Sumário

• 1. Introdução
• 2. Extravio, Deterioração ou Destruição de Livros e Documentos
• 3. Microfilmagem de Documentos
• 4. Prazo de Conservação Dos Documentos de Efeitos Fiscal e Mercantil

 1. INTRODUÇÃO

O artigo 264 do RIR/99, aprovado pelo Decreto nº 3.000/99, dispõe que a pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial. Assim sendo, todos os documentos objeto de registro na escrituração contábil enquadram-se na situação acima.

 2. EXTRAVIO, DETERIORAÇÃO OU DESTRUIÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição.

A legalização de novos livros ou fichas somente será providenciada depois de observados os procedimentos descritos acima.

Em relação ao evento de incêndio que provoque a destruição de livros e documentos da pessoa jurídica, a jurisprudência administrativa tem-se posicionado no sentido de que se a empresa tiver observado o disposto no parágrafo 1º do artigo 210 do RIR/94 (264 do RIR/99), aliado ao fato de que o sinistro não tenha ocorrido por sua culpa, não cabe o arbitramento do lucro. Vide, nesse sentido, a decisão prolatada através do Acórdão nº 101-74.138/83:

Não dá causa ao arbitramento de lucros a falta de apresentação de livros comerciais e respectivos documentos em que se assentava a escrituração, em virtude de incêndio, superveniente à apresentação das declarações de rendimentos, que destruiu o estabelecimento da empresa, não comprovada a existência de culpa da empresa no sinistro e, tampouco, inexatidão das declarações prestadas ou a existência de vícios que lhes retirassem a confiabilidade.

 3. MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS

De acordo com o Parecer Normativo nº 21/80, os documentos de interesse da fiscalização de tributos federais poderão ser exibidos ao Fisco sob a forma de cópias obtidas a partir do processo de microfilmagem, desde que os documentos originais sejam conservados até o decurso do prazo decadencial para lançamento de tributos previstos no Código Tributário Nacional(Lei nº 5.433/68).

Nesse sentido o 1º C.C. decidiu pelo Ac. nº 101.74.754/83 (DOU de 13.09.84) que os documentos originais comprobatórios dos registros contábeis poderão ser reproduzidos em microfilmes, mas hão de ser conservados enquanto não prescritos os créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.

 4. PRAZO DE CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE EFEITOS FISCAL E MERCANTIL