• 1. Obrigatoriedade da Escrituração
• 2. Escrituração Resumida do Livro Diário – Utilização Como Livro Auxiliar
• 3. Forma e Conteúdo do Livro
• 3.1 - Formalidades na Escrituração
• 3.2 - Autenticação do Livro Registro de Duplicatas
• 4. Modelo do Livro

Perante a legislação do Imposto de Renda, o livro Registro de Duplicatas é um livro facultativo, excetuando-se os casos de sua utilização para fins de escrituração resumida do livro Diário.

Todavia, o livro Registro de Duplicatas é um livro comercial obrigatório para as empresas que utilizam a emissão de duplicatas em suas atividades (art. 19 da Lei nº 5.474/68).

A escrituração resumida do livro Diário é admitida, por totais que não excedam ao período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, e desde que sejam utilizados livros auxiliares, entre os quais o livro Registro de Duplicatas, para registro individualizado.

Vale observar que é necessário que no transporte do totais mensais do livro Registro de Duplicatas para o livro Diário, seja feita referência às páginas em que as operações se encontram lançadas naquele livro, devidamente registrado.

No livro Registro de Duplicatas serão escrituradas, cronologicamente, todas as duplicatas emitidas, com o número de ordem, data e valor das faturas originárias e data de sua expedição; nome e domicílio do comprador; anotações das reformas, prorrogações de prazo e outras circunstâncias necessárias (§ 1º do art. 19 da Lei nº 5.474/68).

Para efeito de escrituração do livro Registro de Duplicatas deve ser observado o seguinte:

a) não poderá conter emendas, borrões, rasuras ou entrelinhas;

b) deverá ser conservado nos próprios estabelecimentos;

c) o livro poderá ser substituído por qualquer sistema mecanizado, mediante utilização de conjunto de fichas, folhas soltas ou conjunto de folhas contínuas, desde que atendidos os requisitos exigidos;

d) as folhas deverão ser seqüencialmente numeradas:

- tipograficamente, tratando-se de livro e conjunto de fichas ou folhas soltas;

- mecânica ou tipograficamente, no caso de folhas contínuas;

e) o livro deverá conter os termos de abertura e de encerramento apostos, respectivamente, no anverso da primeira e no verso da última ficha ou folha numerada;

f) os termos de abertura e de encerramento devem ser datados e assinados pelo titular de firma mercantil individual, administrador da sociedade ou representante legal e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de inscrição no Conselho Regional de Contabilidade;

Após lavrados os termos de abertura e de encerramento, o livro Registro de Duplicatas, ou conjunto de fichas, folhas soltas ou folhas contínuas, deve ser submetido à autenticação pela Junta Comercial antes ou após efetuada a escrituração (IN DNRC nº 65/97).

Tratando-se de sociedade civil, o registro e a autenticação serão efetuados pelo Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas em que se acharem registrados os atos constitutivos da sociedade.

Reproduzimos abaixo o modelo do livro Registro de Duplicatas, que poderá ser substituído por sistema de processamento de dados, desde que contenha todas as informações previstas: