DOCUMENTOS FISCAIS - CANCELAMENTO, EXTRAVIO
E PRAZO PARA CONSERVAÇÃO

Sumário

• 1. Cancelamento ou Extravio
• 1.2 - Livros Fiscais
• 1.2 - Cancelamento da Inscrição
• 3. Prazos Para Conservação Dos Documentos Fiscais
• 4. Dissolução de Sociedade

1. CANCELAMENTO OU EXTRAVIO

Cada estabelecimento, seja matriz, filial, sucursal, agência, depósito ou qualquer outro, terá talonário de documentação fiscal próprio.

Serão conservadas, no talonário, formulário contínuo ou jogos soltos, todas as vias do documento fiscal cancelado, no qual conterá a declaração dos motivos que determinaram o referido cancelamento e a referência, se for o caso, ao novo documento emitido (art. 616 do RICMS/98).

Quando se tratar de documento copiado, far-se-ão, também, as necessárias anotações no Livro Copiador.

Segundo o citado RICMS/ES (Decreto nº 4.373-N/98), presume-se perdido, extraviado ou retirado do estabelecimento o documento ou o impresso fiscal que não tenha sido exibido ao Fisco, quando solicitado.

1.2 - Livros Fiscais

Nos casos de perda ou de extravio de livros fiscais, poderá a autoridade fiscal notificar o contribuinte a comprovar o montante das operações ou das prestações escrituradas ou que deveriam ter sido escrituradas nos referidos livros, para efeito de verificação do recolhimento do imposto (art. 723 do RICMS/ES).

Se o contribuinte recusar a fazer a comprovação, ou não puder fazê-lo, e também se ela for considerada insuficiente, o montante das operações ou prestações será arbitrada pela autoridade fiscal, pelos meios ao seu alcance, computando-se, para efeito de apuração de diferença do ICMS, os recolhimentos devidamente comprovados pelo contribuinte ou pelos registros da repartição fiscal.

1.2 - Cancelamento da Inscrição

Os documentos fiscais apresentados pelos contribuintes, por ocasião do pedido de cancelamento de inscrição, deverão ser restituídos aos seus proprietários ou representantes legais pelo titular da Agência da Receita, após conferência e outros procedimentos, mediante a lavratura do Termo de Restituição, conforme modelo constante do Anexo LVI do citado RICMS/ES, onde deverá constar a seguinte ressalva (art. 625):

"Os documentos fiscais, restituídos na forma do artigo 625 do RICMS, deverão ser conservados pelo contribuinte, que os manterá à disposição do Fisco, pelo prazo decadencial ou até a decisão definitiva do respectivo processo".

Observação:

O disposto neste subtópico não se aplica às Notas Fiscais intactas, que deverão ser recolhidas para fins de inutilização, e nem aos documentos fiscais apreendidos na forma prevista no art. 761 do citado RICMS/ES.

3. PRAZOS PARA CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS FISCAIS

Os arquivos, os documentos, os papéis e os efeitos comerciais ou fiscais e todos os demais documentos relacionados com o imposto deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo decadencial (5 anos) e, se as operações ou as prestações respectivas forem objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva (art. 618).

4. DISSOLUÇÃO DE SOCIEDADE