apurado trimestralmente, o livro Registro de Inventário deve ser escriturado até a data prevista para o pagamento do imposto devido no trimestre a que se referir o inventário, ou seja, até o último dia útil do mês seguinte;

b) quando o imposto mensal for calculado por estimativa (presunção de lucros), o livro Registro de Inventário deverá ser escriturado até a data fixada para a entrega tempestiva da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica - DIPJ que tiver por base o balanço a que se referir o inventário.

2.2 - Pessoa Jurídica Tributada Com Base no Lucro Presumido ou Enquadrada no Simples

No caso das pessoas jurídicas que optarem pela tributação definitiva com base no lucro presumido, ou que estiverem enquadradas no simples, entendemos que o livro Registro de Inventário deverá ser escriturado até a data estabelecida para a entrega da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica - DIPJ ou da Declaração Simplificada (no caso das empresas optantes pelo Simples) do ano-calendário a que se referir o inventário. 

3. MODELO A SER UTILIZADO

Não existe um modelo prescrito para o livro Registro de Inventário. De acordo com o § 2º do art. 260 do RIR/99, o contribuinte poderá:

a) criar modelo próprio;

b) adotar livro exigido por outra lei fiscal;

c) substituir o livro por série de fichas numeradas;

d) utilizar sistema de processamento de dados.

3.1 - Utilização do Modelo 7 do Sinief (IPI/ICMS)

A pessoa jurídica poderá utilizar o livro Registro de Inventário, modelo 7, de que trata o Convênio Sinief/70, que é exigido pela legislação do ICMS e do IPI. No entanto, para que seja viável manter e escriturar um único livro Registro de Inventário que satisfaça, concomitantemente, às legislações do Imposto de Renda e do ICMS e IPI, é indispensável que as pessoas jurídicas façam, nesse modelo, as adaptações necessárias capazes de torná-lo apto a atender aos ditames de cada legislação específica (PN CST nº 5/86).

3.2 - Utilização de Fichas Numeradas

As pessoas jurídicas obrigadas a escriturar o livro Registro de Inventário, poderão substituí-lo por fichas numeradas, mecânica ou tipograficamente.

Ressalte-se, no entanto, que a utilização de fichas para registro de movimentação de estoques não supre a exigência do livro Registro de Inventário (PN CST nº 500/70).

3.3 - Utilização de Sistema de Processamento de Dados

O livro Registro de Inventário poderá ser escriturado mediante utilização de sistema de processamento de dados, em formulários contínuos numerados em ordem seqüencial mecânica ou tipograficamente.

De acordo com o PN CST nº 11/85, após o processamento, os impressos deverão ser destacados e encadernados em forma de livro, lavrados os termos de abertura e de encerramento e submetido à autenticação do órgão competente.

 4. NORMAS PARA ESCRITURAÇÃO

4.1 - Normas Gerais

No livro Registro de Inventário deverão ser arrolados, com especificações que facilitem sua identificação, as mercadorias, os produtos manufaturados, as matérias-primas, os produtos em fabricação e os bens em almoxarifado existentes na data do encerramento de cada período de apuração do lucro real, ou no caso de empresa tributada pelo lucro presumido, e as empresas enquadradas no Simples no último dia do ano-calendário (art. 261 do RIR/99).

Os bens serão relacionados e avaliados de acordo com os critérios admitidos pela legislação do Imposto de Renda.

Vale lembrar que os bens devem ser discriminados, individualmente, com especificações que indiquem a sua natureza, unidade, quantidade, valor unitário e valor total de cada um, bem como o valor global por agrupamento (IN SRF nº 81/86).

4.2 - Empresas Editoras

As empresas editoras devem fazer constar de seu inventário os fascículos não comercializados por falta ou esgotamento de mercado, e os que tenham recebido em restituição pelos mesmos motivos, observando-se o seguinte (Portaria MF nº 496/77):

a) quando se tratar de fascículos obsoletos, assim considerados aqueles que tenham sido rejeitados pelo mercado e, em decorrência, não mais figurem nas vendas normais de empresa, poderão ser computados no livro Registro de Inventário com valor zero, desde que, no prazo de trinta dias, contado da data do balanço, a empresa comunique a ocorrência à repartição da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição;

b) a empresa deve manter o estoque em condições de ser verificado e, caso pretenda, antes da auditoria fiscal inutilizar, destruir ou vender os fascículos como matéria-prima para reaproveitamento industrial, deve fazer nova comunicação à Secretaria da Receita Federal, até dez dias antes de se desfazer, total ou parcialmente, o estoque.

