Sumário

• 1. Introdução
• 2. Codificação Dos Bens
• 3. Manual de Controle

1. INTRODUÇÃO

Uma das principais atribuições da contabilidade é o controle do patrimônio da entidade. Para tanto, além dos registros contábeis, torna-se necessária a criação de alguns controles extracontábeis, de modo a possibilitar a execução de tais controles.

Salientamos que o controle físico de bens, não se confunde com as fichas de controle de bens do ativo imobilizado para cálculo da respectiva depreciação, na forma examinada no tópico anterior.

2. CODIFICAÇÃO DOS BENS

Em algumas empresas, o controle dos bens do Ativo Imobilizado é feito mediante a afixação de plaquetas de identificação, às quais são atribuídos números que obedecem, tão-somente, à ordem cronológica de aquisição.

O método que propomos baseia-se no mesmo princípio, ressalvando-se, no entanto, que a numeração dos bens não fica restrita às datas de aquisição, mas informa também os grupos e espécies dos bens.

a) Procedimentos:

Na codificação dos grupos e espécies de bens pode ser utilizado o critério abaixo, podendo ser adaptado de acordo com as necessidades da empresa:

- o primeiro número, composto de um dígito, indica o grupo de bens;
- o segundo número, composto de dois dígitos indica a classificação genérica dos bens;
- o terceiro número, composto de dois dígitos, indica a classificação específica dos bens;
- o quarto número, composto de dois dígitos, indica o número atribuído ao bem, a título de controle.

b) Exemplo:

De acordo com os procedimentos acima, a codificação de uma fresa marca "Alfa", modelo XPTO, nº 1.234, ficaria assim composta:

1 - Máquinas e equipamentos = grupo
1.01 - Fresas = classificação genérica
1.01.01 - Fresas automáticas = classificação específica
1.01.01.01 - Fresa automática marca "Alfa", modelo XPTO, nº 1.234 = número atribuído ao bem

Desta forma, na plaqueta de identificação do bem mencionado, constará o código 1.01.01.01.

3. MANUAL DE CONTROLE

Sugerimos, também, a elaboração de um "Manual de Codificação e Controle Físico do Ativo Imobilizado", que conterá a classificação específica dos bens que a entidade possua, bem como aqueles que venha adquirir.

Reproduzimos, a título de sugestão, modelo de manual de codificação e controle físico do imobilizado e de ficha de codificação e controle do ativo imobilizado.

a) Exemplo de "Manual de Codificação e Controle Físico do Ativo Imobilizado".

1 - MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS 1.01 - FRESAS 1.01.01 - Fresas automáticas 1.01.02 - Fresas horizontais 1.02 - TORNOS 1.02.01 - Tornos automáticos 1.02.02 - Tornos tipo universal 2 - FERRAMENTAS 2.01 - COMPASSOS 2.01.01 - Compassos de precisão 2.01.02 - Compassos de redução 2.02 - PAQUÍMETROS 2.02.01 - Paquímetros comuns 2.02.02 - Paquímetros eletrônicos 3 - INSTALAÇÕES INDUSTRIAIS 3.01 - INSTALAÇÕES ELÉTRICAS 3.01.01 - Instalações para maquinários 3.01.02 - Instalações para edifícios

3.02 - INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS 3.02.01 - Instalações para maquinários 3.02.02 - Instalações para edifícios 4 - MÓVEIS E UTENSÍLIOS 4.01 - CADEIRAS 4.01.01 - Cadeiras de madeira 4.01.02 - Cadeiras estofadas 4.02 - ESCRIVANINHAS 4.02.01 - Escrivaninhas de aço 4.02.02 - Escrivaninhas de madeira 5 - VEÍCULOS 5.01 - VEÍCULOS DE TRANSPORTE DE CARGAS 5.01.01 - Caminhões 5.01.02 - Pick-ups 5.02 - VEÍCULOS DE TRANSPORTE DE PASSAGEIROS 5.02.01 - Carros de passeio 5.02.02 - Ônibus

b) Exemplo de "Ficha de codificação e controle do Ativo Imobilizado"

FICHA DE CODIFICAÇÃO E CONTROLE FÍSICO DO ATIVO IMOBILIZADO

c) Exemplo de Preenchimento

CODIFICAÇÃO E CONTROLE FÍSICO DO ATIVO IMOBILIZADO