Sumário
1. PROCEDIMENTOS PARA VALIDADE DA ASSEMBLÉIA
1.1 - Convocação da Assembléia
A convocação far-se-á mediante anúncio publicado por três vezes, no mínimo, contendo, além do local, data e hora da assembléia, a ordem do dia, e, no caso de reforma do estatuto, a indicação da matéria (art. 124 da Lei nº 6.404/76).
Todas as publicações ordenadas pela Lei nº 6.404/76 serão feitas no órgão oficial da União ou do Estado, conforme o lugar em que esteja situada a sede da companhia, e em outro jornal de grande circulação editado na localidade em que está situada a companhia (art. 289).
A primeira convocação da assembléia deverá ser feita com oito dias de antecedência, no mínimo, contando o prazo da publicação do primeiro anúncio; não se realizando a assembléia, será publicado novo anúncio, em segunda convocação com antecedência mínima de cinco dias (art. 124, §1º).
Entretanto, tratando-se de AGO, se for incluído no edital de convocação o aviso aos acionistas a respeito dos documentos da administração (art. 133), a primeira publicação do edital deverá ser feita com a antecedência de, pelo menos, um mês da data marcada para a realização da assembléia.
Independentemente das formalidades previstas acima, será considerada regular a assembléia geral a que comparecerem todos os acionistas (art. 124, §4º).
1.2 - Competência Para Convocação
Compete ao conselho de administração, se houver, ou aos diretores, observado o disposto no estatuto, convocar a assembléia geral (art. 123).
A assembléia geral pode também ser convocada:
a) pelo conselho fiscal, no caso de assembléia geral ordinária, se os órgãos da administração retardarem por mais de um mês essa convocação, e, no caso de assembléia geral extraordinária, sempre que ocorrerem motivos graves ou urgentes, incluindo na agenda das assembléias as matérias que considerem necessárias;
b) por qualquer acionista, quando os administradores retardarem, por mais de sessenta dias, a convocação, nos casos previstos em lei ou no estatuto;
c) por acionistas que representem 5%, no mínimo, do capital social, quando os administradores não atenderem, no prazo de oito dias, a pedido de convocação que apresentarem, devidamente fundamentado, com indicação das matérias a serem tratadas;
d) por acionistas que representem cinco por cento, no mínimo, do capital votante, ou cinco por cento, no mínimo, dos acionistas sem direito a voto, quando os administradores não atenderem , no prazo de oito dias, a pedido de convocação de assembléia para instalação do conselho fiscal.
1.3 - Local Para a Realização da Assembléia Geral
A assembléia geral deverá ser realizada no local da sede social da empresa (art. 124, §2º, da Lei das Sociedades por Ações).
No entanto, admite-se a realização da assembléia geral em outro local que não a sede em caso de motivo de força maior.
O motivo de força maior, segundo Modesto Carvalhosa, não deve ser entendido no sentido lato, mas, sim, previsto, como seja, o conceituado no Código Civil como fato necessário, cujo efeito não era possível evitar ou impedir. Por exemplo, se ocorrer incêndio no prédio em que se situa a sede, ou se na área urbana respectiva, verifica-se o estado de calamidade pública, etc.
O autor acima citado diz, ainda, que não bastam, portanto, razões plenamente justificáveis que não se possam enquadrar no conceito de força maior, pois tal facilidade representaria instrumento de manobra para impedir o comparecimento dos acionistas.
Ocorrendo o motivo de força maior, os anúncios deverão indicar, com clareza, o lugar da reunião, que em nenhum caso poderá realizar-se fora da localidade da sede.
1.4 - Comprovação de Presenças
Antes de iniciar a assembléia, os acionistas assinam o "Livro de Presença", indicando o seu nome, nacionalidade e residência, bem como a quantidade, espécie e classe das ações de que forem titulares.
1.5 - Representação de Acionistas
Têm a qualidade para comparecer à assembléia os representantes legais dos acionistas, tais como: os pais ou tutores no caso de menores, gerentes ou diretores, no caso de pessoas jurídicas.
O acionista pode também ser representado na assembléia geral por procurador constituído há menos de um ano, que seja acionista, administrador da companhia ou advogado.
1.6 - Direção dos Trabalhos
Os trabalhos da assembléia serão dirigidos por mesa composta de presidente e secretário, escolhidos pelos acionistas presentes, salvo disposição diversa prevista no estatuto.
1.7 - Quorum das Deliberações
Quanto às deliberações, ressalvados os casos em que legalmente é exigido quorum qualificado para aprovação de certas matérias competentes à AGE, ou em que o estatuto exija quorum maior para deliberações, como regra geral, as deliberações da assembléia geral são tomadas por maioria absoluta de votos (metade mais um), não computando-se os votos em branco.
2. MODELOS DE EDITAL
a) Modelo de Convocação de Assembléia Geral Ordinária:
ACR - Comércio e Indústria S.A.
C.G.C. 43.159.000/0001-42
Assembléia Geral
Ordinária
Convocamos os Srs. Acionistas desta sociedade a se reunirem em Assembléia Geral Ordinária, às 10:00 horas, do dia 20 de março de 1999, em sua sede social a Av. Duque de Caxias, 2000, nesta cidade, para deliberarem sobre a seguinte ordem do dia:
a) Exame, discussão e votação das contas e demonstrações financeiras, relativas ao exercício encerrado em 31.12.98;
b) Proposta para distribuição de dividendo e destinação do lucro líquido do exercício findo;
c) Outros assuntos de interesse social.
Jaguaruna, 05 de março de 1999
Paulo da Silva
Diretor Presidente
b) Modelo de Convocação Cumulativa da AGO e AGE:
ACR - Comércio e Indústria S.A.
C.G.C. 43.159.000/0001-42
Assembléias Gerais Ordinária e Extraordinária
Ficam convidados os senhores acionistas desta sociedade a se reunirem em Assembléias Gerais Ordinárias e Extraordinárias, às 10:00 (dez) horas, no dia 20 de março de 1999 em sua sede social sita à Av. Duque de Caxias, 2000, nesta cidade, a fim de tomarem conhecimentos e deliberarem sobre a seguinte ordem do dia:
1. Ordinária:
a) Leitura, discussão e votação do Relatório da Diretoria, Balanço Patrimonial e Demonstrações Financeiras relativas ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 1998;
b) Destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos;
c) Eleição dos membros do Conselho Fiscal para o exercício em curso e fixação de seus honorários;
d) Outros assuntos de interesse social.
2. Extraordinária:
a) Aumento do Capital Social com reservas livres e conseqüente reforma parcial do Estatuto Social;
b) Outros assuntos de interesse social.
Jaguaruna, 05 de março de 1999
Paulo da Silva
Diretor Presidente
c) Modelo de Convocação de Anúncio:
ACR - Comércio e Indústria S.A.
C.G.C. 43.159.000/0001-42
Aviso aos Acionistas:
Acham-se à disposição dos senhores acionistas, em nossa sede social, à Av. Duque de Caxias, 2000, nesta cidade os documentos que se referem ao artigo 133 da Lei nº 6.404/76, relativos ao exercício encerrado em 31.12.1998.
Jaguaruna, 22 de fevereiro de 1999
Paulo da Silva
Diretor Presidente
3. PROCEDIMENTOS ESPECIAIS NAS COMPANHIAS FECHADAS - OPÇÃO DO ACIONISTA
Nas companhias fechadas, a lei permite ao acionista que representar 5% ou mais do capital social solicitar, por escrito, a sua convocação por telegrama ou carta registrada, expedidos com antecedência mínima de oito dias.
Nessa solicitação, o acionista deve indicar o seu endereço completo e o prazo de vigência do pedido, que não poderá ser superior a dois exercícios sociais, sendo, no entanto, renovável.
O acionista que assim o solicitar, será convocado por este meio, independentemente das publicações da convocação através da imprensa, podendo inclusive haver, dos administradores da companhia, indenização pelos prejuízos sofridos em conseqüência do não atendimento ao seu pedido (art. 124, §3º).
4. OPÇÃO DAS COMPANHIAS FECHADAS DE PEQUENO PORTE
A companhia fechada que tiver menos de 20 (vinte) acionistas e com patrimônio líquido inferior a R$ 1.000.000,00 poderá (art. 12, MP nº 1.681-11/98):
a) convocar assembléia geral por anúncio entregue a todos os acionistas, contra recibo, com antecedência mínima de oito dias;
b) deixar de publicar os documentos da administração, referidos no art. 133 da Lei das S.A., desde que sejam, por cópias autenticadas, arquivados no registro do comércio juntamente com a ata da assembléia geral que sobre eles deliberar.
Aquelas que optarem por essa forma de convocação deverão guardar os recibos de entrega dos anúncios e arquivar no registro do comércio juntamente com a ata da assembléia, cópia autenticada dos mesmos.
Essa simplificação de procedimento não se aplica a companhia controladora de grupo de sociedades, ou a ela filiadas (art. 294).
5. REALIZAÇÃO DA AGO
A assembléia geral ordinária deve ser realizada anualmente, dentro dos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social da companhia.
Como a maioria das empresas encerra o exercício social em 31 de dezembro, a AGO deverá ser realizada até o dia 30 de abril.
Nos termos do art. 132 da Lei nº 6.404/76, a AGO tem por objeto:
a) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
b) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e distribuição de dividendos;
c) eleger os administradores e os membros do Conselho Fiscal, quando for o caso;
d) aprovar a correção da expressão monetária do capital social (art. 167), mediante capitalização da reserva de correção monetária do capital realizado, constituída por ocasião do balanço.