4.3 - Empresas Que Exploram Atividade Imobiliária

A pessoa jurídica cuja atividade econômica seja a compra e venda de imóveis, desmembramento ou loteamento de terrenos, incorporação imobiliária e construção de prédio para venda, deverá fazer constar do livro Registro de Inventário todos os imóveis destinados à venda em estoque, por ocasião do levantamento do balanço, discriminados do seguinte modo (IN SRF nº 94/79):

a) os imóveis adquiridos para venda, um por um;

b) os terrenos oriundos de desmembramento ou loteamento, por conjunto de lotes com idêntica dimensão ou por quadras, quando referentes a um mesmo empreendimento; ou, então, terreno por terreno, se assim preferir o contribuinte;

c) as edificações resultantes de incorporação imobiliária, inclusive respectivos terrenos, por conjunto de unidades autônomas com idêntica área de construção e o mesmo padrão de acabamento, conquanto se refiram a um mesmo empreendimento; ou, então, unidade por unidade, se assim preferir o contribuinte;

d) os prédios construídos para venda e respectivos terrenos, prédio por prédio.

Ressalte-se, ainda, que, de acordo com a IN SRF nº 84/79, a exigência do registro permanente de estoque não dispensa o contribuinte da obrigação de possuir e escriturar o livro Registro de Inventário, sendo função daquele subsidiar este, principalmente no que se refere à determinação do custo e discriminação dos imóveis em estoque por ocasião do balanço.

4.4 - Procedimentos a Serem Observados na Escrituração do Livro Modelo 7

No caso da pessoa jurídica utilizar unicamente o livro Registro de Inventário, modelo 7, do Sinief, deverá fazer as adaptações necessárias capazes de torná-lo apto a atender às exigências do IPI/ICMS e do Imposto de Renda, observando o seguinte (PN CST nº 5/86):

a) deverão ser acrescentados os bens cujo arrolamento não é exigido pela legislação do IPI/ICMS (bens em almoxarifado), mas o é perante a legislação do Imposto de Renda;

b) deverão acrescentar o valor unitário dos bens em conformidade com a legislação do Imposto de Renda, quando diferente dos critérios previstos na legislação do IPI/ICMS. Tal acréscimo é autorizado pelo § 12, do artigo 63, do próprio Convênio Sinief/70, como "outras indicações";

c) o valor do ICMS recuperável, a ser excluído do valor dos estoques, para efeito do Imposto de Renda, poderá ser destacado, item por item, na coluna "observações" do livro modelo 7, uma vez que as legislações do IPI/ICMS não contemplam essa exclusão.

4.5 - Empresas Com Mais de um Estabelecimento

Considerando que cada estabelecimento contribuinte do IPI/ICMS está obrigado a manter e escriturar o livro Modelo 7, com as especificações previstas no Convênio Sinief/70, observados os procedimentos descritos nas letras "a" a "c" do tópico anterior, é admitido que a matriz, no caso de contabilidade descentralizada, após arrolar os bens em seu poder, adicione por totais, grupo a grupo, os inventários de cada dependência que mantenha contabilidade não centralizada (PN CST nº 5/86).

Neste caso, a matriz estará obrigada, quando solicitada pela autoridade tributária, a apresentar, juntamente com o livro Diário, o livro Registro de Inventário dos demais estabelecimentos, os quais serão tidos como livros auxiliares, uma vez que as operações neles consignadas não se encontram lançadas, pormenorizadamente, nos livros da matriz (PN CST nº 5/86).

 5. FALTA DA ESCRITURAÇÃO DO LIVRO REGISTRO DE INVENTÁRIO

As pessoas jurídicas que não escriturarem o livro Registro de Inventário ficam sujeitas ao arbitramento do lucro pela autoridade fiscal (art. 529 do RIR/99).

Atraso na escrituração do Inventário - o simples atraso na escrituração do livro Registro de Inventário, regularizado durante a ação fiscal, não pode sustentar a tese de arbitramento de lucro com fulcro no inciso I do art. 399 do RIR/80 (AC. 1º CC 103-9.861/89 - DO 24.07.90)

Falta de Registro de Inventário - a escrituração do livro Registro de Inventário é obrigatória, de forma a averiguar-se a justeza dos valores inscritos. Implica escrituração inexistente aquela que se faz sem nenhum rol dos estoques que comporiam o inventário, caso em que se retira da contabilidade o poder de conferir realidade ao resultado nela apontado(AC. 1º CC 101-82.098/91 - DO 12.05.92).

 6. LEGALIZAÇÃO DO LIVRO REGISTRO DE INVENTÁRIO

6.1 - Registro e Autenticação

O livro Registro de Inventário ou as fichas que o substituírem serão registrados e autenticados pelo Departamento Nacional do Registro do Comércio ou pelas Juntas Comerciais ou repartições encarregadas de Registro do Comércio (PN CST nº 5/86).

Quando o livro ou fichas que o substituam pertencerem a sociedades civis, o registro e autenticação serão efetuados pelo Cartório de Registro de Títulos e Documentos ou de Registro Civil das Pessoas Jurídicas, onde se acharem registrados os atos constitutivos da própria sociedade (PN CST nº 5/86).

Observe-se que os contribuintes do IPI/ICMS que adaptarem o livro Registro de Inventário, modelo 7, ao exigido pela legislação do Imposto de Renda, deverão submetê-lo a registro nos órgãos mencionados acima, uma vez que, o visto do Fisco Estadual, não supre o registro exigido pela legislação do Imposto de Renda (PN CST nº 5/86).

6.2 - Época em Que Deve Ser Procedida a Legalização

O Registro de Inventário, seja em forma de livro ou folhas previamente encadernadas e numeradas tipograficamente, seja em série de fichas, deverá ser legalizado antes do início de sua escrituração. Para tanto, ressalvada a hipótese de início de atividade, a autenticação de livro novo se fará mediante a exibição daquele a ser encerrado, por estar totalmente esgotado ou em vias de se esgotar, entendendo como tal aquele cujas folhas em branco não comportem a totalidade dos bens a serem arrolados por ocasião de um determinado balanço (PN CST nº 5/86).

Observe-se, no entanto, que a IN DNRC nº 54/96 (publicada no caderno Atualização Legislativa nº 14/96, página 348), estabeleceu, no art. 13, que a autenticação de instrumentos de escrituração independe da apresentação de outros livros ou fichas anteriormente autenticados.

No caso de processamento eletrônico de dados, quando o livro ou fichas são substituídos por formulários contínuos, a autenticação será procedida após a escrituração, mediante termos de abertura e encerramento com as especificações abordadas no tópico seguinte.

6.3 - Requisitos Para Autenticação

Os instrumentos de escrituração das empresas mercantis, exceto as microfichas, deverão ter suas folhas seqüencialmente numeradas, tipograficamente, em se tratando de livros e conjunto de folhas ou folhas soltas, mecânica ou tipograficamente no caso de folhas contínuas, e conterão termo de abertura e encerramento apostos, respectivamente, no anverso da primeira e no verso da última ficha ou folha numerada, observando-se o seguinte (IN DNRC nº 54/96):

I - termo de abertura:

No termo de abertura deverá constar:

a) nome empresarial;

b) Número de Identificação do Registro de Empresas - Nire e a data do arquivamento dos atos constitutivos;

c) o local da sede ou filial;

d) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração mercantil;

e) o número de ordem do livro ou conjunto de folhas e a quantidade de folhas;

f) o número de inscrição no CGC-MF.

II - termo de encerramento:

No termo de encerramento deverá constar:

a) nome empresarial;

b) o fim a que se destinou o instrumento escriturado;

c) o número de ordem do livro ou conjunto de folhas e a quantidade de folhas escrituradas.

III - assinatura pelo titular ou representante legal:

Os termos de abertura e encerramento serão datados e assinados pelo titular de firma mercantil individual, administrador de sociedade mercantil ou representante legal e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC.

Não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede da empresa, os termos de abertura e de encerramento serão assinados apenas pelo titular de firma individual, administrador de sociedade mercantil ou representante legal.

 7. GUARDA E CONSERVAÇÃO DO LIVRO

A pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem o livro Registro de Inventário, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

Caso ocorra extravio, deterioração ou destruição do livro ou fichas do Registro de Inventário, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de 48 horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição (§1º do art. 264 do RIR/99).

 8. MODELO

Reproduzimos abaixo, a título de exemplo, um modelo do livro Registro de Inventário.