6. REALIZAÇÃO SIMULTÂNEA DE AGO E AGE
A deliberação a respeito de outras matérias que não as referidas no item anterior só poderá ser tomada em assembléia geral extraordinária.
O artigo 131 da Lei nº 6.404/76 permite seja convocada e realizada cumulativamente com a AGO, no mesmo local, data e hora. Esta disposição da lei visa a economia e simplificação dos atos, de forma que, se a companhia pretender aumentar o capital social com a utilização de lucros acumulados ou de outras reservas além da reserva de capital proveniente da correção monetária do capital social realizado, poderá convocar e realizar, simultaneamente, a AGO e AGE.
7. ASSEMBLÉIA GERAL DE RE-RATIFICAÇÃO
A assembléia extraordinária pode re-ratificar matéria de assembléia geral de constituição, de assembléia geral ordinária ou de assembléia geral extraordinária.
Tratando-se de ratificação, é suficiente a referência aos assuntos ratificados, para sua convalidação.
No caso de retificação, é necessário dar nova redação ao texto modificado.
8. DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO
O art. 133 da Lei das S.A. estabelece que até um mês antes da data marcada para a realização da AGO, os administradores devem comunicar, por anúncios publicados na forma prevista para a convocação da assembléia, que se acham à disposição dos acionistas os seguintes documentos:
a) o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo;
b) a cópia das demonstrações financeiras;
c) o parecer dos auditores independentes, se houver.
Os anúncios deverão indicar o local ou locais onde os acionistas poderão obter cópias desses documentos.
É oportuno lembrar que:
1º - os documentos mencionados nas letras "a", b" e "c" acima devem ser publicados até 5 (cinco) dias, pelo menos, antes da data marcada para a realização da assembléia;
2º - este anúncio pode ser incluído no edital de convocação da assembléia, conforme prática adotada pela maioria das companhias;
3º - a publicação do anúncio é dispensada quando os documentos referidos neste tópico forem publicados até um mês antes da data marcada para a realização da assembléia;
4º - a companhia deverá remeter cópia desses documentos aos acionistas que o pedirem, por escrito, nas condições estabelecidas no art. 124, parágrafo 3º.
9. CONTEÚDO DA ATA DA ASSEMBLÉIA
A ata da assembléia deve indicar:
a) local, hora, dia, mês e ano de sua realização;
b) composição da mesa: nome do presidente e do secretário;
c) "quorum" de instalação;
d) convocação:
- se por edital, citar os jornais em que foi publicado.
Nota: A menção, ainda, das datas e dos números das folhas das publicações dispensará apresentação das mesmas à Junta Comercial, quer seja acompanhando ata, quer seja para anotação.
- se por carta, entregue a todos os acionistas, contra recibo.
e) indicar os jornais que publicaram o anúncio de que o relatório da administração, as demonstrações financeiras e o parecer dos auditores independentes, quando houver, estão à disposição dos acionistas, bem como indicar os que publicaram as mesmas peças;
f) registrar a ordem do dia;
g) fatos ocorridos e deliberações; registrar, em conformidade com a ordem do dia transcrita, os fatos ocorridos, inclusive dissidências ou protestos e as deliberações da assembléia;
h) fecho: mencionar o encerramento dos trabalhos, a lavratura da ata, sua leitura e aprovação, seguindo-se as assinaturas do secretário, do presidente da assembléia e dos acionistas.
10. ASPECTOS FORMAIS
A ata não poderá conter emendas, rasuras e entrelinhas, admitida, porém, nesses casos, ressalva expressa no próprio instrumento, com assinaturas das partes.
A primeira via do documento deverá utilizar o anverso das folhas, ser grafada nas cores azul ou preta, obedecendo aos padrões técnicos de indelebilidade e nitidez para permitir sua reprografia e microfilmagem.
A ata da assembléia geral, lavrada no livro próprio, deve ser assinada pelos membros da mesa e pelos acionistas presentes. Entretanto, para sua validade, é suficiente a assinatura de quantos bastem para constituir a maioria necessária para as deliberações tomadas na assembléia.
11. ARQUIVAMENTO NA JUNTA COMERCIAL
A ata da assembléia geral ordinária deverá ser arquivada na Junta Comercial, que deverá verificar se foram observadas as formalidades legais.
A validade da assembléia geral está diretamente ligada à legalidade da sua convocação e instalação, ou seja, à prática desses atos sem ofensa às normas pertinentes.
Os documentos destinados ao arquivamento, ao registro, à anotação e ao cancelamento, no registro do comércio, deverão ser apresentados à Junta dentro do prazo de 30 (trinta) dias, contados da sua lavratura, a cuja data retroagirão os seus efeitos.
Todavia, se apresentados fora deste prazo, os efeitos a que se referem o item acima só se produzirão a partir da data do despacho que deferir o pedido.
Os documentos que instruirão o pedido de arquivamento da ata de assembléia geral varia de Estado para Estado e em função das deliberações tomadas na assembléia.